追求速度與效率必然產生壓力嗎？答案是否定的。全美前5大高階經理人教練大衛‧艾倫研究發現：工作效率和「放鬆能力」有直接關係！只有心思澄靜、思緒分明，才能讓事情有條理、創意無窮盡。建立適合自己的管理系統，凡事有計畫進行、身心妥善，便可以在加速時減低摩擦，高效時降低阻力。（本文節錄自《搞定！》一書，作者：大衛‧艾倫，商業周刊出版，以下為摘文。）
想要游刃有餘地管理工作，請務必將「工作流程的5步驟」內化為自己的一部分。人們在面對生活、工作與隨之而來的事務時，都會經歷這5個步驟。也就是說，不管是在廚房或公司，若想妥善掌握事務的變化，都得精通工作流程的5步驟。
每個步驟各有最佳實務做法與工具，而且必須與其他步驟融成一體，才能在繁務中創造出美妙的高效狀態。不是變得「有組織條理」或懂得「設定優先順序」而已。
雖然那樣也很好，但卻是施行5步驟所得的結果，而非施行辦法。採用我稱之為「整體協作發揮」的流程，會創造出比想像中更有成效也更具挑戰性的結果。
精通工作流程的5步驟
步驟1.「捕捉」（capture）吸引我們注意力的事項：善用工具取代腦袋
用收件匣、筆記本、APP或錄音機等各種工具，不分大小輕重、個人或工作，收集所有待辦事項，便能大量釋放大腦造成的心理壓力。
步驟2.「理清」（clarify）每件事的意義與下一步行動：決策雜事的最適處理
針對每件收集到的事試問：這需要採取任何行動嗎？依可行動、不可行動分為：立即執行（2分鐘內可完成）、委派他人、延後執行或立即丟棄、留作參考資料、列入未來再考慮項目；迅速決定事情所屬的地方。
步驟3.「整理」（organize）上述結果，提出可行動的選項：讓事情井然有序
將理清後的項目歸類到行動清單、專案清單等各種能作為備忘提示的工具中，對不需執行但有價值的資訊則建立個人參考資料庫，讓事情透過外部工具各就各位，大腦專注發揮思考判斷與創造力。
步驟4.「檢視」（reflect）選項清單，接著做出抉擇：定期檢視每個項目
定期檢視各種清單，確保每項任務都在掌控之中、持續推動進展，甚至進一步發現啟動擱置已久的夢想的機會，大膽挑戰新事物。
步驟5.「執行」（engage）決定的行動：全心採取實際行動
考量自己的條件限制（情境、可用時間、精力）、事情格局（例行瑣事或人生目標？）與任務性質（突發狀況或已排定事項？），再依「直覺」決定當下應採取的適當行動。
這構成了人們生活橫向的管理，隨時隨地整合向前邁進時必須考慮的所有事項。
「要確切知道何謂自由，唯有在生活的主要任務中尋求其原則，亦即在訓練自身反應與學習掌控所處環境的過程中探求。」──沃爾特‧李普曼
（延伸閱讀│成功人士必學：設立目標時的9大關鍵做法與5大禁忌）
上述5個步驟並非空談胡說，而是為了享有高效行動、讓事在掌控之中必須做的事情。
假設你打算煮一頓晚餐宴請朋友，但回家看到廚房一團亂，會怎麼處理？
首先，找出放錯地方的物品（捕捉），決定該保留或丟棄（理清），再將各種東西歸位，例如：放回冰箱、丟垃圾桶或收到水槽（整理），然後查閱食譜，檢查自己擁有的食材和器具（檢視），最後是將奶油放到鍋裡加熱融化，開始烹煮（執行）。
這套方法的原則相當簡單明瞭，甚至一般人多已如此處理工作。不過，大多數人在每個步驟都仍有大幅改善的空間，尤其5個步驟間的連結往往很薄弱，但這卻是造就優質工作管理的關鍵。因此，每個步驟必須無縫接軌，以一致的標準維持。
在事務繁雜的生活與工作中，大部分人按自己的意思操作上述方法，可能已體會到嚴重效率不彰，周遭增生的環境壓力更是打擊了本來就較脆弱的部分。即使是在閱讀本書的當下，各種無所不在又瞬息萬變的資訊，更是不斷增加生活與工作的複雜度。
如果只是整理雜亂的廚房可能還沒什麼，但再加上漏水添亂，就會演變成大麻煩。此外，不小心遺漏的電子郵件、未追蹤進度的任務，或逃避抉擇的事項，也會讓混亂的情況加劇。
因為大量息息相關的事情不會愈來愈少，進來的速度也不會慢下來，所以若沒做好「工作流程管理」就會陷入險境。
多數人主要的弱點在於（1）「捕捉」的能力。例如「要做某事」的承諾只停留在腦袋裡，隨之產生的「有點想做」與「應該要做」的念頭多得不得了，卻很少記錄下來。
很多人就算收集了很多想法，卻沒有（2）確實「理清」其意義，與決定該採取的行動（如果必要的話）。因此，這些人任隨意列下的清單散落各處，比如將會議筆記與含糊的待辦事項寫在便利貼上，黏貼於冰箱或電腦螢幕上，或者利用數位裝置上的「任務」功能記錄全部事項，而不是具體做法，導致最後麻木無感。這些清單可能不僅無法紓解壓力，反而還會製造更多負擔。
有些人是當下有對雜事做出恰當的決定，卻沒有發揮其價值，只因為缺乏（3）有效「整理」結果。例如某人決定告訴老闆某件事，但只記在自己的大腦裡，於是當要用到時，就無法適當取用。
還有些人很擅於整理、很有條理，但是（4）不夠持續「檢視」內容，無法總是有系統地處理事情。例如即使擁有可利用的清單、計畫與形形色色的檢查清單（透過收集、理清與整理所建立的），但沒有跟進或加以善用。很多人不常看自己的行事曆，導致無法隨時跟進事件、趕上截止期限，最後在緊要關頭中慌亂受害。
最後，如果前述任何一個環節沒做好，就很可能無法在最佳的時間點（5）「執行」選定的行動。人們大多會因為「期待」（而非「信賴」），選擇先做剛發生或最吸引自己注意的事；還有正事沒做、「沒時間」參與某些重要活動，就會有種事情老是揮之不去的感覺。此外，無壓高效工作的精髓在於自由不受限地做有意義的事，否則痛苦也會不斷產生。
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