當我們正在處理重要工作，計畫已排得很緊湊，卻突然被交辦額外工作時，該如何應對？麥肯錫建議：對於不是分內且不合理的額外工作，該拒絕時一定要果斷說「不」。無論我們多麼努力，永遠無法滿足所有要求，因此必須適度抉擇與拒絕。我們可以根據對方的重要程度，或是拒絕這份工作會帶來的負面影響，來決定是否拒絕。（本文節錄自《麥肯錫時間分配好習慣》，作者：李志洪，大樂文化出版，以下為摘文。）
時間寶貴，不能任由他人隨意干擾和支配。很多時候，人們面對額外工作時，都能分清是否應該拒絕，卻總是找不到合適的方式。對此，麥肯錫提供5個重點，幫助我們適當地拒絕：
1. 是否拒絕：判斷額外工作對自己的影響
當同事或主管向我們提出額外的工作請求時，可以先問自己：「如果不做會對我有什麼影響？」「我想處理嗎？」「做這件事會花費我多少時間和精力？」「這件事對我現有的工作會產生什麼影響？」回答這4個問題後，我們會知道自己是否該拒絕。
如果我們認為這份額外工作會影響目前工作進度，而且拒絕不會產生負面影響，就應該果斷拒絕。畢竟，真正有原則的人懂得勇敢說「不」，反而可以獲得人們的尊重，也會令人有安全感。
2. 先過心理關卡：做一個「勇敢」拒絕的人
有時候，我們不敢拒絕是因為擔心對方會不高興。這種來自別人的負面情緒，會讓自己產生極大的壓力。
但我們應該瞭解，無論怎麼選擇或取悅，總會有人對我們的做法感到不高興。時間總是有限，但別人的期望永無止境。因此你身旁每個人都可能在他們需要幫助時，向你求助並希望佔用一些時間。
任何時候，人都會面臨各種選擇。我們必須知道，只要有選擇就意味著要取捨，被捨棄的人肯定不會高興，但這是我們必須面對的課題。
舉例來說，當我們選擇承擔公司的臨時任務，而取消陪兒子去夏令營，他一定非常失望；當我們為了提升團隊整體能力，而辭退總是把工作搞得一團糟的員工時，他可能會心存怨恨；當我們處理突發任務而耽擱某位客戶時，他可能會覺得被冷落，從此不再合作。
而且，我們必須積極做出正確選擇，不要被動等待順其自然。所以，不要管別人的情緒，那是他們的事。如果他們夠用心，就能從被拒絕中學會待人處世的道理。
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3. 如何拒絕：需要一些必要的「策略」
以下提供7種拒絕額外工作的對策：
4. 「不許諾」：以免吃力不討好
不要輕易承諾，特別是面對他人的額外請求時。如果我們總是不假思索就一股腦兒答應，會讓自己忙得像顆陀螺，而且成果未必盡如人意，於是對方反而心生不滿。因此，謹慎承諾比較好，即使拒絕對方，也應該相信他可以想到其他辦法，或許會比我們處理得更好。
5. 讓拒絕聽起來更「溫和」
使我們感到壓力的不是說「不」，而是對方被拒絕後的不愉快情緒。因此，如果能找到溫和的拒絕方式，既可以表明態度，又不會讓對方難以接受，於是壓力變小很多，拒絕也變得更容易。
‧ 先做正面回應：比方說，「我認真聽完你的請求，瞭解這件事情對你很重要……」、「我很榮幸，你在需要幫助時想到我……」、「謝謝你告訴我這些，不是每個人都有勇氣在需要時尋求他人幫助……」、「我知道你現在陷入困境，也真的很想幫助你……」。
‧ 接下來，不要說「但是」：如果對方夠聰明，或許已經預期我們接著會說「但是」。這個經常表示轉折語氣的詞會讓他感到不舒服，所以我們應該選用其他詞彙和句子，例如：「然而」或「我不得不跟你說實際的情況」等。
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有些人認為，既然打算拒絕別人，就不應該繞圈子，而要果斷地跟對方說「沒辦法幫忙」，因為先給予正面回應，再讓對方失望，會被視為虛偽。但坦白講，這些人的情商有待提升。
很多時候，透過語言表達實際內容是基本禮貌，而同時傳遞態度是更高的層次。
運用上述兩步驟是為了將我們的理解、想幫忙的善意、無法給予幫助的歉意，傳遞給對方。這麼做會比簡單的一句拒絕讓對方心情舒服很多。
為了讓對方感受到我們的誠意，還可以在最後加上一句：「希望你的事情能儘快得到解決」，但不要說：「你可以過一陣子再來找我」，這很可能給自己和對方留下後患。
以下是麥肯錫顧問史密斯巧妙拒絕對方請求時採用的說法。我們可以從中發現，這樣的拒絕方式比較容易讓人接受。
