KPI是溝通工具
KPI績效管理徹底落實以後，與目標或實績有關的溝通會更加圓滑。
只要瞭解KPI、營運指標、行動指標的結構，自然會瞭解要採取什麼行動來達成KPI的目標，以及現階段哪些目標有達到、哪些目標沒有達到。KPI堪稱是企業內部用來討論業績的溝通工具。
既然KPI 是討論工具，就不能缺乏促進溝通的「場合」。
接著就來探討事業部門執行KPI 績效管理時，該如何安排一個有效促進溝通的場合，也就是安排談論KPI績效管理的會議。
該在什麼時機安排會議？
首先要考慮的是，要在什麼時機安排一個促進溝通的會議？通常，至少要在設立計畫的階段或期末回顧成果的階段開會。
有必要的話，在期中確認進度時安排會議也很有效。在會議上確認計畫的進度，檢討必要的策略，可以讓戰略實行更加精確。只是，太頻繁的會議也會增加工作負擔，這一點請特別留意。
一般來說，確認進度的頻率是一個月一次、三個月一次、半年一次，當然這也要看商業特性來決定。
剛推行KPI績效管理的時候，最好每月舉辦一次會議，好讓大家熟悉相關的管理手法。等適應以後再降低頻率，改每三個月或每半年一次即可。
該檢討哪些事情？
那麼，在會議上該溝通哪些重點呢？
在制定計畫的階段，要先瞭解企業的願景和戰略，再來思考如何把這兩者拆解成KPI、營運指標、行動指標。
在這個階段還必須設定目標值的水準。整個企業的KPI要分配到各事業部門，並且設定事業部門KPI的目標。之後，再設定相應的營運指標和行動目標，事業部門的投資計畫也必須確認。
在確認進度的時候，除了確認目標與實績的差異外，還得確認計畫的執行狀況。如果在這個階段沒有獲得足夠的成果，就要重新檢討對策和提出方案了。在這個階段，檢討的重點多半是營運指標、行動指標的目標與實績的差異，還有造成差異的原因。
最後在期末回顧成果的階段，要加入確認狀況時所用的檢討項目，徹底精查KPI的目標達成狀況，並且評論各部門業績。此外，指出下一個年度應該改善的項目，反應在未來的計畫排定上也很重要。
促進者的重要性
參加事業部門的KPI績效管理會議，與會者通常是事業部門的領袖、上位組織的長官、以及經營企劃部門的負責人。在制定計畫的階段，各部門領袖和上位組織的長官，必須溝通一下要設立什麼樣的KPI、營運指標、行動指標，並且談論如何決定目標水準，等達成共識以後再來下決定。
這裡的關鍵在於，經營企劃部門要擔任上位組織長官和事業部門領袖的促進者（也可以說是折衝角色）。很多時候企業的利害關係不見得與事業部門的利害關係一致，所以經營企劃部門要促進會議圓滑，以便定立出對雙方都有利的計畫。
想要有效促進會議進程，不光是在會議中進行折衝就好，還要瞭解各事業部門的狀態，事前檢討什麼樣的計畫「對全體最恰當」。要進行這些檢討作業，除了參與正式會議以外，訪問各事業部門領袖或上位組織的長官，做好事前準備工作，讓事業部門的狀況和企業的戰略方向契合也很重要。
本文節錄自：《會計思考力》一書，矢部謙介著，寶鼎出版。
