在職場上，有一種能力至今仍難以被AI取代，就是「安排工作的能力」。因為AI雖然可以幫你「做事」，卻不知道什麼事情應該先做、工作應該怎麼安排、什麼時候完成最合適、眼前的任務真正要達成的目標是什麼。這些能力，才是職場上最不容易被取代的競爭力。（本文節錄自《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？》一書，作者：井出元子／寶鼎出版，以下為摘文。）
以建議的方式提出疑問
在工作時，遇到不確定的地方時，與其模糊地問一句「這該怎麼做呢？」，不如試著用提出建議的方式來詢問，這會更有助於對方給出明確又具體的回應。
舉例來說，根據對方的目的加以推測後詢問：「需要我另外準備這類資料會比較合適嗎？」這樣一來，對方可能會回答：「有這份資料會更好喔！」，或「這次的重點不在這方面，這份資料就不用了。」像這樣的對話，能讓你獲得更多額外資訊。如此一來，對任務內容的理解會更加完整，也有助於與對方進一步釐清對最終成果的期待。
要提出具建設性的問題，首先要試著思考「如果是我自己，我會怎麼做？」或「如果我是對方，對方什麼樣的處理方式會讓我覺得更貼心？」也就是說運用想像力、設身處地思考。
若這項工作之前也曾執行過，也可以事先查閱相關紀錄，再提出「上次的作法是這樣，我們這次是否也能參考這個方式？」等具體建議，幫助對方做出判斷。
通常具備行動力的人，在接獲指示時，會主動提出自己認為最適合的處理方式，在徵詢對方意見後立即著手執行。雖然接收指示看似是被動的行為，其實正是爭取主動權、讓對方安心交辦工作的關鍵時機。
讓對方願意傾聽的說話方式
面對總是行程緊湊、時間有限的主管，我們必須在短時間內精準表達重點，並有效引導對方做出必要的決定和判斷。因此，最重要的第一步驟是要讓對方願意聽你說話。
例如，可以先這樣開口：「有件關於○○的事情需要您的指示，不知道能否耽誤您兩分鐘的時間？」或是「想和您報告關於○○的狀況，請問什麼時候方便談一下呢？」，先詢問主管取得他的同意和理解。當對方回答「好的」、「現在可以」時，就等於開啟了願意聆聽的模式。
接下來的關鍵在於，是否能用一句話明確說出想談的內容，就像是先幫想說的事下一個標題。忙碌而時間有限的主管會根據你說的這句話，快速判斷是否需要立即處理，還是可以延後再談。
如果事情有急迫性，記得也要補充說明為什麼「現在」就需要抽空處理的原因。例如：「場地預約的截止日期快到了，想跟您確認一下活動的安排」或「需要您做決定的期限快到了」等等。如此一來，對方就能理解你此刻前來的必要性，也比較願意立刻給予回應。
同時「記錄」與整理「下一步行動」
參加會議、研討會或受訓時，建議各位讀者可以使用一種更有效率的筆記方式。首先，請在筆記本右側約五公分處畫一條垂直分隔線，將筆記頁分成左右兩欄。
在一邊聆聽，一邊記錄內容重點的同時，若腦中浮現「之後想提出的問題」、「想實際執行的作法」、「應該新增的待辦事項」或「需要進一步查詢的資料」等想法，就將這些即將採取的行動寫在右側五公分的欄位中。
日後在翻閱筆記時，只要閱讀右側的欄位，就能快速掌握自己接下來應採取的行動，立即執行。不再需要經歷「記筆記、回頭整理、找出可執行事項」這3個步驟，因為你已在記錄的當下，同步完成了判斷與整理，大幅縮短從吸收到行動的距離，加快執行的速度。
此外，當主講者詢問「有沒有問題？」時，也能立刻翻閱右側欄位，迅速提出自己在聽講過程中產生的疑問，立即釐清不明之處。
有些人也會選擇使用顯眼的螢光筆將日後可能展開行動的關鍵筆記標示出來。每個人可以依照自己的習慣選擇適合的方式。不過，使用獨立欄位紀錄的最大優點，在於搜尋資訊時，無需翻閱整本筆記，就能更快找到需要的資訊。
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