最近朋友A向我吐苦水，說他公司有個Z世代部屬，個性極度被動，歷經多次調部門後仍未見改善。主要原因是，那名部屬每次在會議上聽主管交代任務，只會安靜看著卻不會主動追問細節，常無法把交辦的事情做好。我只能說，看過不少X、Y世代的資深主管抱怨年輕人難帶，總以為念句「要主動積極一點」，部屬就會改。這樣的時代早就過了。
朋友A說，公司裡對這位超被動、不按指令做事的Z世代年輕人頭痛的資深前輩不少，大家都想知道到底該怎麼辦。
我回他：「人是可以被要求的。」我看過不少X、Y世代的資深主管老在抱怨年輕人難帶，可真相往往是主管不知道該怎麼要求年輕人做事。許多人也許隨口念「要主動積極一點」，就期待部屬立刻改頭換面；但對許多Z世代來說，這是太抽象的指令：到底要往哪裡主動？怎麼做才叫積極？統統都得用精確的指令去要求、去追蹤。
我以前跟過恨鐵不成鋼型主管，因為被嚴格要求，才練出自律的習慣。所以，我從不認為部屬績效差就只能放生，重點在於主管有沒有端出務實的因應策略與具體行動方案。以下便是我給朋友A的管理建議。
Z世代部屬是「不會做」還是「不願做」？
帶人在前，先釐清對方的工作意願。我建議朋友A坐下來進行1對1面談，直接問：「你覺得現在最卡關的是哪裡？你想改進什麼？」即使年輕人說不清楚、或不敢開口，一些行為線索還是能透露真相。
若他天生性格害羞內向，遇到壓力就縮起來，那大概是個性問題；此時就要檢視他的工作性質是否匹配，同時調整你的溝通方式。要是他連自己要做什麼都拆解不出流程，問起近期工作重點也無法說個所以然，很可能是能力不足，你得「教、帶、陪跑」，再把任務難度與目標調整到他跟得上的節奏。
若他推託、閃躲、不主動、不回報，連基本回應都做不到，那就是意願低落。這種情況要把期待事前明白講清楚，事後追蹤成效，做不到就要立刻叮囑要求，別只想當好人主管就留下灰色空間。
三步驟處理法：教導×管控×評估
接下來請進行明確的三步驟處理法。
第一步：明確指出問題與期待。別再用「你太被動」「表現不佳」這種抽象評語，要說清楚具體事實與影響，例如這三週的報表有兩次延誤且錯誤率偏高，你也很少主動回報進度，讓我擔心你遇到困難卻沒說。接著提出具體期待：「下週起，每週一請主動更新進度表，交付前自行檢查兩次；若有困難，請在一天內提出，別放著不處理。」
第二步：密集追蹤與短期管理。這類員工不能放著等他自己轉變，得進入30天的觀察期。設定每三天或每週一次的追蹤節點，不管用簡單表格、Slack或Teams，只要他達標就即時肯定，未達標就立刻提醒並留下紀錄；把進度做成「看得到」的視覺化資料，別讓感覺決定成敗。
第三步：行為與成果雙評估。30天一到，你就能檢視兩件事：如果他有意願但能力仍弱，可持續訓練，或轉去支援角色、降低任務難度；如果他既沒意願也沒進步，就啟動紀錄與勸離流程，並預告調整或汰換的時間表。溝通語句可既不太硬也不太軟：「這段期間我持續觀察你的工作狀況，發現仍未達到團隊基本標準。我理解每個人都有成長曲線，但目前需要看到更明確的行動與進步。我會再給你一段觀察期並設定檢核點，也希望你能對自己負責。」
當主管要記得：你不是導師，也不是補習班老師
後來，朋友A給了我回饋：在明確下指令後，那位被動型部屬，確實在工作成果上有改善！同時間，他也跟主管坦承對於未來職涯方向正猶豫中，甚至有在考慮轉行。顯然他會有被動的行為，除了不愛聽指令，部分原因也真的是「不願做」，證明這樣三步驟處理確實有效。
總之，我認為面對「被動又績效不佳」的部屬，最忌諱的就是一直等他自己改變，或用好人情懷默默包容。主管的角色是引導，更要負責資源配置；若你已清楚要求、密集追蹤、提供回饋與支持，對方卻始終無明顯改善，就該按照制度與績效理性決策。給機會不代表無限期等待，管理從來不靠希望，而是靠系統。
