總是在加班地獄和反覆出包之間徘徊，無法改善窮忙嗎？不要只是看起來很努力，真正必須投入心力的，是如何讓自己毫不費力。我們需要的，並非更多時間來做更多事，而是學會如何規律地在上班時間內完成工作進度，繳出符合品質的工作成果，重新找回生活的步調與節奏。（本文節錄自《再忙也不會出錯的精準執行力》一書，作者：鳥原隆志，樂金文化出版，以下為摘文。）
工作擺脫惡性循環的最佳手段
一次的疏失，會帶來下一次的疏失。壞事通常不會單獨發生，所以才會有「禍不單行」這種諺語。
或許有些人會認為這單純只是運氣太差，但其實在運氣的背後，存在著能夠說明一切的原理。
藉由兩套循環機制，就可以證明這個理論。簡單來說，就是好的工作模式會帶來好的工作模式，壞的工作模式會帶來壞的工作模式。
首先，讓我們來看看有效率的工作循環機制
工作有效率的人，以座標圖來看，必定是將心力投注在B象限。如此一來，A象限的工作愈來愈少，就會有更多的時間可以投入於B象限，形成良性循環。隨著問題與疏失的減少，工作的成效也會愈來愈高。
相反的，手忙腳亂的工作循環模式又是怎麼產生的呢？
當問題與疏失愈來愈多，不僅時間與精力會被A象限的工作所占據，而且一些原本不必做的C象限雜務工作也會增加。如此一來，就沒有多餘的時間與精力投入於B象限。一旦對B象限的工作置之不理，A象限的麻煩事又會變得更多，陷入惡性循環。
這就是「疏失會帶來疏失」的原理。
良性循環的工作模式是從B象限回到B象限，所以可以稱之為BB模式。而惡性循環的工作模式則是在A象限和C象限之間來回遊走，所以可以稱之為AC模式。
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我在任職於前一份工作時，也曾經陷入AC模式的窘境
有一次，一名部下犯了一個非常嚴重的訂單疏失，導致公司倉庫囤積了一千箱根本賣不出去的罐裝飲料。
我為了解決這個問題，一方面降低這些飲料的售價，一方面想辦法將一部分轉手讓給其它店家，可說是費盡了苦心。
但是在這段期間裡，我忙得沒有時間訂定原本應該訂定的銷售計畫，導致下錯訂單的狀況頻繁發生。
轉眼之間，公司的倉庫和配送中心堆滿了不良庫存，我必須花更多時間進行庫存管理，連帶對全店的物流狀況也造成影響，引來其它部門的抱怨。店長要求我提出庫存處分計畫書，讓我一時之間完全不知該如何是好。
為什麼會陷入這樣的局面？
當我開始把重點放在B象限的工作，我才明白了其中的道理。
首先，我對於教導部下「如何下訂單」這件事不夠用心，而且也沒有建立一套能夠及早發現訂單錯誤的機制。再者，我沒有為這些不良庫存調整倉庫內的擺放位置，只是隨便放在可以放得下的地方，而且沒有提早訂定處分計畫……
換句話說，那些問題之所以會發生，是因為它們遲早會發生。
如果我當初能夠確實訂定計畫，並且建立下訂單的良好機制，根本不會陷入這樣的惡性循環。
我能夠成功擺脫這個惡性循環，也是因為我開始積極進行B象限的工作。
我開始整理當前問題，與同事們開會討論，訂定處分計畫，並且加強訂單工作的教育訓練。
當然這並沒有讓我立即跳出AC狀態。但是過了大約半年之後，訂單疏失開始減少，囤積庫存的情況也跟著得到緩解。
如此一來，不僅工作效率提升了，員工們的士氣也獲得提振。
簡單來說，我是藉由穩健而踏實的施行B象限的工作，加上提高B象限的工作比例，才得以跳出惡性循環。
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