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超級分工時代來了

精細切割工作的挑戰
2011-08-03
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超級分工時代來了
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合久必分,分久必合,似乎是管理中不變的道理,現在職場的最新趨勢,又從整合進化到「超級分工」(hyperspecialization)。

網路時代更加速了超級分工的來臨,也就是說,今天的一份工作,未來將切割為好幾份。經理人必須學會將工作分割為微小、便於指派的單位。

對於位在美國康乃狄克州的軟體開發公司TopCoder 來說,單是一套軟體,便可能要由十幾位專業工程師共同完成。

TopCoder 接受客戶的資訊工程委託計畫後,就把它劃分為許多份微小的工作,然後號召世界各地的「自由軟體開發工程師」(freelance developer)來參與競賽,爭取成為「頂尖程式高手」(top coder)。

舉例來說,公司在接受委託後,可能會先舉辦一場競賽,來徵求最佳的軟體開發新構想。雀屏中選者的想法將予以公布,然後舉辦第二場競賽,徵求將這些想法,轉化為符合系統需求的最佳程式。

有興趣角逐的工程師,可透過TopCoder 的網站論壇,向委託客戶提出詢問,所有參賽者都能看得到所有的問題和回答。獲選的程式,又成為第三場競賽的題目,這次徵求的是設計系統環境,讓程式及相關連結順暢運作。接下來的競賽,可能會先針對個別工作項目,再把所有項目整合為一個系統。最後再舉行抓蟲競賽,更正系統中的錯誤。

TopCoder 經營模式吸引人的地方,不只是因為它聚集了來自200 多個國家、接近30 萬位工程師的貢獻,同時,它也匯集了對個別工作項目的需求,讓工程師得以發揮自己的擅長領域。

快速、便宜,又便於控制

由於知識經濟興起、資訊技術進步,目前分工的精細程度,可說是只要內容稍有不同,就可以成為一類新工作了;也就是說,我們即將邁向超級分工的時代。

超級分工不僅和歷史上分工的傳統一脈相承,也為公司創造了利潤。與一般的軟體開發公司相比,TopCoder往往能為客戶提供一樣的工作品質,但價格只有25%,而又能讓旗下眾多工程師維持高薪和高工作滿意度。由於這個模式的品質、速度、成本等潛在優勢,我們幾乎可以斷定,它未來勢必會廣受採用。

超級分工與將工作外包(outsourcing)給其他公司不同,也不是藉海外設廠(offshoring)等方式轉換地點的形態;不過,這些做法都運用了同樣的科技。超級分工指的是,將以前由一個人獨力完成的工作,分割為更專業的好幾份工作,由幾個人來完成。公司可能會將這些新增的工作外包,也可能在不同的地點進行,總之,更精細的分工,通常會帶來品質、速度和成本的改善。

究竟超級分工是怎麼提升工作品質的?其實你只要想想自己花了多少時間,去做那些並不是你的專長,甚至根本不熟的事,就很清楚了。

現代的知識型工作者,就像早期的工匠一樣,必須做許多跟自己專業無關的周邊工作,因此,如果由別人來做,尤其是由有相關專業的人來做,一定做得更好,也更便宜。舉例來說,專案經理人極少具備軟體設計的專長,卻必須花費無數的時間準備投影片,如果可以委由他人來做這個工作,至少可以降低成本。

在產品製造過程中,有愈多環結由專精的工作者來擔任,成品的品質自然就愈好。如果眾多專業人士彼此競賽,由勝出者來擔任工作,品質當然更是好上加好。這就是TopCoder 的模式,也是InnoCentive 訴求的線上「公開創新市場」。InnoCentive 透過這個市場連結解決方案的尋求者和提供者,讓陷入科技難題的企業,找到耳目一新的答案。每天都有數千位科學家、工程師、學生等在搜尋InnoCentive 網站,希望找到感興趣的挑戰。他們知道,要是自己想出最佳解決方案,就能贏得公告的金額,這筆金額有時超過10 萬美元。

新形態工作增生

對尋求解決方案的人來說,InnoCentive的魅力,主要來自於高品質的答案。藉由無遠弗界的網路,它匯集了各種專業領域的佼佼者,常可破解公司內部員工無法解決的問題。舉例來說,羅氏大藥廠(Roche)想找出更精確的方法,來測量臨床樣本通過自動化學分析儀器時的數量和品質,於是在2008 年提供贊助,於InnoCentive 網

站進行競賽,結果2 個月內,就收到來自全球各地的113 份解決方案提議。當時擔任羅氏診斷部門科技管理處長的陶德‧貝狄里昂(Tod Bedilion)很驚訝地發現,其中竟然有羅氏15 年來不曾想到的新構想。

上述例子也說明了超級分工的另一項優勢,就是速度。羅氏的問題一旦單獨考量,並進行競賽,就大幅加快了找到解答的速度。擴大來看,超級分工是將相關工作交由不同專業的人同步進行,而不是像接力賽一個接著一個進行,因此可縮短完成的時間;簡單來說,就是人手多、速度就快。

藉由網路,將工作分派給廣大的員工,不僅讓既有的工作得以加速完成,更衍生出許多分秒必爭的新形態工作,例如,搜尋辦公大樓24 小時錄製的影帶,以辨認可疑活動;將公司總部的訊息同步翻譯為多種語言;對潛在客戶的複雜要求,快速地提供建議。工作速度加快後,也連帶使得成本降低。貝狄里昂和InnoCentive 合作後有

感而發:「如果我以相同的成本請來10 個人,要求他們絞盡腦汁,或是進行2 天的研討會,光是負擔他們的旅費就已經不夠了。而且,我應該只能得到幾百個模稜兩可的意見,而不是113 個詳細提案。」

對多數公司而言,超級分工節省成本的最大原因,是讓員工更能妥善利用時間。當知識型工作者可以放下部分工作負擔,交由遠距的專業人士,以更高的效率來完成,他們手頭立刻會多出一些時間,可以專心做更高附加價值、只有他們做得來的工作。

管理超級分工的世界

不管是哪一家公司,超級分工時代都將帶來組織變革,必須從宏觀和微觀的角度,重新定義工作任務的分派。有些職位的部分工作可能會被分割出去,有些工作類別或程序甚至可能會全盤重組。無論將超級分工運用在高階或低階職務,經理人的工作技巧和重點都需要隨時更新。

新任務1:切割工作

經理人想了解超級分工,將如何改變某一份知識型工作,第一步便是繪圖,分析目前負責該份工作的員工執行了哪些任務。分析的結果可能立即顯示出,其中哪些任務如果委託外部專業管道,可以提升品質、加快速度,或是降低成本。

要切割知識型工作,必須掌握以下的關鍵:充分了解不同任務彼此間的相關性,從而判斷如果各個任務由不同的人來擔任,最終結果是否可令人滿意。例如,一家多國籍企業近來調整了行政部門組織,考慮將安排主管旅行行程的工作抽離,委由外部行政助理團隊來專門負責。但最後公司發現,行程的安排直接取決於其他會議、家庭生日,或是週年聚會等事項,因此,還是由主管身邊的行政助理來負責較有效率。

新任務2:招募員工和分派工作

分割工作完成後,就必須找人來做,經理人可指派內部員工,或是和外部人力供應業者密切合作,也可以透過仲介公司尋求專業團隊。

在超級分工時代,經理人必須學習和新形態的人力仲介業者合作。這是近年來新興的行業,致力於聚集大批的技術性工作者,以提供聯繫管道。從小型工作到大型計畫,公司都可以委託這類人力仲介業者。

隨著超級分工日益普遍,未來企業成功的關鍵,將是能否吸引到最有能力的員工,來為公司貢獻心力。實施超級分工的企業,大多數仍以金錢報酬作為提高員工工作的誘因,但還有其他方法。舉例來說,TopCoder 將個別員工的詳細業績數字公布在網站上,所有社群成員都看得到,員工往往為了讓自己的名字排上頂尖高手之列,會拚命努力。另一個激勵員工的重要誘因,是讓業績好的員工優先選擇工作任務,TopCoder 創辦人傑克‧休斯(Jack Hughes)認為,這就是他建立的社群生產力這麼高的主因。

新任務3:品質控管

確保超級分工品質的基本方法,是大多數公司聘雇員工前做的事,也就是檢查學歷、資格等證書。不過,過去10 年來,已經出現了一些新方法。

其一,是做出結果才能拿到報酬。舉例來說,InnoCentive 根據客戶舉辦競賽時,客戶無需付錢,等到解決方案出爐了,才需要付款。其二,是讓好幾個員工做同一項工作,最後只採用品質最好的。還有一種類似的方法,是將已知答案的測試任務,混雜在真的工作任務中,作為品質指標。

新任務4:整合

超級分工為經理人帶來的最後一個挑戰,是必須將個別員工做出的結果,整合成一套完整的解決方案。

經理人必須管理3 種個別工作任務間的關係:流動(flow)、分享(sharing)、融合(fit),最明顯的方法,就是由一位權威人士來指導整合過程。以TopCoder 為例,社群中經驗豐富的人可擔任「共同駕駛」(copilot),一方面幫客戶設計競賽內容,另一方面則提供參賽者所需的資訊,讓他們工作得更有效率。其實,「共同駕駛」專精的,就是協調其他員工的工作。

( 譯 自“The Age of Hyperspecialization,” HBR, July-

August 2011)

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