會議記錄、行程安排、訊息布達、進度追蹤、簡報製作、數據圖表、文案整理、影音生成、活動規劃、檔案管理、資料蒐集、名單管理、智慧筆記、語言翻譯……這些工作大小事都交給AI工具，工作更有效率，減輕時間壓力，讓你事半功倍，準時下班！（本文節錄自《30個必學的AI行政工作術》一書，作者：賴彥廷，商周出版，以下為摘文。）
專案經理Emma負責這次新產品的推廣，她一邊盯著電腦螢幕，觀看各部門主管在Google Meet上隔空交火，一邊努力記錄會議重點。
行銷部率先發言：「我們一定要在社交媒體上大力推廣，這樣才能吸引年輕族群！」
研發部不甘示弱地回應：「我們的優勢是產品品質，應該找專家代言，展現我們的技術實力。」
行銷部立刻反駁：「如果不找KOL推廣，消費者根本不會有興趣，我們很快就會被競爭對手超車了！」
研發部則堅持：「一直靠網紅行銷是不夠的，消費者更願意相信專家吧！不然我們做個市場調查，看看哪種方式更受歡迎？」
行銷部回答：「市場調查可以做，但產品上市時程很緊迫，你們最好先把方案跟預算列出來，否則會來不及。」
聽到兩個部門「激烈溝通」暫歇，總經理跳出來指示大家跟進，並決定下週再召開一次線上會議，為這次長達兩小時的會議作結。
會議結束後，Emma嘆了口氣。這場會議時間很長，每個人的發言相當多，要整理出一份「精簡而完整」的會議記錄並不容易。
尤其是線上會議無法看到對方表情，不僅要隨時記下發言者是誰，一不留神還會遺漏重點。更別提多方會議時眾人各執一詞、互不相讓的混亂情況，讓整理會議記錄的難度大增。
Emma心想，若能有個「會議記錄小助手」自動記錄發言內容並整理成要點，那該有多好！
免費訂閱【科技趨勢報】👉專業主編導讀3篇文章，瞭解最新科技動態！
Tactiq化身線上會議小助手
線上工具「Tactiq」是個AI小助手，能幫助我們解決線上會議的3大難題：
（延伸閱讀│怎麼讓ChatGPT給正確答案？工程師教學：撰寫具體提示的實用小技巧）
使用這個AI線上會議小助手Tactiq，只需4個步驟
〔STEP 1〕安裝程式
「Tactiq」 是一款瀏覽器擴充功能，適用於現在常見的視訊會議軟體，像是Google Meet、Microsoft Teams、Zoom以及Cisco Webex。
安裝後，未來每次開啟線上會議，Tactiq都會自動執行。
〔STEP 2〕快速掌握Tactiq的操作方式
在Google Meet等視訊軟體上，Tactiq以附設小工具的形式顯示於螢幕側邊。
逐字稿區是AI運作的核心，發言人是誰以及所有發言內容都有完整記錄，甚至某些冗言贅字或斷句不清楚的地方，也會經由AI之手同步進行簡單的修正。
有了這個功能，我們不用再手忙腳亂地一邊開會、一邊寫筆記，也無需擔心一恍神就遺漏了會議重點。
〔STEP 3〕用標籤分類，輕鬆製作待辦清單
Emma製作會議記錄時，常被行銷部和研發部的意見搞得暈頭轉向，總經理還會穿插其中給予指示。該怎麼快速分類重要內容呢？
運用Tactiq的標籤（Tags）功能，就能在線上會議進行時，同步將重要內容依照不同屬性進行分類。
系統預設4種標籤：決策（Decision）、行動（Action Item）、問題（Question）與標註（Callout）。
直接用滑鼠選取逐字稿區的某段文字，即可加上標籤。
更重要的是，還能預先設計專屬於自己的標籤系統，讓分類邏輯更符合需求！
舉例來說，頭暈腦脹的Emma將標籤系統設計為：
透過這樣的分類方式， Emma為每段發言「劃重點」的同時，也依照不同目的把每個重點分類存放，大幅縮短事後整理會議記錄的時間。
良好的會議記錄必須包含一份清晰的待辦清單，讓所有與會者在會後迅速回顧重要決策，清楚掌握自己的任務。
上至老闆的指示、下至同事的需求，以及每項任務由誰負責、如何執行、回報頻率與完成期限，都是待辦清單必須記錄的內容，也是整理會議記錄最耗時的地方。
如今，AI逐字稿搭配標籤分類功能，簡化了製作會議記錄的程序，讓工作效率倍增！
如果你也想像Emma一樣客製化自己的標籤系統，可在Tactiq的設定頁面（連結附於文末），依序點選Account & Settings→Settings→Tags，即可調整或新增標籤內容。
〔STEP 4〕完成會議記錄
會議記錄的形式可能會因為企業文化或主管偏好而有所不同，常見兩種流派：
無論你是哪種流派，Tactiq輸出的成果都能滿足需求。
善用標籤功能，能替行動方針派的使用者高速完成待辦清單；經由AI自動生成的逐字稿，則是鉅細靡遺派使用者的一大福音！
AI小講堂
Transcribe（語音轉文字）技術在生成式AI浪潮之下大放異彩。除了本文介紹的Tactiq之外，Scribbl、noty.ai也是功能類似的AI線上會議助手。
更廣泛來說，除了製作會議記錄與逐字稿，「替影片建立字幕」也是這種技術的強項，以往勞力密集的工作，如今彈指之間就能完成。
從技術發展來看，語音轉文字技術在英文方面的表現非常令人驚豔，繁體中文在相關領域儘管起步較晚，也正以驚人的態勢成長、茁壯。
（延伸閱讀│「師字輩」工作都將被大幅改變？AI成職場分水嶺，區分出這2種人）
