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以「3D」關鍵特質建立「專注習慣」,你的工作效率將無人能及

「ABCDE法」實踐最高效率。

遠見好讀
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遠見好讀

2024-11-28

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《時間管理,先吃了那隻青蛙【25年暢銷經典版】》/僅為情境圖,取自unsplash
《時間管理,先吃了那隻青蛙【25年暢銷經典版】》/僅為情境圖,取自unsplash

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在開始工作前,你投注愈多心力規劃與排定優先順序,一旦開始工作後,就會愈快完成更多的重要事項。尤其對你愈重要、愈有價值的某項工作,你愈有動力克服拖延,讓自己全心投入。「ABCDE法」便是每天都能用來排定優先順序的有效技巧,只要時常運用,就能讓你成為專業領域中最有效率與影響力的人。(本文節錄自《時間管理,先吃了那隻青蛙【25年暢銷經典版】》一書,作者:布萊恩.崔西,商業周刊出版,以下為摘文。)

有個故事是這樣的,有個人在紐約街頭攔住一位音樂家,請教對方要如何才能到卡內基表演廳演出,這位音樂家回答他:「練習,朋友,練習就對了。」

練習,是熟練各項技能的關鍵。而你的心智就像肌肉一般,會隨著使用變得更加強壯、更有力量。只要透過練習,可以學會任何事,或培養出你認為重要和必要的習慣。

「3D」建立你的新習慣

你還需要三個關鍵特質(3D),來建立專注的習慣,而這些特質都可以學習—它們就是決心(Decision)、紀律(Discipline)與毅力(Determination)。

首先,下定決心培養完成工作的習慣;其次,約束自己一再練習即將學得的原則,直到熟練為止;最後,以毅力為後盾,對自己所做的每件工作都堅持到底,直到這個習慣刻進骨子裡,永久成為個性的一部分。

不斷想像自己要成為的人

還有個特別的方法,能讓你加速成為一個具有高度生產力、行事有方且高效率的人—就是不斷想像,身為一個行動導向、做事迅速且專注的人,將獲得的回報與好處。想像自己是那種總會快速、確實完成重要工作的人。

請你想像自己成為未來想要的樣子,這個「自我心理圖像」對你的行為影響極大。你的外在表現主要取決於你的自我形象,以及內在對自我的看法。一旦開始改進你的內在想法與心理圖像,外在生活才會有所改善。

你學習並培養新技巧、習慣與才能的能力是無可限量的。當你透過反覆練習,訓練自己克服拖延、快速完成重要工作,便能將自己推上人生與事業的快速道路,加足馬力,飛馳前進。

現在,就吃了那隻青蛙吧!

(延伸閱讀│成為自律者的5個要點:好習慣養成好人格,好人格塑造好命運)

「ABCDE法」能否奏效的關鍵,取決於你可否在當下約束自己。(僅為情境圖,取自unsplash)

「ABCDE法」能否奏效的關鍵,取決於你可否在當下約束自己。(僅為情境圖,取自unsplash)

不斷實踐ABCDE法

在開始工作前,你投注愈多心力規劃與排定優先順序,一旦開始工作後,就會愈快完成更多的重要事項。尤其對你愈重要、愈有價值的某項工作,你愈有動力克服拖延,讓自己全心投入。

「ABCDE法」便是每天都能用來排定優先順序的有效技巧。這項技巧相當簡單且成效顯著,只要時常運用,就能讓你成為專業領域中最有效率與影響力的人。

這項技巧非常簡單操作,方法如下;首先,表列出你隔天的代辦事項,在紙上思考。

先列出清單,開始分類

開始進行工作前,分別在清單上的每個項目旁標上A、B、C、D、E。「A」級工作指的是非常重要、一定要做,做了會帶來正面影響,不做會導致嚴重後果的事情,可能是拜訪一位重要客戶,或完成老闆在即將召開的董事會中所需要的報告,這些項目就是你生活中的青蛙。

假如「A」級工作不只一樣,就在每個項目前面再標註A-1、A-2、A-3等,來排定這些事項的優先順序,顯然A-1這項工作就是那隻要先吃掉最大、最醜的青蛙。

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釐清「應該做」與「必須做」

接下來,「B」級工作指的是,你應該要做的工作,但這些工作的影響較輕微,算是職場中的「蝌蚪」

也就是說,如果你沒做到其中某一項,可能會造成某人不高興或不方便,但其重要性都不及「B」級工作。例如,回覆一通不重要的電話留言,或檢視電子郵件,這些都屬於「B」級工作。

基本原則就是,如果你還有「A」級工作尚未完成,就不應該去做「B」級工作。也就是說,當你還有一隻大青蛙沒吃掉時,絕對不要因為一隻蝌蚪而分心。 

「C」級工作指的是,能做當然很好,但做或不做都沒差的工作。

包括:打電話給朋友,和同事喝杯咖啡或共進午餐,或是在上班時間處理一些私事,諸如此類做不做都對你的工作、生活完全沒有影響。

「D」級工作指的是,可以委託他人去做的事情。

原則上,你應該將每一件任何人都能做的事都託付給別人,這樣才會有更多的時間,投入非你不可的工作。

「E」級工作則是,即使你完全忽略不做,也不會有任何差別的工作。

亦即這項工作可能曾經是件重要的事,但目前已和你或任何人都沒有任何關係。通常E級工作只是你基於平日的習慣或喜好,而不斷重複的事情。但你每多花一分鐘去做E級工作,能做其他重要事情的時間就相對減少。

若能應用此「ABCDE法」來執行你的計畫表,做起事來會非常有組織,也能以更快速度完成更多重要的事。

現在就開始行動

此「ABCDE法」能否奏效的關鍵,取決於你可否在當下約束自己,立刻開始進行「A-1」工作,並且貫徹到底,直到完成為止。

請運用自己的意志力,著手並徹底執行目前對你最重要的工作。也就是說,一口氣吃掉整隻青蛙,別停下來,直到工作完全結束為止。

逐項斟酌與分析你的工作表,決定哪項是「A-1」工作的能力,便是你獲取更高成就與提升自信、自尊、個人榮耀的跳板。

當你擁有專注在「A-1」(最重要)工作,亦即「專心吃掉青蛙」的習慣後,你的工作效率將無人能及。

(延伸閱讀│「先吃了那隻青蛙」啟動高效時間管理!要吃,就先吃比較醜的那隻)

《時間管理,先吃了那隻青蛙【25年暢銷經典版】:告別拖延,布萊恩.崔西高效時間管理21法則》,作者:布萊恩.崔西(Brian Tracy),商業周刊出版

《時間管理,先吃了那隻青蛙【25年暢銷經典版】:告別拖延,布萊恩.崔西高效時間管理21法則》,作者:布萊恩.崔西(Brian Tracy),商業周刊出版

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