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智慧校園的先行者!高科大實現智慧管理的人性化校園

2021-12-22
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智慧校園的先行者!高科大實現智慧管理的人性化校園
高科大利用併校契機,大量將各類紙本辦理的業務線上化,順利克服多校區管理的文件流通問題,在疫情衝擊下更加凸顯其效益。(高科大提供)
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挾著新併校的高昂鬥志,國立高雄科技大學以開創性作法突破老學校的包袱,展現頂尖國立大學創新求變的硬實力。尤其是六大開創性作法推動智慧校園,在疫情衝擊下更加凸顯其效益,讓數位化環境成為大學校園運作的最佳後盾。

當行動上網、雲端運算等技術大幅翻轉人類生活面貌,大學校園的數位治理也將改變校園生活的樣態。高科大利用併校契機,大量將各類紙本辦理的業務線上化,順利克服多校區管理的文件流通問題,舉凡行政部門的申辦業務、請購核銷業務、教師學生的各種申請業務,甚至連新學期到校要處理的業務也都線上化,學生不用到校就可以報到了。高科大兼融各校區系所的科技專業,轉化為創新求變的開發能量,展開智慧校園的創新旅程,甚至保有一二件全台首創的紀錄。

智能管理,提升效能更有餘裕創新

高科大將可以線上化的業務,盡全力自主開發系統全數上線,一來減少紙本浪費與運送的碳足跡實現永續理想,二來將電腦能做的事情交給電腦,將人力從瑣事中解放出來,輔導人力轉型從事更具創造性的業務。目前高科大仍然是全台第一所且唯一一所將採購核銷流程全面線上化的國立大學,根據初步統計,自2019年底系統上線之後,高科大每個月線上辦理超過3500筆的計畫人員及工讀生薪資,今年起更將其他核銷業務線上化,同時推動網銀支付加速金流,1至11月網銀付款筆超過20萬筆,金額超過40億元。其他像是學籍資料數位化調閱系統,全面將紙本資料數位化,提供各校區綜業處查閱歷年學籍資料,降低人力搜尋紙本文件作業時間,提升整體行政效能。各類提升作業效率的系統、強大數據管理的資料庫等,大小系統程式從併校後高科大陸續自主開發超過60支程式。

智慧化校園生活,是經過全面性的檢視,運用創造力及解決問題的創意來針對高科大校園生活與工作效率做改善。牽涉到的思維除了「便利各項工作」,更牽涉到如何做到彼此間資料整合的大數據管理,也就是學校運作的核心「校務系統」,讓高科大的資訊化是有系統地長大,像行星圍繞太陽一樣有規律的運作規則。

在智慧校園系統建置時,更考量了建置與維護成本,採取更經濟的手段達到相同的目的。以「停車場車位引導系統」為例,就是將校內既有已建置的監視器,透過AI辨識技術計算各區可停車位,有效減少車輛為尋找車位繞行之時間,各校區合併估計每天減少381公斤的碳排放,兼顧環保永續。

「雲端疫調系統」則是高科大在2020年疫情初期由校內師生團隊自主研發維運,除將建置成本、維護成本降至最低,更能快速完成系統提供服務。將全校公共空間的固定座位列入系統中管理,每日的各時間點入座人員都可以迅速建檔,便於未來提供防疫人員進行疫調工作。當時高科大也成為世界風能組織GWO全球唯一一個疫情期間正常運作的授課、發政單位,因此受邀在GWO線上會議期間,對33個會員國、139名成員做線上報告。高科大當時也主動表達可免費分享程式碼提供夥伴機構運用,可說是另個Taiwan Can Help。

高科大「停車場車位引導系統」,透過智能辨識來統計各區剩餘車位,提高停車指引效率,各校區合併估計每天減少381公斤的碳排放。(高科大提供)圖/高科大「停車場車位引導系統」,透過智能辨識來統計各區剩餘車位,提高停車指引效率,各校區合併估計每天減少381公斤的碳排放。(高科大提供)

以人為本的數位賦能,為大學治理創造新價值

2021年終本土疫情爆發期間,高科大校務運作不受遠距授課、分流辦公影響,特別是薪資造冊、核銷仍然維持正常辦公時的效率,均拜2019年起採行線上作業之效,學校可穩定地在分流辦公的狀況下繼續開發其他資訊系統,迎接2021年9月的新生報到,此時已經可以新生免到校完成所有單位必須要的新生程序。教務相關的學分抵免、休復退學、輔系雙主修等20項業務均可免到校線上申辦。對比起2020年過完年後草木皆兵的防疫緊張氣氛,高科大如今資訊系統愈趨完備,應對起突發狀況更顯從容。

高科大在校內推行的大量資訊化工程,還包含了智慧化的教室管理,最高階的應用可以配合課表排程,上課時間送電、下課後斷電,空堂借用教室憑學生證或職員證進出並自動送斷電;以及五校區圖書館間書籍借閱流通、智慧化無人借書等設置。所有的資訊化作為,都會牽動舊有人力調配以及工作內容提升,讓同仁盡量不再從事機械性的鎖事,創造出更多的彈性空間,也能進一步投入更需要創造力與想像力的工作上,全面帶動整所大學創新轉型,準備好蛻變成未來大學的樣態。

高科大智慧化的教室管理,可以配合課表排程,時間到送電、下課後斷電(圖為燕巢校區的AI LAB;高科大提供)圖/高科大智慧化的教室管理,可以配合課表排程,時間到送電、下課後斷電(圖為燕巢校區的AI LAB;高科大提供)

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