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無痛WFH有方法!Pinkoi產品長林怡君:10年來,我這樣搞定「居家工作+育兒+帶團隊」

文 / Pinkoi設計    
2021-06-19
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無痛WFH有方法!Pinkoi產品長林怡君:10年來,我這樣搞定「居家工作+育兒+帶團隊」
圖/Pinkoi產品長林怡君。Pinkoi提供
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居家上班WFH(Work From Home)儼然成為一種嶄新的生活體驗,而「亞洲領先設計購物網站Pinkoi」團隊邀請到WFH資深前輩-Pinkoi產品長兼共同創辦人林怡君Maibelle,分享自身從居家工作的生活平衡、快速料理、團隊遠距合作到邊工作邊育兒等超過10年的心得。

Pinkoi團隊向Maibelle(後稱Mai)討教一下她的「遠距工作心法」,看看這種相對較陌生的生活型態,甜蜜期的新鮮感一旦消褪,馬上就得面臨幾個現實狀況,像是「在家上班,同時還得顧小孩怎麼辦?」「如何避免把 WFH 變成『一直不停工作』?」或「主管如何在遠距工作期間帶團隊?」等等,Mai又有哪些獨到的觀點值得我們借鏡呢?

如果主管認為只要你沒坐在電腦前,就是在偷懶⋯⋯

身為Pinkoi產品長的Mai在創立Pinkoi前就已經跟隨先生定居在美國,而在Pinkoi成立後,便一直維持著「從美國WFH,但每年飛回台灣三~四趟、在辦公室跟團隊們一起工作」的這個節奏。

不過自從2020年全球疫情爆發,她已經超過一年沒機會回到台北辦公室了。也就是說,這段期間加入團隊的新進員工,跟Mai至今都可說只是素昧謀面的網友呢!而在這個狀態下,Mai又是如何透過電腦螢幕帶領他們、持續激發團隊貢獻好的產出?

一、建立雙方的「明確目標」與「信任感」

因為選擇彼此互信的工作關係,明確表達工作上的期待、確認雙方對目標有清楚共識,就變得極為重要,Mai更重視的是隊友有沒有清楚地跟緊目標,以及熟悉自己工作內容背後的原因。

透過純文字溝通,資訊解讀上難免會產生落差,文字容易被錯誤解讀,同一句話在不同人眼裡是不同的語氣。這時候就要不時地校正,去確保螢幕後的雙方都在往100%一致的方向上前進。

能用五分鐘視訊電話講清楚的事情,就直接約,不要只仰賴文字溝通「有時候,一個五分鐘的視訊quick call就可以產生很大的作用了。」

二、打破因距離感而產生的尷尬

有時在con-call中某些參與者沒開鏡頭、麥克風也設靜音,這種尷尬的沉默就跟大家一起在會議室互動的感覺很不一樣。

既然WFH演變成一種難以避免的新日常,Mai想鼓勵大家未來在視訊會議中,試著去打破這種因距離感而產生的尷尬吧。例如:預先說好下次會議大家一定要開鏡頭,讓需要先變換背景、先化妝的人都能提前準備。大家都真的『出席』的會議才更凝聚、更有向心力!

此外,Mai也因為知道自己不會在現場,更事先掌握「工作授權」上的平衡。決定不要亦步亦趨地下指導棋,並在「設定明確目標、資訊透明化」的前提下,把舞台留給對方發揮,溝通上也保留空間讓隊友「填空」。

Mai要求線上會議餐與者都需要開啟鏡頭,打破因距離感產生的尷尬。Pinkoi提供 圖/Mai要求線上會議餐與者都需要開啟鏡頭,打破因距離感產生的尷尬。Pinkoi提供

在帶人方面,因為不像面對面時能讀到對方的細微表情,增加許多帶人的困難度。Mai說自己就像是個偵探一樣,常得特別留心共事曾發生過的各種小細節,並且時刻提醒自己要給予團隊隊友,及時且足夠頻繁的反饋,如果是針對負面行為的反饋,要留下足夠空間給對方填空「我看到的事實不見得是對方的事實」。

但要提醒主管們的是,別根據自己片面的觀察就先預設立場;如果雙方已建立起適度的信任感,請留空間讓隊友能自主判斷情況及做決策。

同樣的,主管也要時刻提醒隊友給自己回饋「有什麼可以幫助我下次做得更好?我剛才哪邊講不清楚?」「遠距帶團隊要像跳國標舞,有時你進一步我退一步,反之亦然。」這樣的默契的確需要時間來試探與培養,然而一旦創造出這般良性的溝通循環,帶領團隊上又何須micro-management?

強制WFH對於職場媽媽,衝擊最大

如果你是單身,WFH或許給了你相對來說更大的彈性、更少的干擾。節省下通勤時間,你可能還有機會嘗試一些線上的進修課程或是體驗活動等等來充實自己的生活。而現在大家WFH的時間跟小朋友遠距上課的時間可說是完全重疊的,相對而言職場媽媽的處境會格外辛苦;家裡既是辦公室,還得同時兼具教室、餐廳、防疫與育兒等等各種功能,令人喘不過氣。

在這方面經驗值滿點的Mai,整理給我們三個建議:

一、與家人/另一半事先溝通分工

Mai的家裡有兩個小朋友,也因此她特別能體會那種家庭/工作兩頭燒的窘境。隨著小孩日漸長大,維持WFH的專注環境變成了一場難度不斷進化的「攻防戰」。

跟另一半事先做好溝通,輪流擔任孩子們的主要陪伴者、家務事的分工等,夫妻之間的彼此體諒、成全便是職場媽媽(或爸爸)們最珍貴的支柱。

二、對家人要發出很清楚的信號、劃清公私界線

WFH的期間你要散發很清楚的信號,讓孩子或家人知道你現在的狀態不能接受被打擾。也許你在心中設定「只要坐在那個角落、那張椅子上就是開始專心工作了」,但是家人們未必都能理解。

舉例來說,Mai跟兒子女兒們建立起的默契,便是只要當她「戴上那副黑色的耳機,就絕對不可以被打擾。」

Mai全家人定居於美國。Pinkoi提供圖/Mai全家人定居於美國。Pinkoi提供

三、放下心中的「愧疚感」

WFH的職場媽媽們,放下心中的「愧疚感」吧!每個家庭都有自己的節奏,重點是找到適合自己及家人的。

排滿會議的地獄週,擠不出時間來洗手作羹湯,「讓家人們偶爾吃吃外食,我現在覺得也很可以啊!不用內疚。」Mai給職場媽媽們的最後一個建議是,別把自己逼得太緊!趁著疫情在家的時候,與先生一起練習出更好的革命情感跟默契。

建立「儀式感」,引導身心「登入/登出」

曾經對大部份上班族來說,通勤就是一種「儀式」;彷彿踏進辦公室的那一刻,身心就真正準備好要進入工作模式了。而對於WFH已經超過10年的Mai,則透過書寫去沉澱、梳理自己的思緒,也當作一個開關,在不同模式之間快速做好心境轉換。

像是每天在早晚都會花五分種寫筆記,寫下自己今日認為要完成且最重要的一件事,並記錄起床後的心情;晚上下班後、睡前也會再打開筆記本,紀錄這件事是否完成,並寫下三件今天讓我心存感激的人事物。

最後,Mai想提醒其他企業對於遠距工作要保持著自己的Growth Mindset。

Mai在家中的工作站。Pinkoi提供圖/Mai在家中的工作站。Pinkoi提供

既然防疫勢必成為一場長期抗戰,那麼保持彈性、調節改變、接受體系內外的瞬息萬變就顯得相當重要。

別人的經驗,值得參考但不見得可以直接移植;必須抱著開放的心態,時時去調整、持續優化修正「與大家一起工作的方式」,包括主管自己的、團隊的,才能找出最適合自己團隊的協作方式與節奏感, 一起持續學習及不斷進化。

Mai的WFH三法寶

Mai的WFH三法寶。Pinkoi提供圖/Mai的WFH三法寶。Pinkoi提供
一、兩副耳機輪流換,是我每日工作必備。Bose QuietComfort 35 II抗噪耳機(不能吵我的耳機);AfterShokz Aeropex骨傳導耳機(為了一邊聽環境音,隨時確定孩子狀況的耳機)

二、可以調整到站立高度的電腦架。平常會像照片這樣用,坐久了會調高,讓我有時能在開會時站著看電腦。

三、3500 C.C. 的「水桶」。因為我工作一忙碌就會忘記出房門倒水,所以每天早上一次裝好,而且上面有刻度,能提醒自己從早到晚每兩小時喝一次。

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