「從很多角度來看，電子郵件都是無與倫比的溝通工具。然而，電子郵件卻無法取代面對面的交流。」
──比爾．蓋茲
（本文摘自《16個會後悔的溝通方式》一書，以下為摘文。）
在每場研討會上，我們都會請學員說出工作中有哪些事情會惹惱他們。近來，大多數人的回答都跟科技有關（像是電子郵件、語音訊息等問題）。這些先進的溝通方法儼然已成為我們聯繫彼此的非正式管道，幫助我們快速傳達訊息。然而，儘管科技改變了人們看待溝通的方式，卻沒有改變人們收到訊息時的反應模式。
在當今繁忙的商業環境裡，時間已成為一項昂貴的商品。像電子郵件和語音訊息這類有助於節省時間的工具，可以幫助我們加快溝通的速度。要知道，使用這些科技溝通，比較不那麼正式，你必須格外留意：一旦溝通變得太不正式，可能會大幅降低你的效率。此外，請切記一點，只要是在溝通，無論何時、無論用什麼方式，你都在建立印象。因此，你必須時時確保自己給人的印象是正面積極的！
有些溝通方式比較常用，有些則不然，例如電子郵件就比傳真更為普遍。重要的是，無論透過哪一種方式，都應該要以最專業的做法來進行溝通，以維持我們的高度專業。
非問自己不可的關鍵問題
●我想要傳達什麼訊息？
●什麼樣的事情會惹惱我？（通常，會惹惱你的事情也可能會惹惱別人。）
●收件人能否理解我訊息裡的含義？
如果你覺得你要留的語音訊息或是要寫的電子郵件可能會遭到誤解，請在發送前，先給別人過目或是聽聽看，讓他們給你回饋建議。
電子郵件
●如果你有急事要聯絡，或是有事要立即決定，最好直接跟對方見面談，或是打電話給他。
●不要寫下任何情緒性的字眼，或是你事後可能會想撤回的文字。如果你不確定，請重讀三遍。
●不確定的電子郵件先放到草稿匣裡，等一小時後再回來重新讀一遍；這麼做可能會讓你產生不同的觀點。
●電子郵件無法取代親手寫的卡片。
●每天查看你的電子郵件。
●在發送任何郵件之前，請務必校對內容、檢查你的錯字和文法。
●將電子郵件的目的寫在主旨欄裡，並把你想要採取的行動寫在第一行或第一段裡。
●除非跟所有人相關，否則不要選擇「回覆所有人」。
●你的電子郵件必須簡短扼要。
●如果你要傳送的訊息跟前封郵件內容無關，請不要按下「回覆」的選項。換言之，要處理新主題時，請撰寫一封新的郵件。
●在郵件中使用全部英文大寫字母時要格外小心。全部大寫字母的內容，讀起來多半會讓人覺得你在大吼大叫！
●把郵件轉發給通訊錄裡的所有人並非明智之舉，除非你確定所有人都需要收到這則訊息。
●傳送笑話郵件給業務往來的對象是不恰當的，而且欠缺專業性。
●要給收件人足夠的時間回應。
●了解或是建立你們公司／部門的電子郵件文化，亦即收到信件後要在多久時間內回覆才算是符合期望。善意提醒：身為公司／部門的領導者，你有必要建立電子郵件的文化和期望。請記住，私人時間不受公事干擾，才會讓員工在工作時更有動力。
開會時的電腦使用守則
大多數會議的目的是要建立融洽關係；為了達到此目的，你在開會時要跟其他人進行目光交流。如果你認為有必要使用電腦記些筆記，務必確保你的同行夥伴裡有人可以與會議中其他人進行視線接觸。請參考以下原則，這些是非常重要的提醒：
●如果你是會議主持人，務必制定一套基本規則供與會者遵守。
●把焦點放在與會人士上，而不是你的電腦螢幕。
●除非你需要用到電腦，否則別放在桌上。
●謹記你出席會議的原因。
所有社交媒體
以下原則可以幫助你在所有社交媒體平台上建立良好的品牌和聲譽。
●你所張貼的照片必須是你身邊任何人看了都不會有問題的，這當中包括你的父母、孩子、老闆、同事和客戶。
●任何在商業場合裡會被視為不當的行為舉止，千萬別做。
●請記住，會關注你社交檔案的人不只是你的朋友。說不定未來哪一天有個大好的工作機會，卻因為你多年前的一則發文而受到影響。
●每則留言都應該合乎情理。
