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總覺得每天都在瞎忙? 「三層待辦清單法」更有效運用時間

文 / 一流人    
2020-07-09
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總覺得每天都在瞎忙? 「三層待辦清單法」更有效運用時間
僅為情境配圖。取自unsplash
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時間管理中很多朋友常常焦慮的另外一個問題,在於我們並非不認真,甚至我們可能每天都非常的忙碌,非常努力地去工作,或者去實踐很多生活中的事情。但最後感覺做的事情很多,卻覺得自己好像在瞎忙。 (本文摘自《時間管理的30道難題》一書,以下為摘文。)

● 可能是感覺自己好像都在忙別人的事情?
● 有可能做了很多事情,但好像沒有創造出一個讓自己滿意的成果?
● 還有可能是做的更多,卻更加迷惘,不知道自己真正想要的到底是什麼?

這些問題的核心,當然還是要回到這本書時間管理的流程,重新去進行目標的拆解。而假設現在目標已經完成拆解,接下來要開始進入每天到底應該要做些什麼事情的「每日待辦清單的選擇」。

在每日待辦清單的選擇上,我也有一個個人累積多年的經驗建議:

幫助我們設計出一個讓自己不會感覺瞎忙的每日待辦清單,我稱呼他為「三層待辦清單法」。

一般每日待辦清單的問題

在我看過的很多例子裡,一般待辦清單通常會出現幾種問題。

第一個問題,如果一般待辦清單有標明執行的時間,最後往往沒辦法照自己規劃好的時間去執行,反而需要花更多時間回頭去修正。像是早上10 點要做 A 行動,11 點要做 B 行動,當然看起來是一個很不錯的安排。但問題是每天的工作現場,會有很多臨時插入的意外,自己的狀態也沒辦法在前一天做好預測,如果早上10 點忽然被叫去開會呢?如果早上11 點自己忽然沒有想法呢?這時候這個待辦清單就被打亂了,甚至會因此開始覺得挫折與壓力,就會開始拖延不想去做。

為了避免這樣的一般待辦清單問題,我會建議一般的待辦清單上,不用預先安排要做什麼事情的時間,除非那件事情是有特定時間的會議或活動。

一般待辦清單的另外一個問題,是缺乏優先緩急的排序。可能是真的沒有排序,雜亂的列上去。這樣很有可能先做了一些次要的事情,最後重要的事情反而沒時間。

更有可能是知道需要優先排序,但覺得每個事情都非常重要,很難判斷重要次序。所以最後也就變成跟沒有排序一樣。

僅為情境配圖。取自pexels圖/僅為情境配圖。取自pexels

三層每日待辦清單

我目前會這樣設計每日待辦清單,分成3 個層級:

● 第一層:自我實現
● 第二層:進度推進
● 第三層:雜事處理

第一層,自我實現

在這一層要放入什麼樣的行動呢?要從我的目標中,去找那些真正屬於自我實現的願景的目標,通常這類目標沒辦法安排在進攻行事曆上面,因為沒有明確的時間點。但我知道,如果我不行動,這個個人目標就永遠無法往前推進。這樣的目標,透過現實化、子彈行動清單拆解後,把下一步行動放入每日待辦清單。

數量只要一個行動就好,也不需要放得太多。讓每一天的待辦清單都有一個行動,真正屬於自我實現的目標,如果今天可以完成,會為自己今天帶來最大的滿足與成就感。

以我自己為例,通常我會放在自我實現層的行動,一個是我的部落格文章寫作目標,一個是我的親子家庭育兒目標。在平常工作日的時候,我會在自我實現層放入當下正在推進的部落格文章行動。週末假日的時候,通常會放上跟家庭目標有關的行動。

在自我實現層,應該每天為自己選一個行動,不是外力強加的,是和我自己真正想做的目標相關,做到會實現自我滿足的行動。

第二層,進度推進層

在這一層的待辦清單中,我會對照前面提到的進攻行事曆。進攻型行事曆上有兩種資訊。第一種資訊是確定要去參加的會議、活動。第二種資訊就是那些有截止時間的目標專案,他們在這個禮拜、這一天的階段性成果進度。把會議活動,以及目標進度的下一步行動,放入「進度推進層」。

例如,這個禮拜的新書目標的階段性成果,是撰寫草稿。那麼今天我還要再推進的行動,可能就是:「用語音轉文字的方式,收集第二章的草稿」。同一時間,這個禮拜還有一個目標的階段性成果,是規劃一整天的時間管理課程,那麼在今天的待辦清單中,還要安排一個行動是:「先建立時間管理課程的大綱」。

僅為情境配圖。取自unsplash圖/僅為情境配圖。取自unsplash

進度推進層最重要的目的,是要讓我挑選出「今天非做不可,並且最有價值的行動」。約定好的會議,當然是非做不可的行動。那些重要的目標、任務,在今天的階段性進度裡面必須要推進的行動,更是非做不可且更有價值的行動。

這其實是判斷重要性的一個最好的標準,那就是重不重要,不取決於我們的感覺,而是取決於「現在這件事情是不是在進度上?」我們必須回到進攻行事曆去做一個輔助判斷,讓這兩個時間管理方法可以結合在一起,幫我們找出進度推層要寫下來的行動。

通常進度推進層安排的行動,對我來說數量最多就是4、5個行動。為什麼呢? 因為我的進攻型行事曆,最多一天會安排4個目標的進度條,每天我起碼要推進這個進度中目標的一個行動。

你可能會問我,難道不多列一點嗎?千萬不要,列得愈少愈好,只列絕對絕對必要的就好。

因為我們怕的是事情列太多,做不完帶來壓力,或是不知道如何選擇。我們不用擔心事情列很少,因為如果我們一不小心把它做完。大可以再回到目標金字塔,去挑出目標的下一步行動繼續做就可以。

三層待辦清單的第三層,則是雜事處理層

我的建議是先不要預先列事情。為什麼? 因為在職場工作的朋友,每天難免有些意外雜事會出現,除了可以先放入目標金字塔的雜事,還有「一定要做的額外雜事」。這時候,一定要做的額外雜事,可以用第三層的待辦清單來處理,利用額外時間去處理。

三層待辦清單的簡單練習:處理的時間

根據上面的三層待辦清單方法,我的一日待辦清單,可能像是下面這樣:

● 製作視訊會議軟體的比較表格(屬於部落格系列文章寫作目標,放在自我實現層)
● 用語音轉文字的方式,收集第二章的草稿
● 先建立時間管理課程的大綱(屬於新書專案、課程專案目標的下一步行動,放在進度推進層)
● 應付今日出現的其他一定要做的雜事

時間管理的一個關鍵問題,在於事情發生當下,大腦很難做出很準確的選擇。先選擇好的三層待辦清單。可以幫助我同時兼顧到自我實現的目標,以及那些工作家庭上必須推進進度的目標,還有應付每天臨時發生的意外的雜事。

我用一定的比例來安排每一層的數量,讓一天的行動可以兼顧人生的平衡。

我自己如何操作這份待辦清單呢?首先,既然是預先的選擇,所以最好能夠在每一天的早晨,或者前一天的晚上先選擇好。而且既然要先選擇,我們甚至可以把這個選擇的時間再提前,我自己會在每個禮拜天的晚上,去安排接下來一整個禮拜,每一天的三層待辦清單。

預先選擇會不會很花時間呢? 理論上應該是不花時間的,為什麼呢?因為我們前面已經建立好了「目標拆解系統」,所以這時候的流程不是憑空亂選,而是:

‧先有目標拆解系統
‧再有階段成果的子彈行動清單
‧有計算進攻行事曆
‧挑選下個禮拜的每日行動

因為是在系統中挑選,所以反而更加簡單、更加的明確。

在實踐這一個三層待辦清單的時候,我沒有刻意去安排什麼時候做什麼事情,除了會議行動之外。那麼在一天的時間裡面,這些行動什麼時候要執行呢?

如果有職場工作,那麼在辦公室的時候,當然優先先去做「進度推進層」的行動,要先做哪一個,可以根據當下的情況、當下的心情來選擇,如果卡關還可以利用積極休息法,替換進度的行動來做,因為都是今天應該要推進的行動,不用執著必須先做哪一個。

接著利用自己可以掌控的那些空檔,去推進自我實現層裡面的行動。就像神聖時間的概念一樣。在自己可以完全掌控的時間。應該要優先推進真正屬於自我實現的目標。

另外有時候我們需要做些簡單的事情,來轉換心情,這些時候就可以去處理雜事。

這就是我自己利用三層待辦清單的方法,你不一定要完全跟我一樣,但可以把握這裡面的思考的原則,來設計屬於你的真正有效的每日待辦清單。

《時間管理的30道難題:為什麼列出待辦清單更拖延?幫你克服拖延、養成習慣、達成目標!》一書,電腦玩物站長Esor著,創意市集出版。圖/《時間管理的30道難題:為什麼列出待辦清單更拖延?幫你克服拖延、養成習慣、達成目標!》一書,電腦玩物站長Esor著,創意市集出版。

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