時間管理中很多朋友常常焦慮的另外一個問題，在於我們並非不認真，甚至我們可能每天都非常忙碌，非常努力去工作，或者去實踐很多生活中的事情。但最後感覺做的事情很多，卻覺得自己好像在瞎忙。 （本文摘自《時間管理的30道難題》一書，以下為摘文。）
這些問題的核心，當然還是要回到這本書時間管理的流程，重新去進行目標的拆解。而假設現在目標已經完成拆解，接下來要開始進入每天到底應該要做些什麼事情的「每日待辦清單的選擇」。
在每日待辦清單的選擇上，我也有一個個人累積多年的經驗建議：
幫助我們設計出一個讓自己不會感覺瞎忙的每日待辦清單，我稱呼他為「三層待辦清單法」。
一般每日待辦清單的問題
在我看過的很多例子裡，一般待辦清單通常會出現幾種問題。
第一個問題，如果一般待辦清單有標明執行的時間，最後往往沒辦法照自己規劃好的時間去執行，反而需要花更多時間回頭去修正。
像是早上10 點要做 A 行動，11 點要做 B 行動，當然看起來是一個很不錯的安排。但問題是每天的工作現場，會有很多臨時插入的意外，自己的狀態也沒辦法在前一天做好預測，如果早上10 點忽然被叫去開會呢？如果早上11 點自己忽然沒有想法呢？這時候這個待辦清單就被打亂了，甚至會因此開始覺得挫折與壓力，就會開始拖延不想去做。
為了避免這樣的一般待辦清單問題，我會建議一般的待辦清單上，不用預先安排要做什麼事情的時間，除非那件事情是有特定時間的會議或活動。
一般待辦清單的另外一個問題，是缺乏優先緩急的排序。可能是真的沒有排序，雜亂的列上去。這樣很有可能先做了一些次要的事情，最後重要的事情反而沒時間。
更有可能是知道需要優先排序，但覺得每個事情都非常重要，很難判斷重要次序。所以最後也就變成跟沒有排序一樣。(延伸閱讀│哈佛日曆快10天：哈佛優等生、高效主管都在用的「奇蹟時間管理法」)
三層每日待辦清單
我目前會這樣設計每日待辦清單，分成3 個層級：
第一層，自我實現
在這一層要放入什麼樣的行動呢？要從我的目標中，去找那些真正屬於自我實現的願景的目標，通常這類目標沒辦法安排在進攻行事曆上面，因為沒有明確的時間點。但我知道，如果我不行動，這個個人目標就永遠無法往前推進。這樣的目標，透過現實化、子彈行動清單拆解後，把下一步行動放入每日待辦清單。
數量只要一個行動就好，也不需要放得太多。讓每一天的待辦清單都有一個行動，真正屬於自我實現的目標，如果今天可以完成，會為自己今天帶來最大的滿足與成就感。
以我自己為例，通常我會放在自我實現層的行動，一個是我的部落格文章寫作目標，一個是我的親子家庭育兒目標。在平常工作日的時候，我會在自我實現層放入當下正在推進的部落格文章行動。週末假日的時候，通常會放上跟家庭目標有關的行動。
在自我實現層，應該每天為自己選一個行動，不是外力強加的，是和我自己真正想做的目標相關，做到會實現自我滿足的行動。
第二層，進度推進層
在這一層的待辦清單中，我會對照前面提到的進攻行事曆。進攻型行事曆上有兩種資訊。第一種資訊是確定要去參加的會議、活動。
第二種資訊就是那些有截止時間的目標專案，他們在這個禮拜、這一天的階段性成果進度。把會議活動，以及目標進度的下一步行動，放入「進度推進層」。
例如，這個禮拜的新書目標的階段性成果，是撰寫草稿。那麼今天我還要再推進的行動，可能就是：「用語音轉文字的方式，收集第二章的草稿」。
同一時間，這個禮拜還有一個目標的階段性成果，是規劃一整天的時間管理課程，那麼在今天的待辦清單中，還要安排一個行動是：「先建立時間管理課程的大綱」。
進度推進層最重要的目的，是要讓我挑選出「今天非做不可，並且最有價值的行動」。約定好的會議，當然是非做不可的行動。那些重要的目標、任務，在今天的階段性進度裡面必須要推進的行動，更是非做不可且更有價值的行動。
這其實是判斷重要性的一個最好的標準，那就是重不重要，不取決於我們的感覺，而是取決於「現在這件事情是不是在進度上？」我們必須回到進攻行事曆去做一個輔助判斷，讓這兩個時間管理方法可以結合在一起，幫我們找出進度推層要寫下來的行動。
通常進度推進層安排的行動，對我來說數量最多就是4、5個行動。為什麼呢？ 因為我的進攻型行事曆，最多一天會安排4個目標的進度條，每天我起碼要推進這個進度中目標的一個行動。
你可能會問我，難道不多列一點嗎？千萬不要，列得愈少愈好，只列絕對絕對必要的就好。
因為我們怕的是事情列太多，做不完帶來壓力，或是不知道如何選擇。我們不用擔心事情列很少，因為如果我們一不小心把它做完。大可以再回到目標金字塔，去挑出目標的下一步行動繼續做就可以。
三層待辦清單的第三層，則是雜事處理層
我的建議是先不要預先列事情。為什麼？ 因為在職場工作的朋友，每天難免有些意外雜事會出現，除了可以先放入目標金字塔的雜事，還有「一定要做的額外雜事」。這時候，一定要做的額外雜事，可以用第三層的待辦清單來處理，利用額外時間去處理。
三層待辦清單的簡單練習：處理的時間
根據上面的三層待辦清單方法，我的一日待辦清單，可能像是下面這樣：
時間管理的一個關鍵問題，在於事情發生當下，大腦很難做出很準確的選擇。先選擇好的三層待辦清單。可以幫助我同時兼顧到自我實現的目標，以及那些工作家庭上必須推進進度的目標，還有應付每天臨時發生的意外的雜事。
我用一定的比例來安排每一層的數量，讓一天的行動可以兼顧人生的平衡。
我自己如何操作這份待辦清單呢？首先，既然是預先的選擇，所以最好能夠在每一天的早晨，或者前一天的晚上先選擇好。而且既然要先選擇，我們甚至可以把這個選擇的時間再提前，我自己會在每個禮拜天的晚上，去安排接下來一整個禮拜，每一天的三層待辦清單。
預先選擇會不會很花時間呢？ 理論上應該是不花時間的，為什麼呢？因為我們前面已經建立好了「目標拆解系統」，所以這時候的流程不是憑空亂選，而是：
因為是在系統中挑選，所以反而更加簡單、更加的明確。
在實踐這一個三層待辦清單的時候，我沒有刻意去安排什麼時候做什麼事情，除了會議行動之外。那麼在一天的時間裡面，這些行動什麼時候要執行呢？
如果有職場工作，那麼在辦公室的時候，當然優先先去做「進度推進層」的行動，要先做哪一個，可以根據當下的情況、當下的心情來選擇，如果卡關還可以利用積極休息法，替換進度的行動來做，因為都是今天應該要推進的行動，不用執著必須先做哪一個。
接著利用自己可以掌控的那些空檔，去推進自我實現層裡面的行動。就像神聖時間的概念一樣。在自己可以完全掌控的時間。應該要優先推進真正屬於自我實現的目標。
另外有時候我們需要做些簡單的事情，來轉換心情，這些時候就可以去處理雜事。
這就是我自己利用三層待辦清單的方法，你不一定要完全跟我一樣，但可以把握這裡面的思考的原則，來設計屬於你的真正有效的每日待辦清單。
(延伸閱讀│「先吃了那隻青蛙」啟動高效時間管理！要吃，就先吃比較醜的那隻)
