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一張餐巾紙,畫出你的簡報力

3大know-how 跟著做》
文 / 徐仁全    
2015-04-07
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一張餐巾紙,畫出你的簡報力
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傳統簡報太無聊,如何向乏味溝通Say No !

聲光俱佳的視覺簡報,常常有穿越人心,引你飛翔的能耐,這其中有2大核心,一是故事劇情架構,一是視覺溝通的方法。

要說一個好故事,不如說要編一個好故事。要會說一口好故事之前,就要先寫好劇本,編好故事,才能成為一個會說好故事的人。

想想《蜘蛛人》、《變形金鋼》、《蝙蝠俠》等電影為何一再賣座,連續推出好幾檔續集也仍然大賣,為什麼?說穿了你就不覺得稀奇,因為它們的劇情照著一定的公式在走,有一套的劇情發展公式,而且是讓觀眾百看不厭的定律哦!

如果不會說故事,或不會編故事,沒關係,照著這套公式,相信也能學個三五分,用在簡報上,也會立即見效,讓觀眾跟著劇情節奏走,被你吸引。

這套公式早就公布,也不是什麼祕密。很多學戲劇的都知道,基本的就是三幕劇,由亞里斯多德提出,每個劇情故事可分成3個階段:

1.布局、鋪陳:介紹主角,創造關係,也可能是一名英雄(likeable hero)有未實現的渴望開始。

2.衝突、抗衡:主角會遇到困難或挫折,這也是劇中最具張力的地方,而這些困難,將使得英雄實踐美夢之路受阻(encounters roadblocks)。

3.最後則是結尾:不論主角是成功或失敗,都會有一個結局,留給人們鼓舞或失望(emerges transformed)。

看似簡單的結構及原則,但卻能演變出上千萬部膾炙人口的電影或電視劇,其中最強的吸引力法則,就是冒險的號召。

冒險的號召

「冒險的號召」,是所有故事重要的轉捩點,讓觀眾將現實的情況抽離出來,進到一個可能的狀況中。

說白一些,就是讓現實情況與未來情況間的差距點出來,讓觀眾變得慌張而無法安心。建立不平衡,觀眾就會希望簡報可以解決不平衡。

《視覺溝通的法則》作者南西‧杜爾特(Nancy Duarte)以波形圖(sparkline)來解說這樣的不平衡。

就如英雄的故事一般,簡報過程不斷有某些新事物在發生,這種來來回回結構性的移動會推拉觀眾,讓他們感覺好像事件不斷地展開,在你頻繁的開啟想法與觀點的同時,觀眾會保持專注。

每個簡報的結論都會是生動地描述:當你的觀眾採納你提出的想法及建議時,會創造出什麼嶄新的幸福或未來。但要注意,簡報不是停留在結尾,是要去說服觀眾,讓他們採取行動,這才是簡報最終要達到的目的。

冒險號召讓觀眾從現狀中跳出來進到另一個未知的狀況中,進入你的中段故事發展。這時中段就要有不同類型的對比組成,讓人們自然被對比所吸引。因為生活中處處充滿著對比:男與女、老與少、善與惡、愛與恨等。

身為溝通者,你的工作就是透過對比創造並且解決緊張的局面。

在簡報或故事中運用對比,可以保持觀眾的注意力。他們喜歡經歷兩難的狀況,也喜歡解決兩難的方法。

對比的內容有刺激的作用,熟悉的內容則有安慰的作用,加在一起,這兩種類型的內容就會產生向前的動作。

對比用在影像上面也是一個很好用的方法,特別是PPT 中。我們可以先放一張PPT,讓觀眾了解現實的情況是什麼;然後再飛入一張較小的圖片進來,疊在原來的PPT 上,就明顯做出對比的效果。

對比手法讓觀眾了解他從現況跳進未來狀況後,這樣的改變會有什麼「效果」。

培養影像力,從餐巾紙背後開始

影像力其實是可以練習的,丹‧羅姆(Dan Roam)就是從一張餐巾紙開始。

只要隨手一張餐巾紙,背後塗鴉就是所有視覺故事的發想起點。他的《餐巾紙的背後》一書提出簡易的影像思考法則-- 66 法則。一般人「看」東西時,大腦會產生6 種不同資訊,以「6 W」代表:who, why, what, when, where, how much and how many,用來化繁為簡,讓你一目了然。

SQVID法則

是不是感覺你對影像有了一些想法及概念?回憶一下,其實這些圖像不就是平常簡報時常見的圖檔嗎?道理不難,就是抓住了簡單6W法則,就可以將大小事都用圖像表達。

另一種訓練視覺的簡便方法是SQVID,也是由丹‧羅姆提出。所謂的SQVID,是以簡單(simple)、質(quality)、想法(vision)、個別(individual arrributes)及變化(delta 希臘文)為首的字組。它們也分別對應5 種情境:精細(elaborate)、量(quantity)、做法(execution)、比較(comparison)及現狀(status quo)。

如果以蘋果為一個想法,你可以用這10種不同的情境去畫出你的蘋果。

你看,一顆蘋果可以想出10 種不同的情境與畫面,你也可以用財務報告或銷售目標為主題,畫出10 種不同的情境及圖像。試試看!動手畫畫、動腦想想,其實不難。

圖片可以替代千言萬語早已是公認的事實,同樣的,一張簡單的圖形也能取代裝滿數字的表格。

當閱聽大眾的注意力愈來愈分散,更多商業行銷及知識傳播需求的重點在於「如何把內容視覺化」,而追求「以設計整合數據背後故事」的「資訊圖」(infographics)正符合了這種需求。

為什麼我們的大腦喜歡資訊圖?

吸引力(Appeal)、理解(Comprehension)、記憶(Retention),是有效視覺溝通方法的3 大基本條件。影像與圖形應該總是要好看,並且鼓勵觀眾關注其內容。重點是我們要檢視能達到這種效果的原因,以及找到創造吸引力的重要因素。這絕對是傳達訊息這件事首要、也是最具挑戰性的步驟——讓接收訊息者願意聆聽你必須傳達的內容。

● 吸引力:設計之於數據,如同起士醬之於花椰菜。使用吸引人的圖像呈現資訊會立即得到讀者的關注,讓他們想挖掘更深入的內容。在商業上這不是一種「錦上添花」,而是一種「勢在必行」的做法。

● 理解:視覺系統能夠處理的資訊,比起所有其他知覺合併使用下還多,這都是因為視覺化具有「注意力前期」(preattentive)屬性的某些特徵,例如我們眼睛的快速感知(在250 毫秒內),及大腦精確的處理程序。

● 記憶:視覺化能立即與經常性地抓取儲存在我們長期記憶中的非視覺資訊。資訊圖不只在美感方面吸引人,更能透過情感與資訊加強連結,讓人們記住資訊內容。這種設計稱為插圖設計(illustrative design),包括視覺比喻、符號與圖解,及裝飾性架構。

簡報設計如何應用資訊圖而受益匪淺?

簡報世界經常奉行視覺化與資訊圖的原則。自從很久以前有人為了省事,首次利用一系列朝右邊上升的趨勢圖表以後,數據視覺化一直都應用在投影片說明。在如今的商業環境裡,以圖表來顯示公司趨勢與見解是很常見的做法。

不過,簡報設計最缺乏的是實際的設計元素。雖然微軟的簡報軟體PowerPoint 不可否認是很實用,大部分的人還是同意,它總是缺乏一點設計美感。軟體本身不是問題,問題出在創作者身上。

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