覺得動手整理很浪費時間？
需要參加的會議總是撞期？
收拾得很整齊，卻找不到需要的東西？
習慣性忘東忘西，就算記在筆記本裡，也常常翻不到關鍵的那一頁？
腦子裡想法混亂，無法有條理的思考，也沒辦法向別人表達你的想法？
電腦裡的資訊雜七雜八，資料夾連開十數個，卻還是找不到你想要的檔案？
工作效率差，多半來自缺乏整理。主動積極的整理，可以馬上找到需要的東西，工作不會停滯，不論思考還是行動都可以順暢進行，降低許多壓力，一旦時間有餘裕，心情也跟著輕鬆不少，工作成績自然比較好，也可以有比較多的時間讓頭腦和身體休息。
整理的方法會依照工作內容和立場而改變，與其追求適合任何場合的萬用法則，不如找出適合自己的整理方式。一旦做好基礎整理，以後每天只要花3分鐘，收拾一下就可以，非常簡單。
聰明整理要訣1
要考慮的不是如何收納，而是「如何使用」
不論收得多好，倘使很難取出，或很難使用都不成。也就是說，重點在「如何使用」，不在「如何收納」。為了便於使用，首先要考慮的是「容易取得」。
考慮發揮工作效能，整理東西時「使用頻率」是一個基準，用下面的方針整理，比較便於使用：
＊經常使用的東西→放在容易取得的位置；
＊偶爾使用的東西→放在容易找到的位置；
＊很少使用的東西→方便收納即可，平常不必整理。
聰明整理要訣2
整理時要製造餘裕
認為整理就是「收納」的話，會產生東西塞得太多的問題。整理多少需要「餘裕」，這個餘裕是吸收新增物件的地方，是守護整理狀態的緩衝劑。
倘使書桌抽屜能預留以下餘裕，使用起來會很方便：
＊上層及中層的抽屜到處可以見底；
＊下層較深的抽屜預留一個大空間；
＊正面淺抽屜留空位。
辦公室用品增加的話，多出來的用品可以放在抽屜上層及中層的「餘裕」裡。書架上放資料的位置也要預留空間，這樣，在塞滿書籍以前，可保不必整理的狀態。
聰明整理要訣3
光分類並不是整理
「分類」並非唯一的整理方式，重要的是你想要找到什麼，也就是便於檢索。整理資料的基本方法有以下3種，至於哪一種可以提高工作效率？將視工作內容而定，使用適合自己工作的排列方式最重要。
＊依照類別：適合工作內容有體系、有組織的人。
＊依照時間順序：剛使用過的文件一定放在最前端，也就是以使用頻率的高低做排列，對同時進行許多工作的人來說，較可同時掌控不同工作。
＊依照音標順序：例如把客戶名字按音標來分類。
聰明整理要訣4
所有的東西都就定位
整理到最後，就是把東西「就定位」，只要有固定位置，以後找起來就不會那麼辛苦，整理也變得輕鬆起來，不需要思考如何整理。
收納分「看得見」收納與「隱藏式」收納，整理也一樣。
＊「看得見」整理：容易整頓、清掃的東西、事物；
＊「隱藏式」整理：只要整理就可以的東西、事物。
「看得見」整理活用桌面，其條件除了整理，尚須加上「整頓」及「清掃」。容易做到這3項的東西，適合予以「看得見」整理。具體來說，形式一致的文件夾、書籍、資料夾等，只要用書擋集中，就容易整頓、清掃。
聰明整理要訣5
無法丟棄卻不需要的東西，可以扔進「資源回收筒」
整理時要有「餘裕」，問題是「地方」不夠。倘使你現在使用的地方已經堆滿東西，丟掉部分現有的東西，是創造空間的方法之一。
「丟棄」的技巧是整理的一大要素，最需要的是「魄力」。但還有個「不需要魄力的丟棄法」，這與電腦的「資源回收筒」概念是一樣的，也就是設定一個類似「資源回收筒」的地方，把不用的東西丟到那裡，就不會有「萬一以後要用怎麼辦」的不安。比如，把資料櫃的一角設為「資源回收筒」，放置「很少使用的東西」的地方也是「資源回收筒」，地方不夠時，從中選出「不會使用的」丟掉，就不會那麼為難了。
聰明整理要訣6
分「日常」和「特別」兩種整理方式
整理的實際作業可分2種，對於現在東西已經多到滿出來的人，首先需要「特別整理」，但過一陣子後，你就只需要「日常整理」了。
特別整理有分全部一次搞定的「全部整理」，和把四周環境分出幾個區域，再依照區域來整理的「分區整理」，建議使用後者，因為不必拘泥於「大掃除日」或「有沒有空」。分區整理時的重點在於文具、資料不要用種類來分類，請思考「如何使用」每個區域，然後按區域別進行整理。整理前先做出設計圖，思考基本設計。
聰明整理要訣7
利用各式隔板整理
找到合適的隔板，對整理的進行速度有很大的影響。
抽屜隔板可將「經常使用的東西」、「偶爾使用的東西」、「很少使用的東西」做區分。書擋是書架上製造「餘裕」空間的必需品，也可以放置在中、下層抽屜，支撐豎起的CD、文件等。檔案盒可替代書擋，同時具有收納和支撐功能，也可當「餘裕空間」或「垃圾桶」。透明盒適合放「偶爾使用的東西」和「很少使用的東西」，也可當作「看得見的收納」。
整理隔板並非辦公室用品不可，許多原本不是整理隔間用的小道具也很好用，重要的是找適合自己的工具。
聰明整理10問
Part 1：整理你的思緒
行動前，先在腦子裡整理一下。調整整理的觀點，或是想一想該怎麼整理比較好。整理不是整頓，也不是清掃。什麼才是有效率的工作方式？
問題1：整理是一項非做不可的義務？
會這樣認為，原因在於通常我們是在別人的命令下，才會整理，心不甘情不願打掃、整理一下，其實這不算真正的整理。先想清楚，自己為了什麼理由整理，如此才會找出整理的方向，思考整理東西、資料和資訊要花多少時間，怎麼執行，才會提高工作效率。
問題2：分類就算是整理？
從提高工作效率這個角度來看，其中一個基準就是「使用頻率」，換句話說，與種類和分類無關，愈常使用的東西愈應該放在手邊，這點很重要。由於辦公室可供收納的空間有限，不常使用的東西，即使放在比較麻煩取用的位置，也不會造成太大不便。
問題3：有時間才整理嗎？
很多人以「工作結束後一次搞定」、「等忙完了有空再做」這樣的優先順序來看待整理，但要成為工作上的達人，就希望能夠絲毫不浪費時間的運用東西和資料，從這個角度看，提高效率的便利性，應該站在最高的優先順序才對，整理自然不能拖到年底再做一次大掃除，而是當工作的一部分，好好控管時間完成。
問題4：有沒有所謂完美的整理？
乍看之下的完美整理，其實非常容易露出破綻，要拿最底下的東西，必須把上面的統統搬開，而且連多增加一個東西的空間都沒有。完美整理也太花時間和工夫，應該是花20％的力氣與時間去整理東西和資料，以便達成80％的工作效率。而且整理的方式會隨工作內容及環境改變，今天做的整理，可能到了明天效果就變得有限，換言之，沒有永遠有效的整理。
Part 2：整理你的工作
工作始於桌子，終於桌子。不好好整理桌子附近的環境，將無法好好工作。整理好桌子，工作效率自然提升。
問題5：辦公室所有的東西都該分類嗎？
辦公室共用的東西以一般基準做分類，例如文具、傳票、釘書針、迴紋針等，分門別類的收納進抽屜，讓每個人都可以毫不遲疑的找到需要的東西。但你的辦公桌是你個人工作的地方，一切以便於工作為優先，桌子四周大概1公尺左右都不必分類，而是由「使用頻率」來決定，哪個東西常用，就固定放在離自己最近、最容易取得的位置，並依照工作性質，將不同東西搭配放在一起。
問題6：怎麼樣的擺放方式最佳？
不只限於桌子，「豎立」可說是放置東西的基本法寶，既容易拿取又不占空間，不論是資料、書籍、CD、文具，甚至是暫時不用的電腦鍵盤與筆電，都可以立著放，桌面就顯得寬敞許多。
問題7：辦公桌該如何整理才能配合工作需求？
配合工作內容，首先以最重要的物件為中心，再來考慮其他空間放什麼東西。經常使用的資料可放在桌面兩側等工作時用不到的地方，電話要放在非慣用手那一側，電腦放辦公桌正面，不過為了有空間寫東西，不用時可以把鍵盤或筆記型電腦豎直擺放。
問題8：抽屜該怎麼活用？
上層抽屜最靠近手邊，裡面的東西容易取得，另外由於容積小，不必太用力就可以拉出，整理時要小心堆放太多經常使用的東西。中層抽屜距離不近不遠，容量又不大不小，最容易浪費空間，使用堆疊透明盒是增加效率的好方法。下層抽屜是唯一可放置有高度的物件之處，請注意活用其特徵，另外也可以當「資源回收筒」，處理不常用的東西。正面抽屜寬又淺，適於放置又大又薄的東西，如果沒有這樣的需求，不妨利用隔板使其變身成為收納小東西的地方。
整理抽屜的重點在「立體」，不是水平，而是垂直區分。例如把經常使用的東西各自收納在淺、中、深3層抽屜裡，就不會有東西放不下，要放進其他抽屜的事發生，後面的空間依隔板區隔使用，也不會閒置浪費，每個區域都可以充分的使用到。
Part 3：整理你得到的資訊
商務的資源在人、物、錢與資訊，整理好桌子以及周邊的東西，就等於是整理資訊，使工作更順暢。
問題9：每天都收到一大堆資訊，該怎麼整理出對自己有用的？
處理資訊時，基本上可分成3類：一是備忘資訊，如預定行程、工作記事、靈光乍現的點子；二是筆記資訊，如工作報告、會議紀錄、讀書筆記；三是數據資訊，如統計數字、商品綜合目錄。
絕大部分備忘資訊用過即可丟棄，便沒有整理或保存的價值，但為了使資訊「看得見」、「一元化」，預防遺忘或混亂，建議把備忘資訊集中記錄在同一本記事本上，可以一目了然。相對的，筆記資訊與預估未來可能會用到的數據資訊，卻必須為了保存而整理。
問題10：資料與文件該如何整理？
大量文件需要「檔案整理」的技巧，也就是把文件用檔案來分類整理，讓原本分散的文件，因為內容相關，變成一個檔案之後，不會有遺失一張文件的情形發生，也容易在大量文件中尋找、取出所需，便於移動保存。
市面上賣的檔案夾多半是透明的文件夾，不過我會建議使用牛皮紙信封的「袋裝檔案」。只要把相關資料和文件都裝進舊的牛皮紙袋，把標題統一寫在信封右側，按照「時間順序」是基本排列法，也最好用。
