我在微軟工作時最常遇到的狀況，就是準備簡報的時間可能只有幾天，而同時參加會議的對象可能超過20位。如果你是我，會如何準備？你必須很清楚地知道「Who」，例如他過去的工作及專業背景、溝通喜好、決策偏好，還有對資訊理解多少等。上述都是你是否能透過簡報與對方有效溝通的決定因素。（本文節錄自《賺回4,000萬的簡報技術》一書，作者：蘇書平，大是文化出版，以下為摘文。）
我記得有一次，同事臨時和一家銀行約了一場談金融數位轉型的會議，時間訂在3天後，當天參加的人員包含該公司的總經理、資訊長、財富管理部副總，以及其他單位的協理。
其實這是一場壓力非常大的簡報，因為我過去未曾拜訪這家銀行，再來這位總經理已經60歲了，而當年才40歲的我，居然要在短時間內，準備關於這家銀行該如何轉型的建議。所以我和同事開完會後，當場就列了以下3個問題：
所幸我的同事很快在一天內，就提供我所需要的資料，讓我能根據這些線索，模擬當天可能遇到的場景，並快速做出一份提案。
除此之外，當天我也和業務團隊提早抵達現場，只要有人進會議室，我就馬上前去交換名片並簡單的問候，這些短暫卻快速的互動，都是為了讓自己更清楚了解，即將要溝通的對象是誰。
從多年來的經驗中我發現，簡報最常遇到的問題是，無法與聽眾對焦，未能針對客戶（或主管）的需求與溝通風格進行提案。因此，你必須用客戶、同事或主管看得懂的語言；其次是選擇合適的簡報工具，進一步與他對話和溝通。
所以，你必須很清楚的知道「Who」，例如他過去的工作及專業背景、溝通喜好、決策偏好，還有對資訊理解多少等。上述都是你是否能透過簡報與對方有效溝通的決定因素。
面對年長的溝通對象，建議要談重點，不要花太多時間鋪陳，且要提及各種建議方案或成本分析比較。因為相較於年輕的溝通對象，年長對象偏向保守，而透過這種方式容易消除對方的不安感。
有時候我會分享很多新科技趨勢的題目，例如數位轉型或智能機器人，但這可能會改變年長者習慣的工作方式，或讓對方覺得有飯碗不保的疑慮。所以在簡報溝通的過程中，必須先考慮對方可能會產生的負面想法，致力降低他的不安感，這樣他才會願意聽你分享。
例如我可能會告訴對方，智能機器人不會取代你的工作，它只是協助你減輕平常重複性高的工作負擔——像是整理公司的各種報表。透過善用智能機器人，你能省下寶貴的時間，做其他更有價值的工作。
所以對象的設定與分析非常的重要，畢竟簡報的目的，就是要讓聽眾採取你希望的行動。
因此事前，你得先了解對象的興趣與背景，因為任何一位參加者的「職位」、「對資訊的掌握程度」、「過去的工作背景」以及「對參加本次會議的期望」……都會影響你的溝通方式和效果。
（延伸閱讀│「溝通力」是讓對方愉快說話的能力：在提問前面加上「這3個字」）
AI時代的簡報思維
在這個世代，AI已經不是未來，而是日常。根據最新數據，ChatGPT的每週使用人數已經突破7億，這代表它不只是工具，而是知識工作者隨身攜帶的「第2大腦」。
為了幫助讀者更快掌握簡報技巧，我特別設計了一個專屬GPT（chatgpt.com/g/g-X6UDqTK8d-steve-presentation-skill-best-practice-book），讀者可以隨時進去查詢最佳實務，並獲得客製化的簡報建議。
這不僅是一個查詢引擎，更是一個隨身教練。更重要的是，我也整理出幾個能立即上手的提問模板，協助你在製作簡報前，能先釐清「方向」與「重點」。
其中最實用的一個，是簡報主題與目的分析的指令模板。請根據以下欄位，針對你的簡報進行分析並填寫：
1.簡報主題目的
·這是一場什麼樣的簡報（例：提案簡報、策略簡報、內部進度報告）？
·本次簡報的主題為何？請簡要說明。
2.溝通對象
·主要聽眾是誰（例：總經理、行銷主管、客戶、合作夥伴）？
·他們關注的重點為何？是否參與決策？
3.期望目的（對對方的期待與目標）
·你希望簡報能讓聽眾「理解」什麼？
·希望他們在思考層面獲得什麼共識？
4.採取行動（對對方的行動期待）
·你希望聽眾聽完後「做出什麼決策或行動」？
·是批准預算、支持提案、安排下一次會議，還是其他？
這個提問模板架構能幫助你在製作簡報前，快速釐清「主題、對象、目的、行動」，讓簡報不再空泛，而是具備清晰的說服邏輯。
●情境：補人提案簡報
以下是一個實際套用的案例，來自我在公司內部的工作情境：
1.簡報主題目的：這是一場針對人力資源補強的提案簡報，說明目前團隊人力不足對專案進度的影響，並提出補人建議，以確保Q4關鍵產品能如期交付。
2.溝通對象：技術長（CTO）、營運部經理與人資主管。他們關心的是：預算是否合理？補人能否真正改善瓶頸？是否有其他替代方案？
3.期望目的：讓主管清楚理解，團隊已經超出負荷，若不補人將導致交期延宕與客戶滿意度下降，甚至影響公司營收與信任。形成的共識是：補人。
4.採取行動：核准新增一位資深後端工程師與一位前端支援人員，批准人力預算，並指示人資部門立即啟動招募流程。
透過這樣的分析，你會發現，簡報不再只是「做得漂亮」或「講得流暢」，而是能清楚回應聽眾的關注點，並引導他們做出行動。這就是高效簡報的真正價值。
（延伸閱讀│有效開會6步法：一個員工未來在公司能爬多高，就看他如何開會）
