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電子郵件寫得冗長有禮才最無禮?好的商業E-mail「4句」就夠

電子郵件冗長不代表有禮貌。

遠見好讀
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遠見好讀

2024-12-20

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《關鍵「四句」!》/僅為情境圖,取自unsplash
《關鍵「四句」!》/僅為情境圖,取自unsplash
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職場溝通最怕花很多力氣,卻只聽到對方回應:「你到底想表達什麼?」再複雜的事,其實簡單「4句」就能精準表達。無論是商談、會議、企劃報告,面對聽、說、讀、寫的溝通時,你得在短時間內架構邏輯,用最有效的方式讓對方理解,達成百分之百傳達。(本文節錄自《關鍵「四句」!》一書,作者:樋口裕一,商周出版,以下為摘文。)

在此,我想先談談沒有自覺、寫法太過彬彬有禮,結果導致鋪陳冗長的例子,這種狀況也能利用4句模式加以改善。

【事例】鋪陳過長的商業電子郵件

大家好。

十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。

會議進行了很長的時間,也出現多次熱烈的討論。

就對策委員會而言,看到各位對此議題如此高度關注,安心了不少。

今後本會擬持續觀察市場動向,並一邊與各位進行商討。希望後續營業部同仁到各大書店、編輯部同仁與其他公司或作者接觸、以及總務部同仁與廠商聯繫時……公司各個部門都能協助收集相關資訊。

此外,公司收到了大量投稿。

因此,對策委員會打算針對這些稿件各自的條件及優缺點進行匯總,並於下次七月九日(五)的對策會議中提出報告。

希望大家都能以正面積極的態度迎向書籍電子化的趨勢,將此視為全新的事業契機,並且踴躍出席下次的會議。

七月一日

電子書對策委員會

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***

以往這類同時分發給「各部門相關人員」的書面文件,都是寫在紙本上,而為求文章體面,或許需要寫出相當份量的篇幅。不過時至今日,許多公司內部文件幾乎都是使用電子郵件,正因如此,商業場合中的資訊發送頻率大增,而且內容變得簡短扼要。

基於此故,凡是一般的商業電子郵件,必得設法避免「愈求禮貌,愈寫愈冗長」。無論是寄件者,還是收件者,對於他們而言,冗長的電子郵件只會浪費時間,經濟效益當然不佳。(延伸閱讀│台灣人在英國職場工作超過10年,她體會2個不需言傳的溝通潛規則)

為了避免特地寫了卻沒人願意看;或是遭人埋怨花了時間看,卻不明白所為何來,不妨養成運用4句模式擷取重點的習慣──

拋開「禮貌=冗長」的錯誤認知,轉念為「禮貌=簡潔」的習慣吧!

就這封信來說,最重要的就是必須釐清最想表達的內容為何:

應用「基本布局型4句」

①拋出問題:十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。

②表達意見:就對策委員會而言,為求得以有效活用各部門資訊,希望今後也能繼續保有與各位商討的機會。

③展開論述:另外,針對公司收到的大量投稿,本會擬匯總之後,於7月9日(五)提出報告。

④結論:希望大家都能將書籍電子化的趨勢視為一種事業契機,踴躍出席下次的會議。

明明擷取重點後只要4句就能交代清楚的內容,卻被寫得又臭又長的例子,其實相當多。然而,由於商業電子郵件無人可代為檢查,只能靠自己察覺修改,因此絕不疏於自我檢查的心態十分重要。

(延伸閱讀│只要在「我」後面多加一個字,就能改變雙方關係的溝通術)

《關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術,讓你在人際及職場上無往不利!》,作者:樋口裕一,商周出版

《關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術,讓你在人際及職場上無往不利!》,作者:樋口裕一,商周出版

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