為了確保不耽誤彼此的工作時間，遠距工作模式鼓勵員工無論是討論、做決定還是給予意見反饋，都盡量用書寫的方式交流，而事實也證明，利用這種方式溝通往往更有效率。（本文摘自《#WFH也能發展國際職涯》一書，作者：讀者太太，以下為摘文。）
「不同步溝通」對跨國公司來說更為重要，員工來自世界各地，所在時區不同，上班時間自然不可能同時的前提下，善用「不同步溝通」的技巧就變得格外關鍵。
譬如跨國團隊共同合作時，臺北的早上是英國的深夜，要在彼此的上班時間一起開同步會議是比較困難的事，然而非同步會議可以解決這個問題，無論是用Slack、Microsoft Teams的線上討論，或使用Trello、Jira的看板任務，都可以協助團隊成員們在不同的時間段參與任務。
「不同步溝通」除了可以克服時差，對內向或不擅長在眾人面前即興發表意見的人來說，也是一大福音，算是另一項隱藏版優點。
總之，「不同步溝通」是遠距工作模式和傳統工作模式最大的差異之一，如果硬要在遠距工作時，要求每項溝通都是同步且即時的，根本是不可能的任務，遠距工作的入門者請務必先做好心理準備。
雖然部門主管認為使用email和即時通訊軟體的時機應視個人習慣而定，但就我在英國職場工作超過十年的經驗，以下幾個原則是彼此不需言傳、但都有默契遵守的潛規則：
一、Email具有某種程度的正式性，而且可以較有系統地追蹤和建檔，需要表達正式感或寄出有法律效力的文件時，通常以email為主。
譬如第一次和客戶聯絡時，一封有禮貌的email絕對非常必要；招聘人員的過程中，寄出面試邀請或聘雇合約時，用email聯絡也比較適當；對公司內部來說，向員工寄出懲處通知時，也必須使用email，畢竟事涉敏感且關乎法律權益，不適合用通訊軟體傳遞。
事實上，將email預設為主要的溝通工具是不理想的，大部分的email對提高生產力沒有太大幫助（你一定寄過很多信件內容不超過五個字的email，這些郵件若不是根本沒有必要性，就是可以用即時通訊軟體的一個符號表情搞定），而上班族卻每天得花許多時間處理email。
根據統計，英國每位員工平均每天收到的email數量是121封，而且有逐年增加的趨勢。跨國電腦軟體公司Adobe的調查更發現上班族每天要花超過3個小時處理email，也就是說每位員工一星期至少花15個小時寄發電子郵件或檢查信箱，換算成年度來看，一年52星期裡，平均花在email上的時間竟然高達20個星期。
二、即時通訊適合用於非正式對話，尤其是簡單又需要即時回覆的問題。
西方職場大多鼓勵員工盡量使用即時通訊軟體，因為能大量節省溝通時間，提高員工生產力，根據統計，職場通訊軟體Slack協助員工增加生產力高達三成。
即時通訊軟體不但即時性比email高，它的符號反應功能更堪稱人類溝通史上最偉大的發明之一，讓再忙的人都能空出一秒鐘時間按個讚表示認同，或是按個愛心表示感謝，這麼方便的功能立刻打趴email，更別提省下那些寫「Dear XX」和「Yours Sincerely」的時間了！
但即時通訊軟體並非完美無缺，遠距工作者使用即時通訊軟體時要適度、適量，千萬不要認為反正是即時的又不那麼正式就卯起來狂傳，如果因此造成同事的壓力反而弄巧成拙。
請記得，即時通訊軟體和email應該相輔相成，互補不足，選擇適合的媒介和同事溝通的目的是提高工作效率，而不是讓其他人感到工作量加倍。
如果真的不想被即時通訊軟體打擾，可將自己的線上狀態改成「請勿打擾（Don't disturb）」，以確保能維持百分之百的專注力在重要工作上。
回到那句經典的廣告詞：「科技始終來自人性。」無論是email或線上即時通訊軟體，溝通的原則都是一樣的，使用精準的字詞、有禮貌的態度，加上最大化訊息的涵蓋量，不要讓人覺得你言不及義或講話沒重點，這些都是職場溝通亘古不變的最高指導原則。
