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不浪費對方的時間,是最好的禮貌!訊息分3種,練習1分鐘準確說重點

工作必備的文字力!
文 / Slasify    
2021-11-24
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不浪費對方的時間,是最好的禮貌!訊息分3種,練習1分鐘準確說重點
僅為情境圖。取自unsplash
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在工作上比起口頭溝通,我們更需要大量的文字溝通。有時候主管不在辦公室,或我們剛好在外面,還有未來遠端工作的盛行,文字表達能力只會越來越重要。希望在匯報工作時,我能用一句話回覆主管所想知道的答案。

問題一、報告很詳細,為什麼被臭罵?

主管:最近公司業績如何?
員工:是……。最近一季銷售額為兩百萬。營業利益100萬,自由現金流量為90萬。昨天股票收盤價……。
主管:喔!所以呢?
員工:還有銷售成本……
主管:我是問你「業績怎麼樣?好還是不好?」
員工:喔!似乎回升了不少。
主管:好啦!有上升就是了,我知道了……。 

你們也有這樣類似經驗嗎?回覆主管不是他要的答案?

主管要的是「評價」訊息,可是員工卻不斷傳遞「記述」訊息,原來訊息還有分類呀!

問題二、訊息百百種,差別在哪?

1. 記述訊息

描述事務的景象和現象本身叫記述訊息。

例如:「這個寶特瓶得容量為500毫升。」先不管傳遞者傳達這句話的意圖或暗示,他就是在表示這個寶特瓶的容量為500毫升。「東京鐵塔高333公尺」、「A公司共有5000名員工」,這都是記述訊息,同時也都在描述一個現象。

2. 評價訊息

表達某一景象或現象的好壞叫評價訊息。跟前面相反,評價訊息表現出情況或現象的好壞。例如:「這個寶特瓶真漂亮。」、「東京鐵塔是一座美麗的高塔。」。

這些都是屬於評價訊息,都強調表現出「好」的解釋。像我們去一家餐廳吃飯後,會去評論這家餐廳好不好吃。

3. 規範訊息

要求事物應有的狀態,以及人該採取的行動叫規範訊息。例如:「這個寶特瓶的容量應該要有500毫升。」、「遊客應該登上東京鐵塔。」

這些都是屬於規範訊息,但規範訊息有很多種表現方式。例如,請求式的「拜託你,登上東京鐵塔吧」,還有命令式的「你一定要登上東京鐵塔。」也都屬於規範訊息。

以上三種訊息,可以運用在職場上不同的狀況,如果是公司角度想規範制度,就用規範訊息,若是主管問我們業績如何,我們就可以使用評價訊息。

小結一下本書中所提到的,這三種訊息是可以互相運用的。或者我們使用記述訊息,對方會以為是評價訊息,而影響了對產品的看法。例如:「這台筆電耐用度很高」,「耐用度高」為記述訊息。沒有清楚表達好壞的判斷,但接收者通常會認知:耐用高=好。是不是很好玩!

僅為情境圖。取自pexels圖/僅為情境圖。取自pexels

問題三、那怎麼把訊息表達清楚?

1. 說話沒主詞,別怪人家不懂你意思

我們亞洲文化,習慣講話模糊又迂迴,反而是造成溝通不良的地方。我們比較不常使用主詞,例如:英文的「I love you」,中文我們通常習慣說「愛你」或「喜歡你」,我們會省略主詞,但在職場上省略主詞是大忌阿,善用主詞,影響別人思考為首要關鍵!

職場上有些人講話都講關鍵字,不把句子講清楚,我們怎麼聽得懂呀?!我們秘書/特助,在這方面真的是扮演關鍵角色,有時候還要負責翻譯中文。所以,避免誤會,建議還是把主詞敘述出來,我們可以參照下面這個例子:

欠缺主詞容易造成很大的誤解。僅為情境圖,取自ÏVNÑING 圖/欠缺主詞容易造成很大的誤解。僅為情境圖,取自ÏVNÑING

2. 讓對方自行解釋主詞,很不保險

欠缺主詞容易造成很大的誤解,訊息中這兩位大大,溝通根本不在一個頻率上呀!只顧著講自己的話。由於我們要申請大陸營業執照才有辦法使用大陸某廠商的系統。他們所講的廠商完全是不同方向的,一個是營業執照廠商,一個是系統的廠商。所以表達越仔細越好,連廠商名字阿、具體的事情等等,除非你們默契很好,不需要主詞幫忙,否則,請記得把句子的完整結構表達清楚。

3. 想要活化思考,加上及物動詞就對了

想像一下,如果車站廣播是「請注意,車掌要關門了」,可能會發生什麼狀況?月台上想要上車的乘客會嚷嚷:「先不要關!」、「為什麼關起來了?」,可能會開始找對象來交涉或提出要求。

使用及物動詞,可以意識到行為者,因為行為者是活生生的人,他抱持著意圖、意志、希望,傳達給接收者後,可以刺激對方腦部。因此,在邏輯表現上,作者鼓勵大家使用及物動詞來思考事情。

4. 要對方別想、照辦,你就用不及物動詞

「門要關了!」聽起來如何?感覺像門會開開關關是自然現象。聽起來就像契約書上面會出現的「不可抗拒的力量」,找不到行為者,「無奈」只好接受。

5. 訊息傳達,由上而下效果更好

別賣弄懸疑,一開始就講重點。一開始上述對話,當老闆問我們公司業績狀況時,老闆只是想知道重點結果,是「好」還是「不好」?在傳達最終訊息給對方的階段中,由上而下法最具效果。最好不要表達像推理劇或懸疑劇,直到最後才揭曉謎底。

「一分鐘溝通」訓練

也讓我想到另外一本書,曾在《開口就說重點》這本書中讀到,作者齋藤孝所提出的「一分鐘溝通」訓練法,他提倡任何發言都務必在一分鐘內迅速完成,透過日常的訓練,不斷整理、練習、檢視自己的溝通內容,成為一個口條俐落、思緒敏捷的演說者。

在開會中,讓對方接收的資訊都是重點中的重點,避免多餘的雜音、贅詞干擾,「不浪費對方的時間,便是最好的禮貌」。

文字表達能力只會越來越重要

在社群軟體的時代,遠端工作者無法即時接電話的工作情境時,文字表達能力越來越重要,再者,職場上如何表達讓主管直接抓到重點,讓主管聽到他想聽的話,而不是自顧自地表達我們想表達的,文字表達也是成為一種現代人必備溝通技能,要怎麼表示讓人聽得懂,以及運用文字的力量影響對方進而達到我們想達到的目標。

文/Ïvy Chuang,原始文章:ÏVNÑING 

(原文刊載於《Slasify》;本文獲授權轉載;內容僅反映作者觀點,不代表本社立場。)

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