每一個危機都是可以預防的。然而，唯有真正有先見之明的經營者才會意識到：危機永遠會發生，問題只在於如何預防。其他的經營者則不認為會發生危機，所以不加以預防，然後窮於應付。因此，建立一個完備有效的危機預防制度，才是企業的成功基石。
建立危機預防制度的第一件事，是審查公司的規章制度。
很多公司愈做品管，營運愈糟，原因即出在當初公司於規章設計時就先有了缺失。因此，追本溯源，我們得先看公司的規章可不可能造成危機。然後再列出所有可能的危機，找出每個可能導致危機發生的狀況，再建立監控制度偵測每個狀況。
一般而言，公司的運作包括了三十六個程序，包括人事管理、會計、生產等等，每個環節都可能出現危機，我們必須逐一建立監控預防機制。大約每五到十年就把公司的各項辦法規章拿出來好好看看，有定期的檢討才會有定期的進步。
第二件事，是看管理人員有沒有一直和國外最好的科技與資訊保持接觸。如果主管的時間都耗在辦公室或工廠裡，那在吸收技術新知方面，危機就相當大了。他如果不能隨時取得最先進的科技，這裡面便有兩重危機：一、他看不到危機可能會從哪裡來，無法先行防範；二、因為不知道競爭之處，很多可以改進的地方沒有改進，結果就會遭到市場淘汰。
建立期望控制鏈
第三件事，則看主管有沒有三到五年的遠見。他們每天事情都很忙，但不能只忙每天的事。如果只看今天不看明天，只看明天不看明年，只看明年不看五年以後，那要怎麼預防危機？高層主管或經理其實工作量都很重，在埋首工作之餘，許多人無暇也無力瞭解世界趨勢，不知道在自己的領域裡還應該做些什麼。即使要他們談，通常他們所看到的，也只是顧客在當時的反應，沒辦法主動看到以後的危機。
國內企業界近來也常舉辦一些主管研習會，但多半只是表面文章。美國大公司的作法就完全不同，參與研討會的成員一天睡不到四小時，公司還請來全世界最頂尖的專家教授課程，帶領高級主管趕上世界水平。而且研討會後一定持續追蹤，並有財務的支持。如果談了半天，最後不撥錢下來，等於是空談了一場。如果沒預算、沒執行，只是辦了場休閒活動，對危機預防一點效果也沒有。有經費，才能執行；有執行，才能追蹤；有追蹤，才能有成效；有成效，才能預防危機。
第四件事，是製造一個控制鏈（Control Lop），亦即在公司中建立一種控制的機制。人是很簡單的動物，任何一個員工都會希望達到你的期望，沒有人今天來做事是想被開除的。但是，大部分的老闆不把期望明確寫下來，或者今天的期望和明天的又不一樣。老闆或許認為這樣自己可以擁有完全的主宰權，可是當公司對員工的期望經常變動時，就無法製造出一個控制鏈，員工也會對主管喪失信任。相反地，應該把對員工的期望寫下來予以公布，員工表現若低於期望，你可以施予懲罰；若高於期望，則予以獎勵。一層一層地，董事長對總經理寫期望、總經理對經理寫期望、經理對主管寫期望、主管對員工寫期望，這些期望都是與公司經營相關的，由上至下，像食物鏈般地形成一個控制鏈，緊密控管每個人的表現。接下來，一定要有獎懲制度的配合，確實進行考核，而且必須持續一貫。
第三步，還要給員工回饋，這點非常重要，而且很少有老闆瞭解。當你獲悉某個員工有高於或低於期望的表現時，要讓他知道。具體地告訴他，他有哪幾點做得超過了期望標準，表現得很好；或者哪幾點低於期望，必須再加強。
也許有人會疑惑：這些訊息很重要嗎？不要懷疑，它們真的非常重要！根據我們研究發現，其實對大部分人而言，金錢的獎懲並沒有那麼重要，自我肯定與成就感反而會產生更大的驅動力。雖然大家都想賺錢，但心理的滿足往往更為重要。許多主管一想到獎懲，就只想到用金錢或升遷做為工具，不知道即時把評價回饋給員工——一種不需要成本、只要費點心的溝通——其實更為重要且有效。
接下來，就要審查員工有沒有進步、對你的評價有沒有正面回應。如果有，顯示控制鏈已經形成。然後就可以每隔一年、兩年，把期望標準往上修正，過幾年之後，你的期望就已經比其他公司都要高，而員工的素質與能力也遠遠優於其他公司。
讓主管「擁有」危機預防制度
要在一個公司建立危機預防制度，常常會引發內部的反彈，因為主管可能認為這是對他們能力的否定，因而抱持抗拒的態度。一般主管馬上想到的，是先在老闆面前保護自己，不讓自己的能力受到懷疑。但大家要知道，建立危機管理制度，並不代表主管的能力不足，只是要在其專業知識上建立一個制度，強化組織上預防及處理危機的機制而已。
希望當面臨危機時，不是有的時候可以預防、有的時候可以處理，而是每次都能預防、每次都能處理，沒有任何例外。
化解疑慮與反彈是非常重要的，因為重點在於讓這些真正負責運作的人自己建立一套危機預防制度，之後才能真正落實危機預防及處理。如果由一個外人替他們設計，他們通常不會接受，結果便永遠運作不了。所以首要之務，是讓他們「擁有」這個制度。
只要一點點觀念的啟發，加上貫徹執行的意志，多少風雨，都能在危機預防制度中化解於無形。（本文由美國績效改進公司總裁邱強口述、張慧英整理）（專欄言論不代表本刊立場）
