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5大要素缺一不可!短短幾秒內,決定你的簡報成敗

文 / 一流人    
2020-02-24
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5大要素缺一不可!短短幾秒內,決定你的簡報成敗
僅為情境配圖。圖片來源:pexels
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編按:開會報告的時候,你是否也很常用簡報呢?5大元素,是吸引聽眾的好幫手,不只是能夠吸引觀眾的目光,也能夠逐步累積聽眾對你的信任感,進而更認同你所做的報告。(本文摘自《如何幫雞洗澡》一書,以下為摘文。)

1. 開場要強

簡報的頭幾分鐘最重要,請務必樹立一個強大的開場。之所以有此必要是基於兩大理由。

首先,一個好的開始就會激發你的動力。你會因此安心,進而覺得有自信。這些感覺會驅策你持續向前邁進。

其次,觀眾用不了多久就會下定論。他們會判斷你是否可信,你談的主題是否重要。誠如經濟學家丹尼爾.康納曼所言:「當帥氣又充滿自信的講者一上臺……可想而知觀眾一定會給他超乎應有的評價。」

這些論斷很快就會成形。搞笑團體「潘恩&泰勒」(Penn & Teller)的潘恩.吉列特(Penn Jillette)就說:「當你登場之後,只有兩分鐘的時間可以設法讓觀眾心裡產生『這挺重要的』或『這就是我要的』之類的念頭。」

吉列特對下定論所需的時間算是高估了。研究指出,一般人差不多在短短幾秒鐘內就下定論了。

2. 穿著得體

講者的穿著對觀眾的觀感影響甚鉅。取自pexels圖/講者的穿著對觀眾的觀感影響甚鉅。取自pexels

講者的穿著對觀眾的觀感影響甚鉅,厲害的講者都很清楚這一點。英國首相邱吉爾透過服裝、手勢和一些象徵精心打造自己的形象。賈伯斯則用衣著來定義個人風格。個人品牌專家布蘭達.班斯就表示:「他人主要是從你的外表——也就是從頭到腳給人的感覺——來評斷你,這是鐵證如山的現實,每個人都一樣,這純粹是人的天性。」

穿著方面應多加斟酌。著有《說話像邱吉爾,站姿像林肯》(Speak Like Churchill, Stand Like Lincoln)的詹姆斯.何莫斯建議:「服裝會替你代言,應審慎或刻意地挑選服裝。」

因此,做簡報的時候,別挑你那件新英格蘭愛國者隊的運動衫,印著「我爸媽去夏威夷度假回來就只送我這件蠢T恤」字樣的T恤也千萬別穿出門。穿著一定要適當得體,展現出你在乎。

當然你也應該對工作場合敏銳一點,假如你在一家穿短褲很平常、執行長會穿夾腳拖開會那種不拘小節的公司上班,自然不必打領帶做簡報。

一般原則就是先考量觀眾的特性,然後再穿得稍微更正式一點。比方說如果資深副理會穿牛仔褲,你就應該穿西裝褲。假設執行長會穿合身的西裝或套裝,你也應該比照辦理。

3. 站著做簡報

站著做簡報,有助於你控制場面。取自pexels圖/站著做簡報,有助於你控制場面。取自pexels

基本上最好站著做簡報。準備要上場的時候,你從椅子上起身,往簡報場地的前方走去,接著開始做你的簡報。

之所以要站著做簡報,最主要的原因就是有助於你控制場面。當你站著講話而其他人全都坐著的時候,你自然會成為大家注目的焦點。觀眾的眼光會跟隨你,你握有主導與形塑對話的力量。

當你站在一群就座的觀眾面前,你的手上擁有很大的權力。你可以加快或放慢節奏,可以選擇要不要指定某位觀眾發言。你可以望著觀眾點點頭,表示對他們的鼓勵。你可以別過頭去,打斷別人說話。你也可以選擇是否要在活動掛圖上寫下重要事項。

但如果你也坐著的話,影響力就沒有這麼大了。觀眾的目光會停留在最資深的人身上,那麼這場會議的節奏可能就是由這位人士來決定了。這種情況下,你要打斷別人的發言談何容易。你要是坐在桌子的這一頭,該如何阻止坐在另一邊那個人高談闊論呢?你莫可奈何。

不過如果你開的是小組會議的話就不一樣了。開小組會議的時候,最好所有人都坐下來討論,畢竟你的目標是希望大家共襄盛舉,促進團隊精神。平起平坐有助於鼓勵大家勇於發言,進行熱烈討論。

4. 找到你的站位

一開始做簡報時,請務必確認自己站在適當的位置。簡報注意事項當中最簡單的一項就是找到適當站位。

站位的考量有三個重點。第一,你應該成為全場的注目焦點,所以必須找到一個最顯著的位置。觀眾的目光自然會看哪裡?那個地方就是你該站的地方。

其次是你應該站在跟現場最重要的人呈對角線的位置。每一場會議都會有一個關鍵人物,這個人通常就是最資深的人,但未必都是如此,關鍵人物也有可能是某個特別有影響力的人。

假設你如下圖跟關鍵人物站在同一側,你就會擋住他們看螢幕的視線。這一點請特別注意。

跟關鍵人物站在同一側,你就會擋住他們看螢幕的視線。寶鼎出版提供圖/跟關鍵人物站在同一側,你就會擋住他們看螢幕的視線。寶鼎出版提供

只要站在對角線的位置,關鍵人物不但可以清楚看到螢幕,也會清楚看到你。這種站位的效果特別好。

站在對角線的位置。寶鼎出版提供圖/站在對角線的位置。寶鼎出版提供

第三個重點是,萬萬不可站在投影機前面。只要一站在投影機前面,就會顯得你經驗不夠老到。螢幕上的字有一半打在你胸口上,不但讓你看起來很詭異,還有礙簡報的進行。另外,投影機的光束也會照進你眼睛裡,讓你覺得很刺眼而瞇起眼睛。這種模樣的你就不是最佳狀態了。

當然,如果你已經把場地打點妥當,也走過一遍動線,就不需要擔心站位的問題,因為你已經知道哪個位置最恰當,同時也掌握了足夠的活動範圍。

5. 特別注意頭幾頁

頭幾頁投影片會為整場簡報打下基礎。因此,在規劃簡報和演練時,頭幾頁一定要多花一些心思。

簡報開場的方法有很多種,有些人會做一些瘋狂又戲劇化的事情來吸引觀眾目光,有些人則開門見山,直接從會議目標和議程講起,讓觀眾靜下心來。

我個人的建議是直接切入重點,先從強調會議的目的著手。這種開場很平實,卻富有成效,也符合觀眾的期待,而且中規中矩,絕對不會因此惹上麻煩。

中規中矩的開場很平實,卻富有成效,也符合觀眾的期待,絕對不會因此惹上麻煩。取自pexels圖/中規中矩的開場很平實,卻富有成效,也符合觀眾的期待,絕對不會因此惹上麻煩。取自pexels

戲劇化開場做起來不容易,風險又很大。這種開場首先會碰到的問題就是,你必須想出一些特別引人注目又讓人意想不到的橋段。以大組織來說,做簡報的機會很頻繁,說不定一個星期就有好幾場簡報要做,哪有辦法場場都製造驚人的效果?

再者,許多會議剛開始的場面都很亂。開場的時候,有一部分觀眾還在聊天,有些人正在看手機檢查郵件,少數人大概晚一點才晃進來。畢竟簡報現場不是劇院,會在開演前把門鎖上。這些都是戲劇化開場不容易成功的原因。

另外一個更麻煩的問題就是,戲劇化開場的風險很大。一個充滿驚喜的開場想必是前所未有,因此你無法百分之百肯定事情會如何發展。這也表示開場出亂子的機率很大。最難堪的莫過於把戲劇化開場弄巧成拙了。

所以倒不如中規中矩,用符合一般期待又理所當然的做法來開場即可。既然不是為了奪得「商務簡報最佳戲劇化表現」大獎,那就努力爭取觀眾的認同,針對你的定價建議達成共識吧。

不過話說回來,假如你的主要觀眾對戲劇化開場情有獨鍾,當然要投其所好。無論如何你都要努力跟觀眾建立連結,設法取悅他們。

《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力》一書,提姆.寇金茲著,寶鼎出版。圖/《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力》一書,提姆.寇金茲著,寶鼎出版。

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