只要掌握事由，即使簡短，對方也能一看就懂。
一般而言，說明常常寫成長篇大論的就是電子郵件。
以我個人為例，為了減少電子郵件的篇幅，我總是刻意採用條列式寫法。此外，針對事由以外的多餘內容，我則是小心迴避不提。
第四章曾提到的賽博艾堅特藤田晉社長，也是個電子郵件只寫一行的人。
他不僅沒寫出收件者的名諱，甚至連自己的署名都沒寫。他的電子郵件，通常只寫著「依此辦理」、「如擬」等。
儘管如此，由於「內容為何」（主題）和「該怎麼做」（結論）十分明確，因此完全沒有問題。
耗費心神撰寫問候文的人時有所見，然而就基本而言，我認為此舉實屬多餘。
針對素未謀面的對象，或是必須表達敬意的狀況，有時的確需要因時、因地、因場合，寫出合乎禮儀的文章。不過，如果是經常聯繫的對象或是公司同仁，季節的問候語則應該可以省略。
其實連「承蒙關照」之類的語句，我也不常使用。畢竟明明鮮少掛在嘴邊的話，卻要刻意寫在信上，我覺得這也太不可思議了。
同樣的道理，由於我從不口頭尊稱對方「樣」（sama，日文中先生／小姐的尊稱），因此收件人部分多半寫成「san」（先生／小姐）。不過，有時就自己和對方的關係來說，如果只以「san」相稱，感覺極不恰當，這時我便會使用平假名，寫為「sama」。
與其耗費心思於形式性的問候，設法簡單扼要地表述重點，避免占用對方時間，我認為反而更加重要。
以前經常看到主旨為「您好」的電子郵件。
現今，如果收到這種主旨的電子郵件，你的感覺如何？如果寄件人是陌生人，你會認為這可能是騷擾郵件吧。就算是熟人的來信，訴求不明的郵件不僅令人困擾，日後搜尋郵件時，也相當不方便。
如果是閒話家常的電子郵件，這樣的主旨當然無傷大雅。不過，凡是與工作相關的電子郵件，務必讓人一看到主旨，便知道內容為何，如此才稱得上是體貼。萬一日後打算「重新瀏覽主旨為○○的郵件」，將比較容易搜尋。
務必一開頭先說主題，而電子郵件的開頭，正是主旨的部分。我寄給員工的電子郵件，一律讓大家一看主旨就明白整體內容為何。
打個比方來說，只要把主旨擬為「請取消明天下午三點的會議」，就算信中內容只寫一句「麻煩您了」，對方也能一看就懂。
作者和編輯針對安排採訪的電子郵件往返範例
〈初次會面後，作者寄出的第一封郵件〉
山西san 承蒙關照。 今天非常感謝您。 關於採訪時間，如果安排二十一日（六）的下午，不知您意下如何？ 至於地點，最好能約在涉谷車站附近。 煩請確認！ 木暮太一 （編輯來信詢問幾點開始進行採訪）
〈第二封郵件〉
感謝來信！ 那就和您約在涉谷車站附近，從下午一點半開始進行採訪。 大約到五點半以前都沒問題。 謹回覆如上。 木暮太一 （編輯來信詢問採訪地點的挑選）
〈第三封郵件〉
我對那一帶不熟，請安排您平常進行採訪的地點〜^^ 木暮
（圖片來源：商周出版）
即使是頭一次見面後的第一封電子郵件，也要毫不畏縮地稱對方為「san」，如此較能拉近彼此距離。
畢竟是頭一次通信，因此還是寫出「承蒙關照」。
第二封郵件直接省略對方稱謂。另外句尾加上「！」，展現平易近人的感覺。
刻意不用「請多多關照」。
第三封信只有兩行。加上表情符號，並且讓內容十分簡短，如此一來，不僅能減少多餘文字，還能節省時間。
下方署名只寫「木暮」。有時連署名都沒有。
本文節錄自：《一聽就懂的重點表達術：不只秒懂，還能讓人自發行動的說明力》一書，木暮太一著，簡琪婷譯，商周出版。
