不會太過失禮嗎?為什麼email只寫一行也無妨

文 / 一流人      2019-09-17

不會太過失禮嗎?為什麼email只寫一行也無妨

僅為情境配圖。圖片來源:pixabay



只要掌握事由,即使簡短,對方也能一看就懂。

一般而言,說明常常寫成長篇大論的就是電子郵件。

以我個人為例,為了減少電子郵件的篇幅,我總是刻意採用條列式寫法。此外,針對事由以外的多餘內容,我則是小心迴避不提。

第四章曾提到的賽博艾堅特藤田晉社長,也是個電子郵件只寫一行的人。

他不僅沒寫出收件者的名諱,甚至連自己的署名都沒寫。他的電子郵件,通常只寫著「依此辦理」、「如擬」等。

儘管如此,由於「內容為何」(主題)和「該怎麼做」(結論)十分明確,因此完全沒有問題。

耗費心神撰寫問候文的人時有所見,然而就基本而言,我認為此舉實屬多餘。

針對素未謀面的對象,或是必須表達敬意的狀況,有時的確需要因時、因地、因場合,寫出合乎禮儀的文章。不過,如果是經常聯繫的對象或是公司同仁,季節的問候語則應該可以省略。

其實連「承蒙關照」之類的語句,我也不常使用。畢竟明明鮮少掛在嘴邊的話,卻要刻意寫在信上,我覺得這也太不可思議了。

同樣的道理,由於我從不口頭尊稱對方「樣」(sama,日文中先生/小姐的尊稱),因此收件人部分多半寫成「san」(先生/小姐)。不過,有時就自己和對方的關係來說,如果只以「san」相稱,感覺極不恰當,這時我便會使用平假名,寫為「sama」。

與其耗費心思於形式性的問候,設法簡單扼要地表述重點,避免占用對方時間,我認為反而更加重要。

以前經常看到主旨為「您好」的電子郵件。

現今,如果收到這種主旨的電子郵件,你的感覺如何?如果寄件人是陌生人,你會認為這可能是騷擾郵件吧。就算是熟人的來信,訴求不明的郵件不僅令人困擾,日後搜尋郵件時,也相當不方便。

如果是閒話家常的電子郵件,這樣的主旨當然無傷大雅。不過,凡是與工作相關的電子郵件,務必讓人一看到主旨,便知道內容為何,如此才稱得上是體貼。萬一日後打算「重新瀏覽主旨為○○的郵件」,將比較容易搜尋。

務必一開頭先說主題,而電子郵件的開頭,正是主旨的部分。我寄給員工的電子郵件,一律讓大家一看主旨就明白整體內容為何

打個比方來說,只要把主旨擬為「請取消明天下午三點的會議」,就算信中內容只寫一句「麻煩您了」,對方也能一看就懂。

作者和編輯針對安排採訪的電子郵件往返範例

〈初次會面後,作者寄出的第一封郵件〉

山西san 承蒙關照。 今天非常感謝您。 關於採訪時間,如果安排二十一日(六)的下午,不知您意下如何? 至於地點,最好能約在涉谷車站附近。 煩請確認! 木暮太一 (編輯來信詢問幾點開始進行採訪)

〈第二封郵件〉 

感謝來信! 那就和您約在涉谷車站附近,從下午一點半開始進行採訪。 大約到五點半以前都沒問題。 謹回覆如上。 木暮太一 (編輯來信詢問採訪地點的挑選)

〈第三封郵件〉

我對那一帶不熟,請安排您平常進行採訪的地點〜^^ 木暮

(圖片來源:商周出版)

即使是頭一次見面後的第一封電子郵件,也要毫不畏縮地稱對方為「san」,如此較能拉近彼此距離。

畢竟是頭一次通信,因此還是寫出「承蒙關照」。

第二封郵件直接省略對方稱謂。另外句尾加上「!」,展現平易近人的感覺。

刻意不用「請多多關照」。

第三封信只有兩行。加上表情符號,並且讓內容十分簡短,如此一來,不僅能減少多餘文字,還能節省時間。

下方署名只寫「木暮」。有時連署名都沒有。

本文節錄自:《一聽就懂的重點表達術:不只秒懂,還能讓人自發行動的說明力》一書,木暮太一著,簡琪婷譯,商周出版。

關鍵字: 生活閱讀職場生涯

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