「人類的潛能從未完全發揮，今後也不會。至於為什麼，如果你一定要問，我的答案是兩個字：開會。」
──戴夫．貝瑞，喜劇演員、報紙專欄作家
高水準的外科手術團隊、特種軍事單位或職業運動隊伍之所以都小小的，而且做的事情非常單純，並不是巧合。時間都花在溝通與協調上了，還會有什麼效率可言！
溝通成本是你用在與團隊成員溝通，因而無法去真正工作的時間。為了讓團隊中的每個人都能在狀況中，溝通絕對必要。團隊的規模越大，成員越多，所需要的溝通與協調也就越多。隨著團隊擴張，成員人數變多，溝通成本就會呈等比級數增加，最後大家就會變成時間都花在溝通上，根本沒有時間去執行溝通的內容。因此團隊的人數存在一個魔術數字，超過這個數字，人多好辦事就不成立了，這時候每多一個人，團隊的效率就會降低一點。
大公司之所以效率差，就是因為溝通聯繫的成本太高。與五到八個人共事，你大概就得花八成的力氣在聯絡事情上，因為除非所有成員都全盤了解小組的、目標、計畫、分工與流程，你的任務是沒辦法真正執行的，任務沒辦法執行，小組也就不會有任何成效。
這樣的戲碼，我在寶鹼的時候天天上演。我的職責中有一項是要開發出一個全公司適用的策略，希望能藉此策略來評估集團內行銷手法的成效良窳。但寶鹼是家跨國集團，業務遍及全球，因此不論我提出的是什麼樣的方案，都必須徵詢集團內不同單位多達數十名主管的意見，甚或還得得到他們的批示，才能夠真正開始推動落實。
而不意外地，有多少人就有多少種意見，而且這些意見往往南轅北轍，相同的是大家都希望自己的意見被採納，但同時又不會因此被分派到額外的工作，也不需要去負責找錢。結果我全心全意整整忙了三個月，集合所有人的意見拼湊出一份我認為可行的方案；換句話說，這三個月沒有任何的實際進度，因為身為專案負責人，我九十九%的時間都在與集團內所有可以對這案子置喙的人聯繫，而這，就是寶鹼所付出的溝通成本。
劍橋大學的麥可．蘇特克里夫博士提出了「官僚體系崩解的八種症狀」，好發於溝通成本過高的團隊當中：
1. 隱形決策：很多決策是怎麼做出來，在哪裡做出來，完全沒人知道，決策過程一點都不透明，標準黑箱作業。
2. 不了了之：太多工作有頭無尾。
3. 協調癱瘓：任何一件小事都要問過所有的單位，效率不彰。
4. 了無新意：團體決議，權責不清，就像吃大鍋飯。創見少、發明少、橫向思維少，業務推動沒有方向，動不起來。
5. 小題大作：小事情變成大事情，瞎忙一氣。
6. 中央地方互相掣肘：總公司與分公司為了發號施令，誰聽誰的吵來吵去。
7. 有反效果的工作期限：截稿日期喧賓奪主，變得比工作的品質還重要；只要在期限內完成就好，至於完成了什麼，那又是另外一回事。
8. 化主動為被動：員工變得只對命令有反應，什麼事情只要丟在桌上就有人做，但多了也沒有，除了交辦事項，還是交辦事項。
如果你每天上班看到的狀況跟上面一樣，那你所屬的團隊就生病了，病因正是溝通成本過高。
要解決溝通成本過高的問題，方法不複雜，但要做到並不容易。這方法就是核心人事盡量精簡。這麼做，很多人會被排除在決策圈以外，但就是要這樣才會有效。決策圈大，意見多，絕對得不償失。把閒雜人等請出團隊，絕對可以讓團隊重新認識什麼叫做事半功倍。
很多人對何謂有效的團隊合作進行研究，事後都建議三到四人的大小最剛好。在《Peopleware：腦力密集產業的人才管理之道》書中，具有專案經理身分的作者湯姆．狄馬克和提摩西．李斯特建議在團隊的建立上遵循「菁英制」與「精準性」這兩個原則。團體小會比大有效率，因為溝通成本較低；精準地根據所需要的能力來挑選少數菁英加入團隊，每位成員對團隊帶來的產能助益，就會大過他們加入所衍生的溝通成本。一旦員額超過八人，新增成員就會開始得不償失。
希望團隊表現發揮到極致，就讓團隊保持「小而美」，人不多，但大家都知道自己該做什麼，不用廢話。
本文節錄自：《不花錢讀名校MBA》一書，喬許．考夫曼著，李茲文化出版。
