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撰寫英文電子郵件的快速指南

文 / 一流人    
2018-03-27
瀏覽數 4,550+
撰寫英文電子郵件的快速指南
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全球無論大小公司的員工,每天都面對電子信箱中以毫微秒增加的電子郵件。電子郵件的寄送速度比郵寄快上許多,又比打電話便宜,成為現今的主流媒介。撰寫電子郵件也因此成為必備的工作技能。電子郵件的優點很多:它減少令人厭煩的通話;輕鬆跨越距離和時間;方便快速拉近人際距離;輕鬆傳遞制式行政細節;如果使用得當,它還可以增加生產力。

因此,你怎能不喜歡電子郵件?

然而,由於電子郵件的高風險與倉促作業時間,它仍讓許多員工焦慮、拖延,並且改不掉寫作的壞習慣。電子郵件的主要優點是快速傳遞的方便性,因此它更像是未經編輯的對話內容,而不是精雕細琢的寫作。人們傾向用非正式、對話般的輕鬆方式撰寫電子郵件。這在某種程度上來說是好的,但若為求回信速度,忽略正確性或適切性,電子郵件也能毀了你的職涯,讓你的生意告吹。為了避免落此下場,不論你是新手或老鳥,請看看以下關於撰寫電子郵件中的提醒事項。

1. 下一個富資訊性、連結度高的主旨

確保你的信件能被優先閱讀。以「How to Get and Keep our Edge(如何取得和維持我們的優勢)」取代「Some Thoughts( 一些想法)」。以「Meeting Rescheduled for June 3(6 月3 日的會議改時間)」取代「Meeting Schedule(會議時程)」。能表達出內容意旨的主旨最有效果。

2. 開門見山寫重點

一開頭陳述重點,能讓訊息一目了然,並吸引讀者持續閱讀。兩則範例如下:

New Promotion: Get Out and Sell-ebrate

新促銷:戶外展售

Ready for Countdown for Widget 2100 Launch?

準備好為Widget 2100 的推出倒數計時了嗎?

3. 簡單扼要

尊重他人時間。同樣的內容,電子郵件上看起來與比紙本信件多一倍。使用簡短的單字、片語、縮寫,同時避免重點分散與過於隨便。以下縮寫用在給外部客戶的電子郵件中過於草率不正式,用在公司內部傳訊還可以接受:

Pls email yr respnse 2 me and incl amt needed.

請電郵你的回應給我,並包括需要的數量。

4. 讓讀者方便回覆

利用問句,讓讀者能針對你需要的訊息直接回答是或否,或是做出簡單回應。問「Do you agree?( 你同意嗎?)」取代「Let me know what you think.(讓我知道你的想法。)」問「Is Monday or Wednesday at 2 pm better for you?(週一或週三下午2 點,哪個時段你比較方便?)」取代「Let’s get together to discuss.(讓我們一起討論。)」

5. 容易閱讀

適當使用大小寫、空白, 以及清晰的字體( 例如Times New Roman、Courier、Arial、Hobo 等)。

6. 增添個人特色

巧妙使用縮寫、代名詞,或使用對話語氣撰寫郵件。

7. 使用符號

偶爾使用符號將重點強調出來:這* 是* 個好主意。或是用畫底線的方式:《商業英文寫作聖經》是我最喜歡的書。

8. 好好收尾

說明下一步,如截止期限,以及善意正面的問候(但不是陳腔濫調)。

Please respond to the attached questionnaire by Friday, May 10. We welcome your contributions.

請在5 月10 日週五以前回應附件的問卷。我們感謝你的貢獻。

9. 校對

確保正確性,避免尷尬與不專業。以下兩個錯誤不僅讓人感到尷尬,也顯出寫作者的不專業: 

The candidate we are considering was indicted last evening.

我們正在考慮的候選人昨晚被起訴了。

修正:inducted 正式委任 

The committee will defiantly be present.

委員會將會狡猾地出席。

修正:definitely絕對 

10. 按下「寄出」前再等一下

確定你的主題、語氣、與拼字不會讓你丟臉。雖然你會原諒別人的愚蠢,但別人不見得跟你一樣好心。有些避免不了的錯誤,為了避免打字速度太快或拼字自動校正而產生的錯誤,你可以在手機簽名欄下加入下列內容:Sent from my iPhone/Android(從我的iPhone/Android 寄送),暗示讀者手機也有自己的想法。

11. 塑造自己在網路上的良好形象

記住,你的電子郵件可以被轉寄到公司(或全世界)的任何人。

12. 不要躲在螢幕後面

電子郵件和簡訊給人一種沒有根據的勇氣,如果有選擇,人們傾向透過電子郵件傳遞訊息。雖然電子郵件既快速又方便,卻不總是合宜,特別像是績效評估或紀律處分的文件檔案。如果你的訊息是以下類型,請選擇用電話或面對面會議來傳達:

—需要隱私或保密

—帶有不愉快的消息

—需要立即回應

—可能會被誤解 

13. 不想讓其他人看到的內容,就不要透過電子郵件寄出

按個鍵,你的電子郵件就能傳送到全世界。

14. 主旨不留白

主旨是商業信件的黃金地段。把主旨當作新聞標題來寫,向讀者傳達訊息。舉例來說,用 「First Quarter Sales Hit All-time High(第一季銷售創新高)」或「First Quarter Sales Up 4%.(第一季銷售成長4%)」取代 「Quarterly Results(季報)」。

15. 不要點燃讀者的怒火

不要全部用大寫字。整篇都是大寫的信件除了減慢閱讀速度外,也會點燃讀者怒火,全大寫的英文字母看起來就像尖叫一樣。

16. 不要沒有加註評論就直接轉寄

將轉寄的內容在信件中簡述,並說明轉寄原因。寄送附件時也一樣,別只是寫「Please see attached.(請見附件。)」,而是具體告訴讀者附件是什麼。

The attached guidelines explain the incentive contest rules.

附件為解釋競賽獎勵規則的標準。

The attached announcement will introduce you to a welcome addition to our management team.

附件的公告為你的介紹,歡迎你加入我們的管理團隊。

17. 不要過度使用如:) 的表情符號

這些符號用在家人和朋友之間也許有趣,但用於商業使用並不吸引人。

18. 不要用情緒性、冒犯性或帶有偏見的語言

譏諷和咒罵不僅惹怒讀者,也損害自己的聲譽。電子郵件很容易被誤解,看似正面的敘述讀起來可能變成諷刺,反之亦然。重讀你的內容,確認是否有其他負面暗示。

撰寫英文電子郵件的快速指南

本文節錄自:《商業英文寫作聖經:向財富雜誌五百強企業顧問學習頂尖寫作技藝》一書,威瑪‧戴衛森(Wilma Davidson)著,劉佳硯譯,EZ叢書館出版。

圖片來源:pixabay

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