很多人都害怕報告，比如上台報告、向老闆報告等，能躲就躲，以為自己的表達力不佳，而且堅信表達力是一種「天份」，他們天生注定不會，或是學了也學不好。
面試也是，認為自己的弱點是表達力，專業再強也沒用，注定敗在面試這一關，拿不到好工作、談不到好薪水。那麼，你怎麼改善？
我兒子第一次面試之後，跟我說：「談著談著，他們跟我聊起來了，聊到那裡有什麼小吃、有什麼好逛的。」那個當下，我跟他說：「你上了！」他楞了一下，不解為什麼，不過他再補充：「我有種感覺，他們喜歡我。」後來證明他面試成功，被錄取了。從這個例子，你是不是有什麼不同的發現？
面試採「對話模式」更容易成功
對，我要給你的建議是，把「報告模式」改成「對話模式」。以面試為例，開啟「對話模式」比採用「報告模式」容易達陣，原因有三：
1. 事前減少緊張：
—事先你不需要準備太多，多到你壓力大如山，這會加重你害怕報告的心理。
2. 現場氣氛輕鬆：
—談話有來有往，氣氛輕鬆愉快，這會讓你自在，表現出正常水準。
3. 證明容易相處：
—面試目的之一，是要確認你是容易相處的同事，能對話表示你們溝通無礙。
再講一個例子，我有個學生讀考古，在公家機關做考古，負責整個縣市90%的考古工作，從早忙到晚，可是他是約聘人員，薪水不高，也不太調升，這樣過了五六年，而他是台大畢業……於是來報名我的高薪營，隔天就參加面試，後來他告訴我：「這一場，是我多年來多次面試，第一次感覺最好的。」
想當然爾，他被錄取了！這是一個完全不同的產業，做的是陌生的工作，不可思議的是他還加薪1萬2千元！我問他怎麼做到的，他說：「我用你教的方式，反問他們！」
「嗯，就像聊天一樣，大家有來有往、有問有答，對方覺得我好像已經是他們的同事一樣，熟悉、親切、無距離，談得很愉快。」
他特別強調，從前面試時一問一答，好像小學生做錯事，面對身長高一倍的老師，想盡辦法去解釋、去證明，氣場不自覺低了下來，對方的眼神卻在說「台大也不過爾爾」，當然沒拿到好工作，讓他懷疑讀錯科系或能力不如人，這次則完全沒有這種挫敗感。
從他的例子，可以歸納整理出「對話模式」有三個要領：
1. 提問法
--面試不是只有企業可以詢問求職者，其實反過來求職者也有權利詢問企業，所以事先準備幾個問題，讓企業回答，就能創造一個對話的情境。
2. 反問法
--當對方回答你的問題之後，你可以針對他的說法再反問：「我有注意到剛剛講到一個關鍵字是OOOO，請問它的意思是不是是XXXX？」或是「我很認同您說的OOOO，我進來之後，您有特別需要我做到的地方嗎？」
3. 大人對大人的平等對話
--企業與求職者是平等的，你在找工作，他們在找人才，所以不要使用大人對小孩的模式，這就會落入關係不對等，令人緊張，容易失去自信。
講完面試的對話模式，接著來看向老闆或主管報告，怎麼做到對話模式。我在教高薪營時，有個作業是模擬在電梯遇到老闆，當老闆問你最近在忙什麼，你要在電梯門打開之前，向老闆介紹你的績效亮點。有一位學生這麼說：
「這個案子有些問題，現在要收尾很難，像是設備故障原因沒有釐清，維運流程沒有定案等，不過我都做好了，月底驗收。」
像這種一口氣要把事情的來龍去脈講完的，就是典型的報告模式。當下，你認為老闆會有什麼反應？只有一個：暈了！站在第三方的角度，你看到哪些缺點？
1. 老闆根本不知道是哪個案子，說得好像老闆只有你一個員工。
2. 老闆根本不知道曾經發生什麼事，說得好像老闆應該知道你的所有過程。
3. 老闆根本認為準時完工是你的職責所在，也就是「這值得你拿來說嗎」。
其實，他可以開啟對話模式說：「老闆，我有一個好消息，這次公司可以不被罰一大筆錢，100萬元哪！」
老闆一定好奇發生什麼事，這就開啟了對話模式。如果此時電梯門開了，老闆會說：「來，來我辦公室談詳細一點。」你不就有能見度了嗎？接下來你再說：「因為根據合約，我們若不準時完工驗收，會被業主罰100萬元。還好，這過程我做了兩件事，及時逆轉勝。」
老闆一聽，會再好奇你做了哪兩件事，這是正常人都會有的反應，不是嗎？你就能端出牛肉，說明你在面對這個難關時，用了策略腦，第一件事是拆解專案，重新排定流程，訂出優先順序；第二件事是要求廠商在每項流程都畫押完成時間，以及逾時的罰款金額。
向老闆報告時的三大原則
從這個對話過程，你注意到我教他向老闆報告時，掌握三個原則嗎？
1. 引起對方好奇：
--不是你要報告什麼事，而是讓老闆或主管自動追問發生什麼事。
2. 起頭只講一件事：
--千萬別讓日理萬機的老闆以為你要講得落落長，減少他們的不耐煩。
3. 多使用數字亮點：
--比如一個好消息、做了兩件事、免罰100萬元等。
結論是，你不是表達力不佳，而是用錯模式。你不是小孩，而是大人；你不是去報告，而是去對話；你不是來說給他聽，而是讓他也說給你聽。用錯方法，不只是你害怕跟老闆報告，老闆也很害怕你來報告。
用對話模式，讓對方多說話，他會更滿意你們的對話，所以你要學習的是提問與傾聽，而不是表達而已。
本文章反映作者意見，不代表《遠見》立場
（作者為職場斜槓教練；原文刊載於「洪雪珍fb粉專」；本文獲作者授權轉載。 ）
