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有人對你「很有意見」不是壞事!向優秀的領導者學習4招降低防禦心,從反思中快速成長

將「建議」視為成長的機會
文 / 創新拿鐵    
2022-05-18
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有人對你「很有意見」不是壞事!向優秀的領導者學習4招降低防禦心,從反思中快速成長
圖/取自創新拿鐵
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當有人和你說:「我可以給你一點建議嗎?」你會有什麼反應?是心跳加速,因為覺得自己沒有做好,所以對方要「批評」你?這位美女創辦人認為,好的領導者都是「建議的磁鐵」,吸引他人對自己提供建議。本文將介紹她提出的4個方法,讓我們面對建議時能保持開放的心態。 

創新點:透過問對的問題,避免自己馬上陷入防禦心態,甚至開始找藉口。

Shivani Berry是女性領導人培養管顧公司Ascend的創辦人與執行長。Ascend長年來提供線上領導力訓練課程,協助頂級公司的女性員工能加強管理技能。在創辦Ascend之前,Shivani曾經在PayPal、客戶管理管顧公司Intercom、以及旅遊體驗公司GetYourGuide上班。

在過往的工作上,Shivani曾經訪問過很多公司的高階主管。儘管這些主管們都訓練有素,並擁有大量的公開演講經驗,但他們每個人都在訪談結束後都會詢問Shivani對他們的表現有沒有任何反饋。這讓Shivani發現,獲得「可做些什麼」的反饋,是種重要的技能。

表現好的人之所以出色,其中一個重要的原因是因為他們從未停止過讓自己變得更好。 

而這些主管和一般人對於「建議」有著完全不同的思維。他們表現出他們渴望得到建議,並鼓勵他人提供。

這些人都能夠放下自尊心和對「批評」的恐懼,在接受建議時也不會散發出緊張的能量,並熱情的回應任何建議。

因此,他們能夠不斷的透過建議變得更好,最終才能夠成為好的領導者。

要如何能夠讓自己對「建議」保持開放的態度?Shivani 教我們這4個方法 :1. 將「建議」視為成長的機會。2. 假設對方是好意的,同時要心懷感激的謝謝對方。3. 提出問題以避免自己馬上進入防禦心態。4. 開始反思收到的建議。

Ascend的創辦人與執行長 Shivani Berry。取自創新拿鐵,圖片來源:First Round Review圖/Ascend的創辦人與執行長 Shivani Berry。取自創新拿鐵,圖片來源:First Round Review

1.  將「建議」視為成長的機會

每個人都有弱點,重要的是我們如何管理它們。

無論是誰提供的建議,我們都可以將它當成成長的機會。即使我們對某個建議完全不認同,或提供建議者是我們不欣賞的人,我們依然可以從這些建議中找到值得關注的重點。因為所有的建議都是「好的」建議,但這不代表我們應該要按照別人的想法來處理每件事。

即使是我們覺得不公平的建議,通常也會有一些道理。只要我們能適當地對這些建議進行分類並學會優雅地回應,Shivani相信我們就會比那些完全排斥這些建議的人更快的成長。因此,每當收到建議時,我們要反問自己:

這個建議有什麼地方可能是真的?

Shivani就曾經被一位同事說她在會議中表現得「咄咄逼人」。但對Shivani來說,她自認為一直都努力在營造一個有利於協作和互動的工作環境,因此她並不認為自己會導致其他同仁覺得緊張。同時,她也覺得那位同事是有偏見的,因為當其他男同事表現出類似「咄咄逼人」的行為時,卻能得到那位同事的稱讚。

雖然如此,Shivani並沒有忽略那位同事的建議。她先感謝對方給予建議,並說明他一直設法讓團隊能夠合作得更順暢。然後,Shivani請那位同事說明在會議中的互動有哪一點讓她感受不好,藉此Shivani更了解他人是如何看待她的行為Shivani同時也和那位同事分享為什麼Shivani覺得她的建議可能帶有偏見,並以實際的例子去說明Shivani的觀察。

Shivani認為,這個經歷雖然並不愉快,但是她和同事都能從中吸取了一些教訓。這都要歸功於她將「建議」變成了雙方成長的機會,而不是選擇忽略它。

2. 假設對方是好意的,同時要心懷感激的謝謝對方 

Shivani提醒我們,任何人願意對我們說出他們誠實的想法,都是冒著被我們討厭的危險。所以,我們要學會如何心懷感激的接受對方的建議。與其將時間浪費在對提供建議的人發脾氣,不如好好的感激對方為了幫助我們成長而冒險。

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因此,我們不但應該立即感謝提供建議的人,事後也要找機會再次讓他們知道我們很重視他們的建議。例如,在會議後,我們可以傳訊息給對方,謝謝他提供意見。

Shivani表示,願意提供意見真的不是一件容易的事,所以我們更應該慎重的表示感激。這不但讓對方覺得他們的建議有意義,也讓他們下次更有可能持續的提供建議給我們。

唯有建立起足夠多的建議管道,我們才能夠看到自己的盲點,迅速的成長。

看到自己的盲點,迅速成長。僅為情境圖,取自pexels圖/看到自己的盲點,迅速成長。僅為情境圖,取自pexels

3. 提出問題以避免自己馬上進入防禦心態

當對方提出的建議是非常嚴厲的時候,我們直接的反應很常是為自己的行為辯護。例如,當主管建議我們應該做更多事好讓專案能夠如期交付時,我們常會回應說自己已經做了很多事,但是因為其他人的延誤才導致專案需要延期。

Shivani 指出,這樣的防衛性反應不但沒有增加主管對我們的信任,甚至會讓他懷疑我們的領導能力。這也會導致主管以後對提供建議變得更有保留。更糟糕的是,我們的防禦心態很可能演變成「找藉口」。

Shivani認為,我們對建議的第一反應很容易是馬上進入防禦心態。這是因為

我們對自己的能力沒信心,最後扭曲了我們聽到的話。

例如,當主管建議我們多做事時,他並不是在質疑我們的專案管理能力,而是告訴我們還有什麼可以嘗試的。或是當我們的同事表示「這個設計並不能解決客戶所有需求」時,他並不是認為我們的設計很爛,而是要表示可能有我們沒有考量到的地方。

因此,Shivani建議可以用問題來避免自己因為防禦心態而扭曲了對方的建議。好的問題能夠協助我們釐清建議,並從中獲得更準確和有價值的訊息。

Shivani常用的問題包括:

.請問我在哪個情況下表現出這種行為?
.為了確保我理解正確,你說的是……嗎?
.你覺得誰是這方面的專家?
.你期望改善10%能如何衡量?
.這如何影響你對我整體表現的看法?
.如果你是我,你最想改變的第一件事是什麼?

Shivani 表示,這些問題還能夠讓我們有時間冷靜下來,避免立即陷入防禦心態。這樣才能夠好好的理解對方提供的建議。

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4. 開始反思收到的建議

當我們成功的避免自己進入防禦心態,並清楚的了解了他人提供的建議後,我們就應該要針對這些建議開始反思,並決定該如何回應它們。Shivani再次提醒,就算我們不認同那些建議,也可以將它變成改善我們和他人溝通的機會。

要有效的反思,Shivani建議我們問自己以下的問題:

.這個建議的哪一部分是真的?
.我見過別人犯同樣的錯誤嗎?
.我無法認同這個建議的哪一點?
.我可以具體的表達我的觀點嗎?

正如上面提到的例子,當主管建議我們應該做更多事好讓專案能夠如期交付之後,我們就應該開始反思。我們或許會意識到能夠做更多的事,例如增加和延誤的人的溝通,提供幫助以確保他負責的項目能夠準時完成。經過這樣的反思,我們會發現自己有責任確保專案持續向前推進並為同仁排除任何障礙。

於是,我們就可以找主管聊聊我們反思的結果。不但讓他知道我有重視他的建議,也讓他看到我理解了自己的錯誤,並利用這個機會讓主管更明確的知道我們在專案中做得好的事。

如果我們不認同主管的建議,我們依然應該反思並讓主管知道結果。

在那種情況下,我們可以解釋我們的觀點(最好是有文件的支持)以及為什麼我們認為他的觀點並不完全準確。 那將是改善我們與主管之間溝通的好機會。

文/戴羽

(原文刊載於《創新拿鐵》;本文獲授權轉載;內容僅反映作者觀點,不代表本社立場。)

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