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用通訊軟體談公事更方便嗎?「想都不想就開會」反而降低溝通品質

精煉思考力
文 / 一流人    
2021-11-16
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用通訊軟體談公事更方便嗎?「想都不想就開會」反而降低溝通品質
僅為情境圖。取自pexels
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編按:現實上製作資料的機會日益減少,要求無紙化的快速簡報則會日益增加。不論是製作資料也好,開會也好,其實都是為了思索如何完成工作的「手段」,「精煉思考」才是目標。(本文摘自《0秒說明!遠距工作!》,作者為淺田卓,以下為摘文。)

商務通訊軟體的便與不便

電子郵件大約於1990年代後期開始普及。其後20年,亦即也2010年代後期,「商務通訊軟體」開始進入了我們的生活。或許你的公司也正在使用Slack、Chatwork或Teams等通訊軟體。本書執筆當下是2019年底,這段期間我有許多機會在各界商務人士集結的場合上開講。我常常利用登台機會詢問:「請問有多少人在利用商務通訊軟體辦公?」結果約有四成的人舉手。

商務通訊軟體很早就盛行於科技業、新創企業等產業,若你也在相關產業工作,可能會覺得「才四成啊?」但根據我的調查,最近3年商務通訊軟體的普及速度加快了。也許再過幾年就會超過五成,甚至八成了。

我認為目前正處於過渡階段,不過可能也會有讀者好奇:「商務通訊軟體是什麼?」在此簡單說明一下。

優點:不拘謹、交流檔案容易

商務通訊軟體是比電子郵件更簡單,可以透過文字與對方如同對話般交談的溝通工具。因為不需要「承蒙關照、主旨」等電子郵件特有的拘謹格式,所以溝通上更有效率。

此外,不只是文字,也能輕易交流聲音或影像,使得提案、報告、連絡或討論等的選擇性比以往更多元。再加上是數位空間,與實際面對面交談不同,更容易留下記錄,避免「有沒有說的爭議」,亦能不費力地與想看的人分享對話內容,使用上非常方便。

但正因為有了這新選項,難免讓一些人產生下面想法:

缺點:整合性文件愈來愈少

我本來就覺得製作資料跟寫郵件既辛苦又麻煩。有這些時間不如馬上用通訊軟體討論、隨時交換簡便的對話,這樣工作起來有效率多了。
以前這些事非得直接見面才能辦到,但現在不論時間或地點,只要有通訊軟體就能輕鬆搞定了。既然方便到這種地步,今後用通訊軟體工作就夠了。

因為這種認知,陸續有一些企業決定導入商務通訊軟體。我詢問有相關經驗的學員,感覺上他們與同事之間的溝通比以前更熱絡了。不過,他們也反應自己越來越少有機會寫信或製作文件。

大家一開始都會利用通訊軟體共享資料,後來漸漸有人提出:

這些內容有必要做成文件檔案嗎?
用手機看很不方便,我們視訊通話講重點就好。

這些反應背後透露出強烈「不耐煩」感,所以對方或許本來就沒意願打開分享在通訊軟體上的檔案,有這種想法的人似乎不在少數,所以整合性的文件愈來愈少見。你的公司也有發生類似情況嗎?

僅為情境圖。取自pexels圖/僅為情境圖。取自pexels

「紙一張」簡報術是解方

行文至此,說不定有些人會略感不安。本來是想學會「紙一張簡報術」才讀的,現在卻告訴我文件式商務溝通已經過時了,後面內容沒問題吧?

別擔心,我最終的結論依然是用「紙一張」來簡報是必備的技術!因為最大的好處就是下面四個字:

思考整理

為什麼我堅信「紙一張」簡報對是這個時代的必備技巧?它和「思考整理」又有什麼關聯?請讓我為你解答這些疑問,繼續往下讀吧!

我從事在職教育課程時,常向學員推廣「紙一張」的整理技巧。因此,我也收過一些很負面的意見,像是「現在已經沒人用紙本文件做簡報了吧?」

另外,也有人對我說:「紙一張的資料製作和簡報技巧不是過時了嗎?」以下是我的見解。

正因為「無紙化」時代來臨,才少不了「紙一張」整理技巧! 

不論我如何力挽狂瀾,數位溝通今後只加速發展,滲透所有層面。放棄紙本資料的「無紙化」時代已然到來。然而,是否也因為商務溝通更加數位化、通訊軟體讓溝通更簡單便利或遠距工作常態化,而導致人們的「某種能力」退化了呢?

關於這一點,毫不誇張地說,我10年前就感到憂心,進而促使我在2015年出版《在TOYOTA學到的「紙一張」整理術》一書。

這裡說的「某種能力」就是指「思考精煉力」。

前言中提到,我在豐田上班時候幾乎天天都要製作簡報、推動工作用的紙一張資料。

雖然將資料歸納整理成紙一張看似很容易,但在我養成這個習慣之前吃了不少苦頭。

當時的我只能先從模仿前輩的資料開始,不過老實說也只是依樣畫葫蘆。所以每次呈給主管,都是滿篇紅字地退回。來來回回好幾百次,我才終於順利將資料整理成紙一張,並搞懂該問什麼樣的問題。

只要探問事物的「本質」就對了。

● 「這個業務是為了什麼進行的?」
● 「現在發生的問題,它背後的根本原因是什麼?」
● 「採取什麼樣的行動最有效果並且符合現實?」 

「思考精煉力」的力量

多虧了非把資料歸納成紙一張的制約,我自然養成探問本質的習慣。我能整理出想法並重新改寫,然後反覆思索,琢磨出更適切的文字,而這個過程中我的思緒會更加清晰,精簡字句的結果結果,資料頁數也跟著減少了。

最終目的就是「紙一張」。

當初為了學會這種思考模式及基本功我經常加班,養成習慣後我還是會為了整理案件用資料而加班到深夜。換作是今天肯定會有人要我趕快下班,但不要單看表面就做判斷。

對我來說,這個過程不是只有製作資料,當我歸納整理內容的同時,也是利用紙一張這個工具精煉自己的工作。

利用「紙一張」這個工具精煉自己的工作。僅為情境圖,取自unsplash圖/利用「紙一張」這個工具精煉自己的工作。僅為情境圖,取自unsplash

優點:更具說服力、最短時間量產簡報

事實上,因為20幾歲時有磨鍊自己的思考能力,才能成就如今的我,這也是我一輩子的資產。在獨立創業的7年間我的公司一直持續成長,並且出版了6本著作,這些都是拜我在豐田式紙一張培養的「精煉思考力」所賜。

正因為精煉想法,才能將資料歸納成「紙一張」。

正因為精煉想法,上台簡報時才能簡單扼要。

精煉過的言語,才更具說服力。

因此,我做簡報時被人吐槽的機會變少了,就算被吐槽,也因為想法有徹底精煉過,所以不論被問到什麼都能臨機應變。交手幾次後,對方出於安心和信賴感,也就不再需要進行第二、三次的追加簡報。最終我還能用最短時間量產簡報,當你跟我一樣學會紙一張簡報術後也能辦到。

通訊軟體使溝通品質下降

前面提到幾次勞動改革這個辭彙,以我的認知來說,可以扼要地用下面這句話來表達:勞動改革的核心就是「精煉思考力」。

不懂得精煉想法,即使再努力縮短時間、提高產出,也只會做出辭不達意、內容薄弱的成果,導致增加工作量。更別說今後的商務溝通會因為朝無紙化和數位化邁進,以致於製作資料的機會越來越少。

如今一般人都認為應該捨棄透過製作資料「淬鍊思緒」後再溝通的模式,改用商務通訊軟體進行簡便、快速的溝通才是好做法。然而,欠缺精煉思考力的人在工作模式「全程數位化」之下會發生什麼狀況?我有一位主管職的學員,幾年前就開始使用商務通訊軟體,他曾說過一段很具代表性的看法:

使用商務通訊軟體之後,溝通品質反而下降了。部屬往往想也不想就馬上開視窗進行報告、連絡和商量。因為我們公司幾年前就放寬在家辦公的限制,所以不論人在哪裡都能找到人,躲都躲不掉。 
我希望部屬至少先稍微想一下後再開口。很多時候不是我無法了解部屬想表達什麼,而是部屬自己都搞不清楚自己在說什麼,如果還要一一確認,實在很浪費時間,毫無工作效率可言。

從前面內容中,相信大家應該都能理解為何這位主管說出這種評論。

因為使用通訊軟體的員工沒有「先整頓想法再工作的習慣」,所以他們的工作方式就變成「一天光是耗在通訊軟體上就沒了」。加上沒有自己深入思索的習慣,一有問題立刻「向外尋求」解答,就像用手機上網找答案一樣只會依賴他人。

這個時代可以輕易求解的管道變多了,故訊息也很泛濫。因此,「習慣先梳理想法後再工作」的人不會隨便向旁人尋求答案,商量時用的語句和頻率也力求精簡,以免占用別人寶貴的時間。唯有做到這種程度,才算實現勞動改革目的的數位化工作模式。根本就在於一個人是否具備「精煉思考的能力」。

我只希望更多人留意到提升「精煉思考力」這項基本工,隨著工作模式邁向「全程數位化」後而逐漸消失的盲點。

現實上製作資料的機會是日益減少,要求無紙化的快速簡報則會日益增加,為了順應變化我們必須跟著改變。本章開頭提到「工作有八成都在製作資料和開會」,為什麼我對這句話特別有共鳴呢?

因為,工作有八成是透過製作資料和開會來精煉想法。

我十分明白這點有多重要,不論是製作資料也好,開會也好,其實都是為了思索如何完成工作的手段。拉遠一點來看,這是為了再三審視、反思眼前的資訊,藉此更明確地掌握不可遺漏的重點。「製作資料和簡報」只是一種「手段」,「精煉思考」才是「目標」。

換句話說,假如能達到這個目的,採取其他任何手段都可以。

《0秒說明!遠距工作!立即見效的「紙一張」簡報術:Work From Home的「無聲達標」簡報聖經》,淺田卓著,婁愛蓮譯,幸福文化出版圖/《0秒說明!遠距工作!立即見效的「紙一張」簡報術:Work From Home的「無聲達標」簡報聖經》,淺田卓著,婁愛蓮譯,幸福文化出版

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