編按：現實上製作資料的機會日益減少，要求無紙化的快速簡報則會日益增加。不論是製作資料也好，開會也好，其實都是為了思索如何完成工作的「手段」，「精煉思考」才是目標。（本文摘自《0秒說明！遠距工作！》，作者為淺田卓，以下為摘文。）
商務通訊軟體的便與不便
電子郵件大約於1990年代後期開始普及。其後20年，亦即也2010年代後期，「商務通訊軟體」開始進入了我們的生活。或許你的公司也正在使用Slack、Chatwork或Teams等通訊軟體。本書執筆當下是2019年底，這段期間我有許多機會在各界商務人士集結的場合上開講。我常常利用登台機會詢問：「請問有多少人在利用商務通訊軟體辦公？」結果約有四成的人舉手。
商務通訊軟體很早就盛行於科技業、新創企業等產業，若你也在相關產業工作，可能會覺得「才四成啊？」但根據我的調查，最近3年商務通訊軟體的普及速度加快了。也許再過幾年就會超過五成，甚至八成了。
我認為目前正處於過渡階段，不過可能也會有讀者好奇：「商務通訊軟體是什麼？」在此簡單說明一下。
優點：不拘謹、交流檔案容易
商務通訊軟體是比電子郵件更簡單，可以透過文字與對方如同對話般交談的溝通工具。因為不需要「承蒙關照、主旨」等電子郵件特有的拘謹格式，所以溝通上更有效率。
此外，不只是文字，也能輕易交流聲音或影像，使得提案、報告、連絡或討論等的選擇性比以往更多元。再加上是數位空間，與實際面對面交談不同，更容易留下記錄，避免「有沒有說的爭議」，亦能不費力地與想看的人分享對話內容，使用上非常方便。
但正因為有了這新選項，難免讓一些人產生下面想法：
缺點：整合性文件愈來愈少
我本來就覺得製作資料跟寫郵件既辛苦又麻煩。有這些時間不如馬上用通訊軟體討論、隨時交換簡便的對話，這樣工作起來有效率多了。
以前這些事非得直接見面才能辦到，但現在不論時間或地點，只要有通訊軟體就能輕鬆搞定了。既然方便到這種地步，今後用通訊軟體工作就夠了。
因為這種認知，陸續有一些企業決定導入商務通訊軟體。我詢問有相關經驗的學員，感覺上他們與同事之間的溝通比以前更熱絡了。不過，他們也反應自己越來越少有機會寫信或製作文件。
大家一開始都會利用通訊軟體共享資料，後來漸漸有人提出：
這些內容有必要做成文件檔案嗎？
用手機看很不方便，我們視訊通話講重點就好。
這些反應背後透露出強烈「不耐煩」感，所以對方或許本來就沒意願打開分享在通訊軟體上的檔案，有這種想法的人似乎不在少數，所以整合性的文件愈來愈少見。你的公司也有發生類似情況嗎？
「紙一張」簡報術是解方
行文至此，說不定有些人會略感不安。本來是想學會「紙一張簡報術」才讀的，現在卻告訴我文件式商務溝通已經過時了，後面內容沒問題吧？
別擔心，我最終的結論依然是用「紙一張」來簡報是必備的技術！因為最大的好處就是下面四個字：
思考整理
為什麼我堅信「紙一張」簡報對是這個時代的必備技巧？它和「思考整理」又有什麼關聯？請讓我為你解答這些疑問，繼續往下讀吧！
我從事在職教育課程時，常向學員推廣「紙一張」的整理技巧。因此，我也收過一些很負面的意見，像是「現在已經沒人用紙本文件做簡報了吧？」
另外，也有人對我說：「紙一張的資料製作和簡報技巧不是過時了嗎？」以下是我的見解。
不論我如何力挽狂瀾，數位溝通今後只加速發展，滲透所有層面。放棄紙本資料的「無紙化」時代已然到來。然而，是否也因為商務溝通更加數位化、通訊軟體讓溝通更簡單便利或遠距工作常態化，而導致人們的「某種能力」退化了呢？
關於這一點，毫不誇張地說，我10年前就感到憂心，進而促使我在2015年出版《在TOYOTA學到的「紙一張」整理術》一書。
這裡說的「某種能力」就是指「思考精煉力」。
前言中提到，我在豐田上班時候幾乎天天都要製作簡報、推動工作用的紙一張資料。
雖然將資料歸納整理成紙一張看似很容易，但在我養成這個習慣之前吃了不少苦頭。
當時的我只能先從模仿前輩的資料開始，不過老實說也只是依樣畫葫蘆。所以每次呈給主管，都是滿篇紅字地退回。來來回回好幾百次，我才終於順利將資料整理成紙一張，並搞懂該問什麼樣的問題。
只要探問事物的「本質」就對了。
「思考精煉力」的力量
多虧了非把資料歸納成紙一張的制約，我自然養成探問本質的習慣。我能整理出想法並重新改寫，然後反覆思索，琢磨出更適切的文字，而這個過程中我的思緒會更加清晰，精簡字句的結果結果，資料頁數也跟著減少了。
最終目的就是「紙一張」。
當初為了學會這種思考模式及基本功我經常加班，養成習慣後我還是會為了整理案件用資料而加班到深夜。換作是今天肯定會有人要我趕快下班，但不要單看表面就做判斷。
對我來說，這個過程不是只有製作資料，當我歸納整理內容的同時，也是利用紙一張這個工具精煉自己的工作。
優點：更具說服力、最短時間量產簡報
事實上，因為20幾歲時有磨鍊自己的思考能力，才能成就如今的我，這也是我一輩子的資產。在獨立創業的7年間我的公司一直持續成長，並且出版了6本著作，這些都是拜我在豐田式紙一張培養的「精煉思考力」所賜。
正因為精煉想法，才能將資料歸納成「紙一張」。
正因為精煉想法，上台簡報時才能簡單扼要。
精煉過的言語，才更具說服力。
因此，我做簡報時被人吐槽的機會變少了，就算被吐槽，也因為想法有徹底精煉過，所以不論被問到什麼都能臨機應變。交手幾次後，對方出於安心和信賴感，也就不再需要進行第二、三次的追加簡報。最終我還能用最短時間量產簡報，當你跟我一樣學會紙一張簡報術後也能辦到。
通訊軟體使溝通品質下降
前面提到幾次勞動改革這個辭彙，以我的認知來說，可以扼要地用下面這句話來表達：勞動改革的核心就是「精煉思考力」。
不懂得精煉想法，即使再努力縮短時間、提高產出，也只會做出辭不達意、內容薄弱的成果，導致增加工作量。更別說今後的商務溝通會因為朝無紙化和數位化邁進，以致於製作資料的機會越來越少。
如今一般人都認為應該捨棄透過製作資料「淬鍊思緒」後再溝通的模式，改用商務通訊軟體進行簡便、快速的溝通才是好做法。然而，欠缺精煉思考力的人在工作模式「全程數位化」之下會發生什麼狀況？我有一位主管職的學員，幾年前就開始使用商務通訊軟體，他曾說過一段很具代表性的看法：
使用商務通訊軟體之後，溝通品質反而下降了。部屬往往想也不想就馬上開視窗進行報告、連絡和商量。因為我們公司幾年前就放寬在家辦公的限制，所以不論人在哪裡都能找到人，躲都躲不掉。
我希望部屬至少先稍微想一下後再開口。很多時候不是我無法了解部屬想表達什麼，而是部屬自己都搞不清楚自己在說什麼，如果還要一一確認，實在很浪費時間，毫無工作效率可言。
從前面內容中，相信大家應該都能理解為何這位主管說出這種評論。
因為使用通訊軟體的員工沒有「先整頓想法再工作的習慣」，所以他們的工作方式就變成「一天光是耗在通訊軟體上就沒了」。加上沒有自己深入思索的習慣，一有問題立刻「向外尋求」解答，就像用手機上網找答案一樣只會依賴他人。
這個時代可以輕易求解的管道變多了，故訊息也很泛濫。因此，「習慣先梳理想法後再工作」的人不會隨便向旁人尋求答案，商量時用的語句和頻率也力求精簡，以免占用別人寶貴的時間。唯有做到這種程度，才算實現勞動改革目的的數位化工作模式。根本就在於一個人是否具備「精煉思考的能力」。
我只希望更多人留意到提升「精煉思考力」這項基本工，隨著工作模式邁向「全程數位化」後而逐漸消失的盲點。
現實上製作資料的機會是日益減少，要求無紙化的快速簡報則會日益增加，為了順應變化我們必須跟著改變。本章開頭提到「工作有八成都在製作資料和開會」，為什麼我對這句話特別有共鳴呢？
因為，工作有八成是透過製作資料和開會來精煉想法。
我十分明白這點有多重要，不論是製作資料也好，開會也好，其實都是為了思索如何完成工作的手段。拉遠一點來看，這是為了再三審視、反思眼前的資訊，藉此更明確地掌握不可遺漏的重點。「製作資料和簡報」只是一種「手段」，「精煉思考」才是「目標」。
換句話說，假如能達到這個目的，採取其他任何手段都可以。
