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不是失手,是還沒出手!用大局思維,預留1.5倍時間給「更值得做的事」

克服「規畫謬誤」
文 / 一流人    
2021-11-04
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不是失手,是還沒出手!用大局思維,預留1.5倍時間給「更值得做的事」
僅為情境圖。取自pexels
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編按:「規畫謬誤」指的是我們嚴重低估達成目標的所需成本,也就是時間與金錢。我們做計畫時會假定事情進行得很順利、假定最好的狀況會發生,即使過去並非如此,但我們依然會以為拖延、疲勞、分心或干擾都不存在。(本文摘自《大局思維》一書,作者為葛蕾絲‧洛登Grace Lordan,以下為摘文。)

制定計畫時要考量三個因素

儘管準備畢業考的過程有各種高低起伏,但我在1997年4月中旬,還是再次進入了另一個低潮期,雖然有最好的意圖和幾次嘗試起步,可是我依然提不起勁去準備學校的英文複習課……

「老師……我沒想到這會花我這麼久的時間,這無聊透頂到我必須一遍又一遍地重讀前10頁。」我試圖跟教英文的費茲本老師解釋為什麼我不知道《李爾王》(King Lear )的結局是悲劇。這算什麼問題?青少女葛蕾絲只知道:一、讀《李爾王》本身就是一場悲劇;二、她嚴重低估了讀完它所需要的時間,包含實際閱讀和拖延到天荒地老的時間。

制定計畫從事任何活動時,我們會有意識或無意識地估計三個參數。第一,要花多少時間。第二,要花多少成本。第三,要承擔什麼風險。我的《李爾王》計畫除了無聊沒有任何成本,但我嚴重低估了閱讀所需的時間。更糟的是,我低估了自己拖延的風險以及逃避的能力。不過,從小到大,我都不是唯一一個計畫做不好的人;就算是以此為業的人也會失手。

「規劃謬誤」的離譜案例

愛爾蘭都柏林港隧道

過去數十年來,「凱爾特之虎」(Celtic Tiger)讓愛爾蘭的年輕人得到的機會不是大好就是大壞,這個生動的暱稱來自於1990年代中期至2000年代晚期的經濟快速成長和薪資水準提升。在那個時期,愛爾蘭不惜成本與時間啟動了許多大型建設。其中之一就是在當地惡名昭彰的都柏林港隧道,一開始設定的預算為1億歐元。它在2006年開通,兩年後又比計畫中多花了6億歐元。更慘的是,這條隧道的創新設計對某些駕駛而言毫無用處,因為它的天花板蓋得太低,最新的卡車根本過不去。

澳洲雪梨歌劇院

做出離譜計畫的不是只有愛爾蘭人。在南半球的澳洲,雪梨歌劇院經過了鉅細靡遺的規畫階段,預計以4年700萬澳幣的預算完工。結果現實又是如何?多花了10年和9500萬澳幣。

加拿大屋頂可伸縮的體育館

另外,加拿大為1976年夏季奧運會蓋了一座屋頂可伸縮的體育館,原本的預算為1億2000萬加幣。猜猜最後怎麼了?它到1989年才全部大功告成,光是屋頂就耗盡了預算。英法海底隧道也是同樣下場!工程延宕、預算爆炸。

創業 

你打算創業嗎?這一種中期計畫經常因為低估成本與時間而高估成功的可能性。平均30%的經理人預估他們失敗的可能性為零(在經濟不確定的世界裡,這根本是不可能的數字!),而80%的人認為成功機率高達70%以上。

這些計畫失敗背後的原因是什麼?規畫謬誤(planning fallacy)──多虧丹尼爾‧卡內曼和阿莫斯‧特沃斯基(Amos Tversky)在1979年提出了這個概念。

規畫謬誤指的是人們往往低估進行一項活動需要的時間,即使已知類似活動在過去比預期的還要耗時。我們對自己的生產力過度樂觀,誤以為很容易便可以完成一項活動,導致分配給各種活動的時間太少而無法一一完成。

計畫失敗背後的原因是什麼?僅為情境圖,取自pexels圖/計畫失敗背後的原因是什麼?僅為情境圖,取自pexels

對生產力過度樂觀,導致自我否定

我們做計畫時會假定事情進行得很順利、假定最好的狀況會發生,即使過去並非如此。但我們依然會以為拖延、疲勞、分心或干擾都不存在,這種樂觀的想法對時間配置造成連鎖效應。

嚴格定義「規畫謬誤」指的是我們嚴重低估達成目標的所需成本,也就是時間與金錢。然而證據顯示,在個人決策中,大部分的金錢估計都相當準確;而不管在哪個情況下,人們卻一次又一次地低估達成一個目標需要的時間。更直接地說──我們預估時間的能力爛透了。我們搞不定時間管理,很難好好地坐下來完成無聊的工作,讓自己專心一志達成里程碑和趕上截止期限。

我很確定你在第二章制定的計畫會產生規畫謬誤,我幾乎敢打包票,只要你不留空間給「規畫謬誤」就很難不自招失敗。想像一下幾天之後,當你坐下來打算進行一個你分配了3小時要完成的活動,實作完成後卻發現你只達成了活動的50%,你會怎麼辦?許多人會對自己沒有達到預期表現感到失望,也有人會覺得這證明了他們就是無法實現「升級版的我」,因而被挫折拖住了前進的步伐。如果你不斷落入規畫謬誤的陷阱,就越來越有可能會覺得無法承受而放棄。

到底要怎麼克服規畫謬誤呢?

用表格檢視,克服規畫謬誤

一個好的開始是對著鏡子照自己的臉,確認你是這種認知偏誤的受害者。接著審查你前1年擬定的所有計畫,基本上,你要列出你在過去12個月擬定的計畫清單,不管你有沒有如實完成都一樣。

把它們一一寫在下方表格「我定的計畫」那一欄,可能包含油漆棚架、跑10公里或幫孩子複習數學功課,以及一般的工作目標像是獲得升遷、爭取10個新客戶或在瘋狂的截止期限內及時寫完一本書。這份清單也可以包含更生活化的計畫,像是閱讀書籍或檢查牙齒和其他健康檢查。

在第二欄,記下每個計畫所屬的生活領域,你可以運用以下類別:

● 工作(「大格局」歸於此類)
● 財務
● 親友
● 健康
● 獨處(自我照護時間)
● 個人成長(可能來自於大格局旅程)
● 感情
● 自我形象
● 社會(回饋社會的舉動,像是募捐和做志工)
● 精神

表格示意圖/表格示意

根據每個計畫的執行狀況在最後三格勾選「搞定」(在預期時間內完成計畫)、「失手」(比預期還要長的時間完成計畫)或「沒做」(未完成計畫)。

表格填好之後,花一點時間反思。如果整欄都勾選「搞定」,那你可能沒有誠實面對自己。又或許你可以更進一步,把自我要求提高一些。

提醒:考量人生的優先事項

大部分的人會注意到我們比較容易在某些生活領域搞定任務,但在其他方面頻頻失手。又或許有些生活領域完全消失,連「沒做」都沒有,這就值得你好好思考,是不是刻意忽略了人生某個區塊,或是人生規畫出了問題。

我認識的一些商界人士,通常能達成獲取利潤或爭取新客戶的計畫,但卻不經意地犧牲了家庭或健康。這對他們自己的幸福造成傷害,可是這種情況與刻意不去做某個生活領域的規畫有很大的差別。

當然,每個人都有不同的優先事項,我有朋友根本不在乎身邊有沒有伴侶,也不想去約會;但換作是我,要是少了優秀的伴侶,一定會茫然若失。相同的道理,我就不太在乎自我形象,也不太可能花時間跟隨時尚潮流,更不會把它算在值得規畫的生活領域中。

填寫表格時,你可能還會發現有些計畫可以被歸類在兩個或兩個以上的生活領域中。舉例而言,我寫這本書能得到自我成長,也為工作領域帶來貢獻。同時,我在不同階段經常會特別專注在某些生活領域上。為了推動工作專案,我喜歡有獨處的時間可以埋頭苦幹,但這也代表我見到親朋好友的機會勢必會少很多。那我該怎麼跟他們協調呢?我會讓大家都知道我想要做什麼,接著安排計畫完成不久後,一起度過沒有干擾的相處時光。這種時間的取捨是有意圖的,你要分辨清楚,有時候你並沒有失手,只是還沒出手罷了。

每個人都有不同的優先事項。僅為情境圖,取自unsplash圖/每個人都有不同的優先事項。僅為情境圖,取自unsplash

提醒:沉沒成本謬誤

現在來看看「沒做」的計畫,它們為什麼會胎死腹中?你有其他更具吸引力的事要做?還是有充分的理由?假設你報名了一個線上課程,到了第四堂課,你很確定你對內容沒興趣;也許它與你的期待不符,又或許你就是無法樂在其中。於是,你問自己:這個課程是不是期限內抵達目標的唯一道路?答案是否定的。你還是去上了第五堂課,但從頭到尾如坐針氈,在你評估繼續下去的成本與利益時,是否應該把先前已經投入的時間納入成本中?答案是否定的。

最終你豁然開朗,發現自己如果繼續下去,就會像吃到飽餐廳裡為了「值回票價」的人一樣,明明吃得很撐卻硬要把不怎麼樣的餐點塞進肚子裡;或是買了票進電影院,發現是個大爛片,即使知道浪費時間卻堅持看完的人。你會落入沉沒成本謬誤(sunk cost fallacy)的陷阱。

只要意識到自己要去做更值得做的事, 放棄現有的目標也無妨。

但如果你不是故意要放棄呢?像我就經常如此。我原本打算每週選一天在美麗的里奇蒙公園裡跑5公里,但用來完成訓練的時間卻被其他計畫(或拖延陋習)搶走,以至於這個計畫一直留在「沒做」那一欄。

另外,雖然你目前正在讀這本書的這個章節,但它的撰寫過程也被我算在「失手」那一欄,只因規畫謬誤一直陰魂不散。我原先以為差不多40小時就能完成這小節,所以我安排某個星期可以分配40小時給它。但人算不如天算,我注意力不集中,一下就超出了時間。

若你問我,我趕不上寫作期限的原因是什麼,我會跟你說:「一大堆事情!」其中一項可能是我花了20分鐘放空,咬著我閃亮亮的新鉛筆(拜託別批判我)。但我怎麼可能預測到這種事會發生?沒有人會把「咬鉛筆」排到一天的行程表裡,就像你通常不會把分心的狀況納入計畫中一樣。

審查過去一年的所有計畫,應該可以讓你相信,我們總是高估在日常生活中可以達成的事項──計畫再周全還是常常莫名其妙喊停。這件事也顯示出糟糕的規畫會排擠良好的意圖。由於沒有預留足夠的時間撰寫本章節,我錯過了在里奇蒙公園跟鹿群、蝴蝶和兔子一起奔跑的腦內啡快感。

建議:放大預計的時間比例

藉由之前表格中所做的審查,可以一清二楚地讓你知道,你也不時陷入規畫謬誤,它會對好幾個生活領域的計畫執行產生負面影響。光知道有這種偏誤的存在或許有助於你改掉壞習慣。不過,加強顯著性可能還不夠。更積極的做法是放大你預計要花在活動上的時間比例──假設抓1.5倍好了,如果你本來設定進行一個小時的「升級版」活動,現在就請你留一個半小時。

接著,為你最容易陷入規畫謬誤的領域調整這個比例係數。每個星期評估什麼比例能讓活動在分配時段中被完成。工作得比預期晚的日子更要特別注意,經過幾週不斷重複這樣的過程之後,你會開始更準確地預測任務完成需要的時間,以及你個人需要放大時間比例的數字,抵銷過度樂觀,破除規畫謬誤。你甚至可能需要不同的倍數來應付不同的活動,以進一步改善行程安排。不過,根據經驗法則,1.5是個不錯的開始。 《大局思維:倫敦政經學院行為科學教授,教你如何放大格局、掌握關鍵,達成最有利的職涯擴張目標》,葛蕾絲‧洛登(Grace Lordan)著,洪慈敏譯,遠流出版圖/《大局思維:倫敦政經學院行為科學教授,教你如何放大格局、掌握關鍵,達成最有利的職涯擴張目標》,葛蕾絲‧洛登(Grace Lordan)著,洪慈敏譯,遠流出版

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