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豐田員工都在用的「A3報告書」,竟只有一成的工程師可以馬上學會!

文 / 一流人    
2020-12-13
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豐田員工都在用的「A3報告書」,竟只有一成的工程師可以馬上學會!
僅為情境配圖。取自unsplash
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編按:豐田公司有很多獨特的工具,「A3報告書」可說是其中的代表。豐田公司在員工進公司第一年就教會他們這種資料製作法,經由反覆實行,確實訓練出員工的思考力。(本文摘自《深思快想》一書,作者為稲垣公夫,以下為摘文。)

我也在美國豐田研究的重要據點─密西根大學留學過,當時因為豐田研究大師傑弗瑞.萊克(Jeffrey K. Liker)的提攜,我才有機會翻譯他的《豐田模式:精實標竿企業的14大管理原則》(The TOYOTA Way - 14 Management Principles from the world’s greatest manufacturer)等著作。

密西根大學助理教授艾倫.渥德(Allen C. Ward)提出的「精實產品開發」手法,就是以豐田的產品開發為基礎,加以系統化而成的。大約五年前開始,他將此手法逆輸入回日本,在日本舉辦製造業的諮詢活動,以便將此手法推廣到日本企業。

這個時候,我第一次發現提高「思考力」的重要性。

豐田公司有很多獨特的工具,「A3報告書」可說是其中的代表。A3報告書就是把各式各樣的報告、企劃等全集中在一張A3大小的紙上;必須盡量刪除無用的描述,讓本質更明確,並把創新的構想化為具體步驟。要做到這種程度,非常需要深度思考能力。而豐田藉由把這項工具放在工作核心,使公司內的問題解決能力、知識管理能力都突飛猛進。

豐田公司在員工進公司第一年就教會他們這種資料製作法,經由反覆實行,確實訓練出員工的思考力。

A3報告書有極大威力,也是把「精實產品開發」模式導入企業的必要工具。但如果不是豐田員工,平時沒接受過深入思考訓練,要製作A3報告書會有相當難度。實際上,我的企業客戶中,在上過A3報告書的訓練課程後,可以馬上學會的工程師大約只有一成。

為了有效引進這麼困難的手法、制度,有必要改變員工的思考模式。所以我開始為四家企業客戶、近60名產品開發工程師開設「深思快想」課程,提高他們的思考能力。

下頁就是深思快想的整體輪廓,正文中會更詳細說明。它的重點之一就是把事物的因果關係畫成「因果關係地圖」。先閱讀約一張A4紙的資料,再把內容分成幾個框框,理解「這份資料在說什麼」(抽象化)」,找出框框之間的連結(因果關係),然後畫成圖。不追求憑直覺而產生的答案,而要藉由反覆俯瞰整體狀況,快速彙整因果關係,以培養出迅速深入思考的能力。

取自《深思快想》圖/取自《深思快想》

在實際工作時,本書的其他思考工具如「抽象化思考」、「類比思考」等,對解決問題與產生構想也很有幫助。

「抽象化思考」是與現實保持連結,漸漸提高抽象程度,而非立刻把自己的問題本質抽象化。「類比思考」則是為了解決問題,借用與自己較不相干領域的概念。

《深思快想:瞬間看透事物「本質」的豐田思考術》,稲垣公夫著,新樂園出版。圖/《深思快想:瞬間看透事物「本質」的豐田思考術》,稲垣公夫著,新樂園出版。

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