Q：
換工作三年，我目前在一間會議和討論相當多的公司上班。這樣的企業文化真的是……在不得不接受的情況下，「十點到十一點要開會」，特地為了開會排開工作，沒想到「會議卻成了部長的個人秀，延到十二點才結束」，這樣的情況屢見不鮮，工作無法如事先的安排進行，非常傷腦筋。
A：會議是意見決定的最後武器，過於輕率使用會是大問題。
無意義的會議也讓全世界的研究者傷腦筋，與會議有關的研究相當多，從有效率的開會方式到會議有無效果都有人研究。
舉例而言，最能有效激盪出新點子的方式是「集思廣益」。根據研究，「與其依賴他人的想法，倒不如自己花腦筋想出具獨創性的點子」、「討論的小組成員愈多，從集思廣益中獲得的創造性會下降」。
另外，「參加會議時，儘管什麼也沒做，卻會有一種『在工作』的滿足感，但生產力卻下滑」、「聚集眾人之後下的決定，責任感變得很馬虎，目標的達成率會下滑」。
因此，我個人非常厭惡開會或討論。基本上，工作方面需要的會議，都是由我的職員代為出面，我幾乎從來沒有親自參加過。尤其是「打個照面」的行程，我都會拒絕。
那是因為我的時間比任何事物都來得重要，比方說，一次的會議要花一個小時。要是我有那樣的時間，我可以讀五到十本書。
當我想到「知識最大化」時，將「閱讀書本得到新知識」和「參加會議獲得的東西」這兩者放在天秤上比較，天秤自然是壓倒性的往前者傾斜。根據我的判斷，希望我參加的會議大約有九成是沒有參加的價值。
有一項針對日本上班族所做的統計調查顯示，日本商業人士平均每個月有四百九十二分鐘浪費在開會上。
「大多數的會議議題根本是無關痛癢，但愈是無趣討論愈熱烈，而且時間又很長。」如此一針見血的批判，是由英國歷史學者西里爾．諾斯古德．帕金森（C.Northcote Parkinson）提出。
他以原子爐的建設和高速公路設置等重要議題的會議為例，與會者針對設置的目的及其優缺點仔細地分析。發言者少，但慎重地進行討論。
另外，如果是該不該設置腳踏車放置處等較為輕鬆的議題，屋頂的材質要用鋁製還是白鐵皮等，顏色又是哪一個顏色，發言者會增加、鉅細靡遺地交換意見。而「追根究柢，設置腳踏車放置處這算是個好點子嗎？」這種討論完全不會出現在會議中。
其理由很簡單，原子爐和高速高路的設置，又或者是收購某間公司等，類似這樣的重要且大規模的決定，如果自己要發表決定性的意見，這也代表自己得負責任才行，發言者自然就會減少。在如此重大的會議上能發言的，肯定是對該議題非常了解，同時也認真進行方案檢討的成員，才能進行本質性的討論。
相反地，任何人都可隨意發表意見的話題，基本上都會脫離本質性的討論，這是一種時間的浪費。
這就是所謂的「帕金森瑣碎定理」（Parkinson's Law of Triviality），或稱芝麻蒜皮定律。這樣的時間浪費，該怎麼解決才好呢？
避免在會議上浪費時間的三項事前準備
只要事前完成以下的三個步驟，就能消滅浪費時間的會議。
1. 事前共同決定議題，而且共享資料。
2. 會議一開始就明確決定會議要在幾點結束。
3. 事先確定會議目標，一旦達成什麼結果，會議就結束。
會議或是與人討論事情時，最浪費時間的就是「閱讀資料的時間」。
我想你一定也有過這樣的經驗。只要閱讀就能明瞭資料內容，卻要選個代表人在會議上沒完沒了大聲朗讀，這樣的會議在當今的日本企業中還是可見。開會前將資料以電子郵件寄出，要求與會人士開會前必須先看過，就能夠節省「朗讀資料內容的時間」。
另外，透過事前的資訊共享，在開會之前「彩色浴」（colorbath）的效果（只要關於自己在意的某個關鍵字，不知不覺當中就會蒐集到與該關鍵字有關的資訊）會自然啟動，大腦會無意識地蒐集必要的資訊，很容易創造出具有劃時代的點子。
緊接著「2」和「3」與「MAC原則」是相同的想法。會議一開始就告知與會人士會議結束時間，像這樣設定了限制時間，就能期待產生有助提高生產力的「最終期限的效果」。
參加者當中，肯定會有人偏離論點，高談闊論。
這時一定要出聲喝止說：「關於你提到的這一點，我們會另外找機會討論。」
另外，與設定的結束時間無關，一旦抵達「做出這個決定」的目的地後，會議就可以立刻結束。
「總之先來開會、討論吧！」這是NG習慣
維珍集團創辦人理查．布蘭森（Richard Branson）曾斷言：「只有一個議題的會議，不需要花五到十分鐘以上的時間。」
雅虎執行長梅麗莎．梅爾（Marissa Mayer）曾說，她每週有七十場會議，但她決定每個會議只花五到十分鐘就結束。
實際上，根據多項研究指出：「在會議或討論上所花費的時間，有助解決問題的，不過是短短的五到十分鐘。」
另外，臉書共同創辦人達斯廷．莫斯科維茨（Dustin Moskovitz）推動實施每週有一天的無會議日，讓員工能不被任何人打擾，專心工作一整天。而且這麼實施後，大幅提高了生產力。
本來，會議是最後的手段。當事情的最後必須由全員共同決定時，才會要眾人集合討論、做出決定。
「總之先來開個會吧！」、「總之先來討論一下吧！」……像這樣的習慣，就是把最後的武器一開始就拿出來使用了。
最後，我引用NBA達拉斯獨行俠隊的老闆馬克．庫班（Mark Cuban）的名言，
「除非是要簽約，否則開會很浪費時間。」
我對這句話可說是由衷產生共鳴。
本文節錄自：《成功最關鍵的事：管控「不如預期」：日本心理戰略師教你計畫要成功，先把挫折、失敗、偷懶排進行事曆》一書，DaiGo著，黃文玲譯，采實文化出版。
