在市面上，關於使用手帳來進行時間管理的技巧林林總總、各成一派，人們看多了反而無從下手。在這裡，我只談最重要的原則一一最低成本的認知原則，並且保證，在確認以下幾點之後，你馬上能形成一個自己的使用方法論。
什麼時間寫？
確定兩個固定的時間段。比如，在每天清晨六點半到六點四十五分，計畫當日的待辦事項。在每天晚上十點半到十點四十五分，回顧當日計畫。
提前一週做出規劃。利用週末其中一個晚上進行思考，預估下週可能會開展哪些工作，提前做好工作時間、業餘時間的規劃，並且預留彈性時間作為補充。避免被時間催著走。
對於臨時插入的任務，若需要超過兩分鐘以上的時間去回應和處理，即刻寫在效率手冊裡。
在哪裡寫？
在習慣養成期，建立一個只有你自己的私人場所。在踏入這個空間之後，集中專注力，在腦中提前模擬排練：接下來的二十四個小時，我要這樣度過。請保持這個空間的乾淨整潔。
在進入習慣固定依賴期，你會發現自己到哪裡都離不開效率手冊，離開則會心慌不安。你希望效率手冊永遠在視野範圍內。你隨身攜帶它。當別人看到它時，他也會收到信號：使用手冊的這個人一定非常專注、自律、可信任。
在十年之後，當你利用手帳成為時間管理高手的時候，就人劍合一，無招勝有招，你不再需要任何空間限制。
寫什麼？
如果是新手，我建議將所有待辦事項都寫在效率手冊上。在熟練之後，五○％的重複性事項都可以省略不寫。
寫在手冊上的待辦事項應該是一個動賓短語。動賓短語是由一個動詞與後面受動詞支配的賓語組合而成。例如：
修改海報設計稿（修改是動詞，海報設計稿是賓語）
寫活動策劃（寫是動詞，活動策劃是賓語）
準備同學的婚禮禮物（準備是動詞，婚禮禮物是賓語）
除了日常重複性事物外的每一個待辦事項，都應該有確定的開始時間和結束時間。開始時間就是寫下事項的那一刻。
如果有協作人，也要寫上具體協作人的姓名。在這一步中，寫下的事項越詳細，執行的效率和完成度就會越高。如果這個事項可能會持續若干天或在當日沒有完成，可以用記號筆標注出來，直到完成後再打勾。
可以將休息的時間寫進去。保持工作時間和休閒時間之間的平衡。要戰略式的休息，所以休息時間也需要有意識地提前規劃，包括每天工作的間歇休息和年度休假。
一次只處理一件事情。不要一邊開會一邊回覆郵件，不要一邊陪孩子一邊回覆閨蜜的微信消息。一旦開始這項任務，就要堅持一○○％完成。
捍衛你的時間。你可能需要與其他人協商來建立一個不被打擾的時段，如果有必要，提前告知其他人在這段時間不要打擾你。
怎麼寫？
建議大家在使用過程中建立一套自己的標識系統。下圖是我使用頻率比較高的幾個符號。
• 待辦事項：可以將所有大事和小事寫在這裡。如果任務比較複雜，建議拆分目標。
• 完成：在事情完成之後，在前面的方框中打勾。
• 取消或延期：總會出現不可抗力因素，導致不能順利完成任務。若取消，則在方框中打叉；若延期，則在方框中畫一個小箭頭。
文字、繪畫、拼貼都是記錄手段，可以任意選擇。永遠記住，在一生的計畫中，內容比排版重要，使用目的比形式重要。
在整個動物界中，幾乎只有人類進化出用於高級思考的器官、擁有讓計畫發生的能力。從原始人進化成現代人，從刻印在黏土泥板上的蘇美文字到書寫在效率手冊上的一行一列，我們始終與永不停歇的時間做交易，交換想要的一生。
效率手冊其實一點兒也不神奇，它只是一個用三百八十四頁、八十克紙張裝訂在一起的普通工具。只有加上使用者，也就是現在讀到這部分的你，它才會啟動，才會熠熠發光，才會發揮它的神奇作用。它成為你從出生到死亡之間的命運簿，你是你自己的司命官。
它是你生命的一部分。
本文節錄自：《時間看得見》一書，王瀟著，中信出版。
