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9大App提升工作效率

文 / 王妍文    攝影 / 關立衡、陳志亮
2013-10-01
瀏覽數 1,550+
9大App提升工作效率
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在你的生活或工作中,是否曾發生過這樣的例子:坐在辦公桌前東摸西摸就是進入不了工作情緒;打開facebook 回朋友一個簡訊,不小心就流連到其他網頁,連正事都忘記;好不容易有個空檔,想要整理工作文件,卻永遠千頭萬緒!

電腦普及後,上班族需要處理的文件、資訊,比起以前大幅提升,雖然減少紙本資料的堆積,但如何有效整理、掌握工作效率也成了數位化後的新課題。

太多工作牽絆、太多文件堆積如山、太多資訊蜂擁而來。如何在時間受到限制的情況下,既能不被時間追著跑,還能完成讓自己滿意的工作成果呢? 日本知名作家松浦彌太郎的答案是,超越在時間之前,提前開始、提前做完。

松浦彌太郎認為,工作不是毫無章法地拚命努力,也不是一件接著一件, 想到什麼做什麼,在這個時代,比起花了多少「時間」、完成多少的「量」,在工作上更追求「質」的表現。

在繁忙的出版工作中,知名部落格「電腦玩物」版主黃鐘毅還能接二連三出版新書;從資訊業工程師轉身投入SOHO 室的行動工具應用講師李光耀, 在接案之餘,一年還在全台上課逾200 場,他們都能在繁忙的工作中,找到自己工作的好感覺。

面對工作,他們是如何利用數位工具,搶在deadline 前完成工作?他們又是如何運用科技工具,創造屬於自己的工作型態呢?請看以下他們的分享:

聰明時間管理

「利用」時間,而非「記錄」時間

你是這樣的人嗎?工作時,老是覺得事情做不完;放假時,無所事事一整天,又對懶散的自己感到生氣;警惕到自己工作節奏出問題、影響生活安排,下定決心做好時間管理,又常是3分鐘熱度?

以黃鐘毅自己來說,在出版社工作的他,每天都要與同事、作者、廠商聯繫開會、企畫發想、活動支援等,時間被分割得既緊湊又零散,但仍然堅持每天創作、思考,並完成一篇部落格文章,長久累積下來,也出了《Google教我的101個工作最佳化》、《EVERNOTE 100個做筆記的好方法》等書。他從哪裡找出時間來寫作呢?

「時間管理的首要問題,不是時間不夠,而是有時間,卻不知道應該做什麼。」黃鐘毅說,很多人都以為,時間管理就是把要做的事情依序排好就行了,卻忽略達到設定目標的過程,少了最重要的行動力,再完美的時間規畫表也會瞬間破功。

黃鐘毅解釋,真正的時間管理,是「利用」時間,而非「記錄」時間。用行事曆排出的行程,只是在記錄時間,隨時可能因為意外、偷懶而變動,因此,管理重點應該放在,從現在到截止的這段時間裡,如何利用所剩時間,把完成工作需要的所有行動步驟全部完成。

把複雜的事情化繁為簡、分段執行;把不想做的任務拆出輕鬆可行的單位、慢慢累積。他運用2種工具來幫助自己做時間管理:

1.行事曆工具:方便預先排好所有目標、專案的確切時間。

2.待辦事項工具:預先列出所有行動,在有時間時,就選一個來執行。

行事曆的運用,在於方便每件事情的排程,跟了解最後deadline時間,但待辦事項的To-Do List,則是讓自己了解,要完成工作需要哪些動作,只要能利用當下的時間去做,要達成未來想做的事就不難,「列出所有行動,有時間就執行。」

時間只在當下有意義。黃鐘毅說,每天早上打開待辦清單,把今天應該執行的任務設定好,想辦法把「今天」的待辦清單清空就行,只要能在每一個有空的當下,去完成一件一件的小任務,最終也能累積出完成一項工作或一整個大專案的能量。

聰明工作管理

雲端平台,跨部門合作更省力

職場上,如何管理工作文件、資料,也是上班族最傷腦筋的一件事。每年要為智慧型手機公司客戶上課超過200場的李光耀,常常在各大企業與課程中傳授行動裝置的應用方法,最常遇到的問題就是:如何把工作所需資料帶著跑?如何讓需要的資料能在1秒鐘內搞定?

雖然數位化早就是職場上一個普遍概念,但是,辦公室裡的數位化資料,不是散落各地、無法統一,就是上班族出門在外,難以在第一時間取得。尤其對滿手客戶名片的公司業務;或是需要跨部門、跨公司協同合作的企畫、工程師來說,要從手中名片、往來電子信件、不同檔案形式的開會文件等龐大資料中,找出需要的內容,確實是一件難事。

「這時最需要的就是雲端工作術。」李光耀說,隨著智慧型手機愈來愈普遍,隨時隨地瀏覽、調閱,甚至編輯、修改的需求也愈來愈高,透過雲端,就能整合不同場域的資料。

以他來說,因為工作上的講訓課程多,常常需要與對口單位的課程負責人開會,討論主題、了解需求,為了減少整理開會內容的時間,開會時,他會直接以平板電腦記錄重點,再利用Google Drive 與對方在雲端上共同做文書處理,共同確認要修改、討論的內容,不讓每次討論的資訊散落各地,或漏失資訊。

利用雲端處理文書的好處,在於可以建立協同作業平台。從雲端上就能和多人一起合作, 不論是直接分享一個超大檔案給郵件聯絡人下載,或是邀請對方來線上共同編輯都很容易,更別說不需特地找出大家都有空的時間來開會,就提升不少工作效率。每次省一點時間,1 個月下來,最少也能省下2 個工作天。

此外,透過雲端處理文書,不管身處何處,只要能上網,一個關鍵字搜尋,想要的內容不管在哪裡,立刻就能找到,「要管理、分享都很容易,」李光耀說。

現代職場,工作只會多、不會少, 也鮮少有做完的時候,此時,若能利用科技工具提高效率,減少未完成的工作項目,也能擠出時間,為上班族的下班生活加值多點充電休息的機會。

聰明資訊管理

資料庫就是個人最佳知識庫

在資訊爆炸年代,上班族每天面對的,是用一生時間去處理也處理不完的資訊,該如何過濾無用資訊, 留下對工作、生活有價值的好文章?

「最好的方法是把資料庫,轉化成個人的知識庫。」需要時時追求科技新知的黃鐘毅說,在資訊洪流中, 可以將閱讀內容區分為5 個狀況,並透過不同的科技工具建立起個人知識庫:

1. 快速閱讀:大多數從社群網站、 新聞媒體或是訂閱的電子報的資訊,都可以歸類到「快速閱讀」的層次, 利用Flipboard、Zite 等工具,可以大量收集這方面的資訊,但採取跳躍、瀏覽標題即可。

2. 可能閱讀:在瀏覽時隨手把任何覺得或許會用到的資訊貼標籤、打星號或加入書籤,預防短時間內忽然想閱讀,方便自己再回頭找。

3. 隔離閱讀:相同主題的資訊比混雜在一起的資訊閱讀起來更有效率,如果使用_refox 瀏覽器的人,可以善用分頁群組的功能,隨時區隔自己的閱讀內容。

4. 未完待續:有些時候,讀到一半,卻有事必須關掉瀏覽器、暫離工作位置,此時可以利用瀏覽器本身內建的同步功能,將閱讀到一半的網頁存入書籤,直接同步到其他電腦,就能在轉換位置後,還能繼續閱讀。

5. 稍後閱讀:經過層層過濾,找出真正想要用心閱讀、仔細思考的文章,再利用Instapaper 這個以「稍後閱讀」為目標的工具軟體,集中存放,變成個人知識庫的源頭。

黃鐘毅認為,要從資訊洪流裡挑出值得稍後閱讀的內容,關鍵是必須訂下閱讀目標。唯有目標明確,才能知道要挑哪些東西出來放在資料庫中稍後閱讀,並從閱讀裡有計畫成長 ,也讓資料庫成為個人的最佳知識庫。

9大App

1時間管理

1 行事曆:Jorte 實用與美觀兼具的行事曆

行事曆是幫助我們記下時間、記下計畫的重要工具,除了可以與電腦同步的Google Calendar 最常為人使用外,「Jorte」這個行事曆軟體有簡單操作、客製化、介面一目了然的優勢,也博得不少行動族的掌聲。

可以從自我需求來設定行事曆的呈現方式,是「Jorte」的強項,不管是要重要事項、代辦事件、行程計畫,都可以不同顏色標示,或利用拖曳調整優先順序,像是重要行程,在「Jorte」會以紅色呈現,讓人一眼就可以找到。

此外,「Jorte」也提供個人根據自選風格,能依需求設定週的起始日、國定假日資訊等,加上能與 Google 行事曆同步,或使用Widget在桌面顯示行事曆資訊,可減少不同數位媒介轉換的不便。

如果認為一般行事曆介面單調,「Jorte」也提供多樣的圖示及背景底圖,若嫌不夠,還能付費購買,對喜歡版面有個人風格的使用者來說,豐富的獨特性會令人瘋狂。

下載點:itunes.apple.com/tw/app/jorte-ri-li/id570556349?l=zh&mt=8

2 計算時間:Jiffy - Time trackerl 最直覺的時間打卡工具

在有效進行時間管理前,若能先追蹤了解自己的時間利用方式,擬訂改變習慣的步驟,將更能事半功倍 !

時間追蹤軟體「Jiffy - Time trackerl」就是一款可以用來計算工作時間,作為個人工作時程記錄與反省工具。Jiffy利用簡單的設計介面,讓忙碌的人可以非常快速直覺的進行不同工作的「打卡」,用最少的步驟完成個人時間觀察與省思。後續要查看每週記錄時,也能以「週曆」形式展示自己如何使用時間,達到整理計畫的目的。

為自己上班時的工作專案、討論會議, 下班後的閱讀學習等目的,預設好每日「工作時間長度」後,就能在jiffy的統計報表中看到時間利用情況,是否有超時工作?還是不夠努力?統統一目了然。

Jiffy軟體還設有「Summary」摘要統計,透過不同顏色的圓餅圖,可以看出自己花費在不同目標上的時間比例,作為後續反省自己時間規畫與管理能力的數據參考,進一步落實時間管理策略。

下載點:play.google.com/store/apps/details?id=com.nordicusability.jiffy

3 行動清單:Wunderlist - To-do & Task List 團隊協作不漏接 !

忙碌的現代人每天被大事小事追著跑,繁瑣的事項是不是對你的記憶力造成很大的挑戰? 若能善用記事軟體來幫助自己,就能大小事都不漏接 !

Wunderlist - To-do & Task List是一款任務管理軟體,最大特色就是,任務的制定方式彈性且豐富,不僅可以設定重要級別、標籤內容和記事功能,還能進一步提供提醒功能,十分貼心。

在Wunderlist這個軟體中,可以快速設定提醒事項的到期日、重複次數、是否要同步到自己的行事曆中等;除了設定代辦事項,也能設定多種類的To-Do list,甚至要添加照片、電子表格或影音檔都可以,讓人有系統地檢視自己生活當中的大小事,並且排定應完成的計畫。

除了個人使用外,Astrid Tasks還有個有趣的功能,就是團隊協作。在想要團隊協作的清單中,點擊左下方「人頭」圖示,可邀請同事、學習夥伴、朋友一起進行任務清單的編輯以及執行,隨時追蹤團隊活動。

下載點:play.google.com/store/apps/details?id=com.wunderkinder.wunderlistandroid

2工作管理

1 協同工作:google drive 打破時空限制的軟體 !

有許多工作必須跨部門、跨公司協同合作完成,但光整合大家的時間就是件難事, 此時不妨利用雲端硬碟空間,以協同合作方式,串聯在不同地方、不同時間上班的成員。

在大家通用的系統中,Google Drive (雲端硬碟)就是一個可以開放、串聯的平台,它提供免費5GB線上儲存空間的服務, 並有PC、Mac桌面軟體即時同步夥伴間的電腦檔案,也有Android、iOS的App讓人從行動裝置讀取這些檔案。

在Google Drive上,可以直接線上建立文件、簡報、試算表、問卷表單、表格繪圖等Google Docs格式的檔案,能完全拿來同步儲存各種其他包括Adobe在內的30多種格式的圖文影音檔案。

Google Drive也支援瀏覽微軟Office各種文件,並可轉存成Google Docs格式,方便團隊成員共同線上編輯、即時協同合作。

下載點:play.google.com/store/apps/details?id=com.timsu.astrid

2 人脈鏈結:CamCard 快速溝通人脈

工作後,難免會在不同場合交換名片, 如果沒有整理,日子一久就會發現名片多到嚇人 !就算有好好用名片夾收藏,但臨時需要翻閱時,卻不如擁有電子檔、只需輸入關鍵字來得方便。

在現實工作環境中,誰能掌握愈多資源,有效管理人脈,也就代表著擁有更多勝出的優勢。CamCard就是利用現在智慧型手機都有的照相功能,透過「照相、辨識、建檔」簡單3步驟來完成名片管理。還能以系統或分組的方式來為名片做有效分類,並進一步加上資訊備註,讓每個名片上的人都能享有獨一無二的重視。

此外,CamCard也有「雲端名片同步」服務,使用者可以在不同手機及瀏覽器查看和管理所有的名片,還能將名片的資訊,透過email引薦給朋友,對於常常要接觸不同媒體、業務、廠商,或經常舉辦各式活動的人來說,非常好用。

下載點:itunes.apple.com/tw/app/ming-pian-quan-neng-wang-mian/id349447615?mt=8

3 工作發想:Mindjet 心智圖打開創意大門

工作時,是否常常會有「企畫沒有想法」、「問題找不到解答」的感嘆?通常都是因為我們在腦中塞進太多東西,無法有脈絡思考。想讓自己掙脫資訊洪流,不妨利用心智圖,一步一步打開創意大門。

心智圖是一種圖像式的思考輔助方式, 和整理邏輯的方式之一,又稱為思維導圖、腦力激盪圖、樹狀圖,適用於組織、研究、解決問題與分類上。Mindjet的功用正在於讓使用者不管身處何地,都能隨時記下點子或想法、組織意見,或是透過有系統的途徑,來沉澱自己心中的思緒。

Mindjet在心智圖編輯上,可以隨意運用圖片、圖示等來作為編輯的素材,擁有更多可以讓心智圖更美觀的自訂功能,在製作完成的心智圖除了可以匯出成純文字與圖片,也可以選擇適合Freemind、Xmind等不同檔案格式的輸出,直接插入工作上的簡報,更節省工作上的製作時間。

靈光一現的企畫點子,絕不能輕易放過,就讓它記錄在Mindjet軟體上吧 !

下載點:play.google.com/store/apps/details?id=net.thinkingspace

3資訊管理

1 資訊收集:Flipboard 掌握最熱門的專業資訊

如何掌握最熱門的重要議題?問Flipboard就對了 !

Flipboard是一個幫助閱讀既深且廣的社交新聞雜誌工具。它能從使用者所關注的社交圈出發, 輕鬆納入不同社群網站、不同社交圈,以及來自非社交圈的公眾議題資訊,讓使用者不會侷限在單一資社群中,能廣泛有深度地獲取各種專業資訊。

Flipboard 本質是一個社交雜誌,除了可以把來自社群分享的消息轉化成像是雜誌一樣的閱讀版面外,也能透過各種不同主題的預設頻道與媒體, 像是商業、科學、音樂、體育等,讓用戶直接訂閱整合後的新聞來源,以吸收各種領域的專業新聞報導資訊,藉此打破「只是朋友分享的新聞」這種侷限, 反而能看到更多專業評論人帶來的主題思考。

若擔心資訊過多,Flipboard的「封面故事」統合所有訂閱項目裡的資訊,依據熱門等標準篩選出各頻道下的重點新聞,意即只要多多訂閱,透過「封面故事」就能輕鬆完成豐富閱讀的可能性。

下載點:play.google.com/store/apps/details?id=flipboard.app

2 深度思考:Instapaper 享受單純閱讀的樂趣

在資訊爆炸的時代,你是否常常一錯過,就找不到心中曾經很想閱讀的某篇文章?Insta¬paper這個以「稍後閱讀」為目標的工具軟體, 將可以解決你的遺憾 !

Instapaper被Betaworks收購後,新的使用者介面很親和,但保存後的文章幾乎仍然是純文本,僅支持小圖片和影片,讓使用者可以在不被干擾地情況下,真正閱讀。

這也回歸到Instapaper的初衷:「幫助使用者更簡單地閱讀長篇文章。」作為「稍後閱讀」軟體,Instapaper不是只能拿來作為稍後閱讀的簡單儲存,而是希望用戶可以經由Instapa¬per,在有時間的時候,好好把精彩的長篇文章認真讀完,能去思考「舒適閱讀」、「認真閱讀」的意義。

優化過的閱讀版面,會將閱讀過的文章,預設成自動歸檔、封存,你以後可以從Archive 這個資料夾中回復或徹底刪除該文。遇上好文章,你也可以加上星號標記(Starred),方便以後一讀再讀。

下載點:play.google.com/store/apps/details?id=com.instapaper.android

如何掌握最熱門的重要議題?問Flipboard就對了 !

Flipboard是一個幫助閱讀既深且廣的社交新聞雜誌工具。它能從使用者所關注的社交圈出發, 輕鬆納入不同社群網站、不同社交圈,以及來自非社交圈的公眾議題資訊,讓使用者不會侷限在單一資社群中,能廣泛有深度地獲取各種專業資訊。

Flipboard 本質是一個社交雜誌,除了可以把來自社群分享的消息轉化成像是雜誌一樣的閱讀版面外,也能透過各種不同主題的預設頻道與媒體, 像是商業、科學、音樂、體育等,讓用戶直接訂閱整合後的新聞來源,以吸收各種領域的專業新聞報導資訊,藉此打破「只是朋友分享的新聞」這種侷限, 反而能看到更多專業評論人帶來的主題思考。

若擔心資訊過多,Flipboard的「封面故事」統合所有訂閱項目裡的資訊,依據熱門等標準篩選出各頻道下的重點新聞,意即只要多多訂閱,透過「封面故事」就能輕鬆完成豐富閱讀的可能性。

3 相片整理:Million Moments 把相片變成故事書

愛用手機拍照的你,卻又疏於整理嗎?一般手機中的相片管理軟體通常都只能按拍照日期一張一張瀏覽,也無法針對個別相片書寫文字註解,使得使用者往往讓相片一積好幾年,白白浪費美好回憶。

如果不想只是「看照片」,Million Moments 這個相片管理軟體可匯入手機中的所有照片, 並利用相本來幫照片做分類,可以區分為16個主題,在瀏覽照片的同時,只要在相片上附加標籤,會自動建立和標籤對應的新相簿。例如,建立以美食命名的標籤,接著將其附加在新拍的美食相片上,就會被歸類到美食相本中。

Million Moments的主畫面以「書架」的方式來呈現,只要新增相本分類,就會陳列在書架上,讓瀏覽相本就跟翻相簿、故事書一樣。最有趣的是,Million Moments多變的排列方式,讓觀看相片不再單調,加上翻頁特效很特別,瀏覽相本時很有真實感。

此外,Million Moments也能直接上傳照片至 FB,與朋友分享。透過整合並分類手機中的所有照片,就不用再擔心照片會被遺忘在手機中, 也能讓照片瀏覽充滿美好回憶 !

下載點:play.google.com/store/apps/details?id=com.sonydna.millionmoments

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