專案能力就等於執行力，在專家眼中，要當一位好的專案經理，實務經驗比理論更重要，「理論提供基本工作流程建議，但經驗才能教你如何做判斷。」先勢集團營運長黃鼎翎說。
專案管理的基本工作流程，可分為起始、規劃、執行、監控和結案五大階段。除了起始和結案之外，在專案執行的過程中，中間三個階段，會隨著執行過程中隨時遇到的不可確定性和風險，使專案計畫不斷修正而重複循環。
「正確配置資源就能夠減少不必要的循環，」國際專案管理學會台灣分會副理事長周祥東說，「有效利用資源，不只是事前的規劃，風險管理和團隊領導統御才是最關鍵的要素。」
關鍵一 從終點開始起跑
減少不必要的循環，關鍵在專案管理的第一階段起始；而起步要走得穩，卻得依賴明確的結案目標。
「Begin from the end，專案管理從終點開始。」周祥東說，弄清楚專案的目的是什麼，比起埋頭苦幹來得重要，「就像即將起站的列車一樣，如果不知道終點在哪裡，就貿然開動，方向錯了怎麼辦？」
台灣大哥大客戶忠誠暨加值服務行銷處處長莊心惠表示，專案的終點，是一個明確可定義，而且可以量化的目標。
例如，「明年要提高客戶忠誠度」，就是一個模糊的目標。好的專案經理，會把公司下達的指示，修改為透過生日禮、每月客戶活動的舉辦，在明年12月底的客戶服務滿意度和品牌認同調查中，達到90％以上高滿意度的水準。
「量化必須合理有依據，不切實際會打擊團隊士氣，比起沒有目標更具殺傷力。」莊心惠說。
關鍵二 畫一張走到終點的地圖
確定方向之後，中間要經過哪些中繼站，才能順利到達終點？專案管理第二步關鍵，規劃由起點到終點的可行路線，簡單而言就是寫一份流程企劃書，包含範圍、策略分析、執行方法等。
專案管理理論發展近兩個世紀，有大量好用的輔助工具和軟體讓專案團隊依循，但要做好規劃，要先學會拆解專案的架構。
「專案架構拆解，隨著專案複雜度愈高，就愈沒有標準答案，除了考慮流程間的資源、時間分配邏輯之外，其實更重要的是團隊成員是否對於專案內容有共同的理解和認知。」
奇岩智略發展顧問負責人蔡宇振以樂高遊戲為例，找100 個人用樂高玩具拼城堡，會得到100 個完全不同的城堡。相反地，請100 個人一起拼一個城堡，如果沒有畫好一個共同認知的架構圖，城堡可能會四分五裂，「拆解專案，就是畫一張走到終點的地圖，讓參與的成員可以按圖索驥。」
關鍵三 做好風險管理
流程規劃得再完美，列車走到終點前，卻還有更多無法掌控因素，可能讓列車誤點或甚至停駛。周祥東說，「就像颱風來臨前會做防颱準備一樣，專案執行過程中，一定要做好風險管理。」風險管理不是均等看待每一個可能影響專案執行的事件，而是集中資源在最有可能對專案造成嚴重損害的危機上。
用風險管理第一步，以機率和損害嚴重程度兩個因素交叉比對，將可能遇上的風險分為四種類型。周祥東解釋，應該把資源集中在發生機率最高、損害程度最嚴重的風險上；而發生機率低，但一旦發生後果嚴重，則可以透過購買保險或準備一筆緊急預備金等方式來應變即可。
風險管理最難的，就是事先列出可能會發生的風險有哪些？同時判斷這些風險發生的機率、對專案損害的程度，周祥東說，「這時候，經驗值就會派上用場。」
關鍵四 懂得人的管理
專案執行是否會成功，風險管理之外，另一個最難的，就是人的管理。
人的管理，讓每一個專案成員都恰如其分地扮演好各自的角色，同時在專案執行的過程中，彼此溝通順暢無礙。
要管好人的問題，專案經理扮演承上啟下的靈魂角色。
台灣大哥大客戶忠誠暨加值服務行銷處處長莊心惠比喻，專案經理就像電影製片和導演，負責募集拍片所需的資金、找好拍片的黃金團隊，然後做好拍片計畫，讓每個人能夠發揮各自的專長和創意，專案經理只在適當的時候給予協助，或擔任決策者。
「最怕的是，導演跑下去自己演男、女主角，然後連配角的台詞都順便一起說了。」專案經理統籌資源、主導團隊溝通，常不自覺產生英雄主義，希望所有的焦點和掌聲都在自己身上，「但他應該是在舞台後，讓整齣戲能夠順暢演出的幕後推手，如果什麼都自己來，就會變成高級打雜工，不只累壞自己，團隊的運作領導也會出問題。」
要管理好「人」的問題，專案經理應該如何定位自己？黃鼎翎說，「看企業內的總經理特助，就可以一目了然。」
特助最重要的工作，就是將總經理心中的願景，轉化為公司員工認同的共識，協調各方資源規劃為可執行的短、中、長程方案；而企業專案通常具有跨部門溝通、協調多樣化資源的特性，「這不正和特助的工作有異曲同工之妙？」
以特助學比喻專案經理的角色，黃鼎翎認為，一個好的專案經理，有三件一定要作對的事。
1. 把老闆的願景，變成團隊成員的牛肉
團隊成員擁有共同的共識，才能群策群力，發揮一加一大於二的力量。
「讓公司利益也變成員工的利益。」黃鼎翎認為，要求員工自然而然認同企業願景或專案目標，並不切實際，在進入執行面之前，專案經理應該要援引資源，「把牛肉端出來，讓團隊成員感覺努力付出和配合，對自己是有益的。」
2. 協調而不介入，把壞話變成好話
根據統計，不完美專案中，有三成左右是因為跨部門溝通協調出了問題。
資源分配不均、過去累積的嫌隙、部門權責分工模糊等，都是引發本位主義的原因，專案經理不只要了解部門間的矛盾衝突，還要提出解決方案，化解雙方疑慮。
「最糟糕的專案經理，就是在協調過程中，不小心變成傳話人，」黃鼎翎說，如果不懂得把壞話變好話，誤會反而愈滾愈大，「這是最致命的錯誤，卻也是最常見的錯誤。」
3. 在適當的時機敲老闆的門
「管理，不只是對專案成員，老闆，也是需要管理的。」作為統籌者，專案經理代表老闆要求各部門提供資源和人力的配合，「但是，當專案執行需要老闆的奧援時，他也要代表團隊去要人、要錢、要支持。」
黃鼎翎強調，平時做好進度報告的規劃，在適當的時機去敲老闆的門，「如果主管對專案了然於胸，對於你的要求自然不會存疑，反而會大力協助。」
