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瞄準老闆身邊的位置

文 / 柯芷伶‧王念綺    攝影 / 李芸霈
2004-12-01
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瞄準老闆身邊的位置
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《30》雜誌曾報導IBM公司的特助計畫,總經理許朱勝從不同部門挑選4位菁英,分別跟在他身邊3個月學習如何當決策者,這是IBM培養接班人的方法。許多企業也是同樣的晉陞邏輯,能雀屏中選成特助者,常常是公司有心栽培的領袖。

特助職位不再專屬於世襲接班人,當前許多成功人士都曾擔任過特助。例如,現任英特爾總裁暨營運長歐德寧,年輕時被創辦人葛洛夫欽點為總裁特助;匯豐投資管理亞太區行政總裁裴布雷(Blair Pickerell),早年也曾是怡和集團(怡富投資前身)主席特助。高階經理人管理公司,身邊特別助理不再只是第二代,而是更具備專業能力的核心幕僚。

特助的特別歷練

特別助理的待遇不低,但工作負荷量非常大,太平洋SOGO與東森媒體集團的特助都表示手機必須24小時開機待命;也有因公事繁忙,好幾年沒休長假的例子。但媳婦熬成婆後,未來出路無限寬廣,有人另創前程,自己開公司;有的被老闆調為手下大將,專司負責統領整個部門;也有人發覺自己善於謀略,樂於維持幕僚的角色。簡而言之,歷練過特助工作,讓你有實力足以適應任何位子。但要如何才能成為特助,獲得接班候選人的證明?其工作內容是什麼?需要注意的事項為何?本期《30》雜誌特地採訪各領域特助菁英,分享他們最即時的經驗與叮嚀,並細細剖析特別助理這條路。

特助有2種

特別助理的特別之處,在於其工作「沒有固定的業務範圍」,小從提鞋、開門,大至企畫公司新開發案、溝通各部門,身份隨時在變,可以是打雜小弟,也可以是老闆的分身,但萬變不離其宗:做老闆需要的角色。

1.「執行型」特助

不過依年資與經歷的差別,在業界特助工作大致分為兩類:一是「執行型」特助,另一是「決策型」特助。「執行型」特助偏向事務性工作、不涉入決策,卻要求絕對的高效率。這類特助通常由資歷尚淺的年輕人擔任,老闆看中的是資質潛力,願意讓他跟在身邊學習磨練。

奧美廣告董事長白崇亮曾向媒體透露,他第一份工作就是擔任亞洲化學董事長衣治凡的特別助理,頂著政大企研所光環只做收發公文、會議記錄等小事,白崇亮卻甘之如飴,因為藉著看董事長批閱公文,他學習到公司運作背後的邏輯。

2.「決策型」特助

「決策型」特助是主子的核心幕僚,傳統企業最多這樣的例子,他們幾乎都是跟著老闆十數年的老臣。但近年來,不一定要在固定企業累積10年經歷,許多專業人才也能成為「決策型」特助。老闆倚賴其專業知識,針對企業的財務、行銷、公關等各領域提供建言,某些幕僚型特助甚至下轄有部門,身兼決策與執行兩功能。例如太平洋崇光百貨董事長特助賴季君,由於之前她在藝廊與基金會的工作經驗常與媒體打交道,具公關長才,特被遠東集團聘為鍾琴的特助,負責內外部公關。

當特助的3種路徑

1. 成為內部資深菁英

各家特助被發掘的過程千奇百怪,重點是得到老闆欣賞。最常見的途徑是部門主管或資深員工被拔擢,這類特助的優勢在於「即時可用」,靠著在公司的經驗與人脈,協調溝通各部門時才能勝任愉快;也因為受企業文化薰陶較久,與上級之間有共同的目標與默契。

巨大機械(Giant)的總管理室特助許立忠就是一例,在秘書的職位待了8年之久,對公司的人事部門通熟摸透,巨大機械董事長劉金標看中這點,把品牌行銷、人資調度等重任交給他,目前許立忠直接對董事長、總經理負責,還身兼好幾個部門業務。

2. 建立口碑被挖角

而有時企業必須注入活水,老闆會延攬外面人才擔任特助,此時除了專業,更重視口碑。2003年鍾琴臨時接任太平洋SOGO百貨董事長,找特助時向朋友探聽人選,才挑上賴季君。歷任亞洲藝術中心、現代畫廊、太平洋文化基金會,賴季君的歷屆老闆都成了她的口碑保證。由於先前工作內容為負責媒體接觸,去年記者蜂擁而至要求專訪董事長,她都仔細過濾篩選,以免鍾琴遭受不必要干擾。

3. 表現突出被拔擢

沒有主管經歷、沒有業界長久累積的口碑,初出茅廬的年輕人靠著優異的工作表現,仍有機會擔任特別助理。中華電信助理管理師林心如,不過30出頭就有4年的特助經驗,當初就是因為一份行銷研究報告,在會議簡報時受到長官賞識,因而拔擢為特助。歸納以上,隨時儲備自己,在老闆面前表現優異,是營造自己被拔擢為特助的不二法門。

當特助的4大條件

1. 忠誠度高

什麼是當特助必要的先決條件?巨大機械特助許立忠說:「讓老闆安心。」一位曾擔任知名出版社的特助表示:「你必須取得老闆信任!」許多特助都不約而同指出「信任」是主宰特助生涯的關鍵。

白話一點,你必須身心都服從老闆。特助首重忠誠度,誠意與正直是必要的人格特質;另外,連思維也須以主子為主,在採訪過程中,各家特助有志一同地強調「貫徹主管意志」「老闆交代的工作就是我的工作」「不陷老闆於不義」,像呼口號般,只對老闆效忠。

2. 身段柔軟

另外,身段夠軟、樂於溝通、甚至安於平淡,都是特助的隱性人格。由於位置特殊,其他同事不免聯想特助是拿著雞毛當令箭、藉皇命以令諸侯,因此低調、設身處地為同事著想都是優秀特助的行事風格,這對協助老闆有利無弊。

3. 高效率

人際間必須低調隨和,工作上,則必須讓老闆看見你的高效率。東森媒體集團董事長特助蘇啟鴻用一句話形容特助工作:「你必須有在最短時間內,看出問題、找到答案、用對方法、立刻解決的能力。」老闆要的不是一個只會反應問題的人,而是能提出建議方案並執行完成的幫手。

4. 通才

沒有人能在初擔任特助時就具備所有條件,許立忠表示,老闆就是一個挖掘不完的寶庫,站在主管的角度思考、決策,不只儲備特助應有的能力,領導者的風範、視野等素養也會累積。而賴季君認為:「特助是『通才』勝任的職位,不見得適合專才。你可以專研最有興趣的領域發展成專業,但保持彈性、吸收各類知識將有助生涯發展。」

當特助的4種態度

1. 守口如瓶

由於工作的性質,核心幕僚擁有比別人更多機會接觸公司的機密事務,許多重要資訊必須守口如瓶。曾在某出版社擔任高層主管的特助表示,拿捏說話分寸是一門必學的學問,很多機密從耳邊流過,但時機尚未成熟時不宜對同事透露。

2. 做好情緒管理

同時在處理直屬長官與公司各部門之間的意見時,不但要過濾情緒性的字眼、採用建設性的觀點來溝通,當同事在向特助抱怨公司事務時,更要能夠了解其中是否有言外之意,否則容易成為其它同事的傳聲筒,這對於個人與公司均可能造成傷害。尤其特助常需代理高層傳達事務、並參與各項會議,因此做為高層分身角色時更要謹言慎行,情緒管理亦是個重要課題。

3. 察言觀色

學會察言觀色也是必要的,對於高層的意見須能確切掌握,若不清楚時應直接詢問,切忌揣摩上意,否則很容易有弄巧成拙的情形發生。

4. 保持彈性

由於特助處理的事務十分龐雜,對於有心想要學習者是極佳的學習機會,然而有時也要負責如聯絡、倒水、甚至是提公事包等瑣碎的事情,而這些對於身段不夠軟者容易覺得不耐煩或拉不下臉。然而太平洋崇光百貨董事長特助賴季君則認為「身為特助者不要拒絕工作,心態上要像活水一般,永遠保持彈性,即使是向3歲小孩也可以學習。」

當特助的2大風險

1. 成敗全看老闆

特別助理被喻為未來領袖的敲門磚,等於是站在巨人的肩膀上學習,做特助前只會做事,當特助後是看老闆怎麼安排事。對於當核心幕僚的風險,許立忠有一番見解──「特助這個職位,不是大好,就是大壞,因為接近權力高層,若不用心學習,上面看得很清楚;假若表現得宜,也很容易受到賞識且被拔擢到更高的職位。」

另外,你要有跟著老闆跑的心理準備,老闆換人,你也可能失去工作。

2. 欠缺專業證明

尤其有些特助不負責固定部門,處理的事務常是價值鏈中看不到光環的部分,因此轉換職涯時往往拿不出具體成果。一名現任政府機關的機要人員,回憶當年擔任立委特助時,雖然擁有專業卻無執照,自覺中年危機比其他人更早來臨。

不過現在的特助大多身兼二職,既幫老闆協調事務,也下轄有部門。這類特助比較沒有職涯危機,即便所屬高層人員職務有變動,自己在這段期間所累積的無形經驗,對下一階段的職涯發展仍有極大助益。

特助的3種出路

1. 原公司擔任高階經理人

由於跟隨高層歷練過後,特助的思維、做事及決策力都優於其他競爭對手。別人只會做事,特助卻擁有觀望大局的視野,適合到公司任一部門當主管,朝向「總」字輩職務邁進。

2. 自己開公司當老闆

藉由長期貼近觀察他人的領導風範,自己實行起來便事半功倍,不須花太多時間摸索,就能成為各領域的佼佼者。例如成立意識型態廣告公司的鄭松茂董事長,就曾經擔任過華商廣告的總經理特助。

3. 繼續擔任核心幕僚

許多如金車、東元等傳統企業中的特助,一做都是一、二十年,只因他們選對了好企業、跟對好老闆。這使得他們在老闆身邊做核心幕僚,雖然沒有耀眼的光環,卻仍舊樂在其中。要是能在而立之年就投身特助一職,未來必定是個不容小覷的魅力領袖。

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