給予回饋
「世上沒有一種熱情比得上修改他人草稿的熱情。」
─科幻小說家H·G·威爾斯（H. G. Wells）
寫作可透過下列方式改善：
1. 寫作者自身有讓文章更好的動力
2. 大量練習
3. 好的範文
4. 好的回饋意見
給予回饋意見是透過語言和非語言的方式，讓他人了解你對其商業書信的想法和感覺。提供回饋意見是管理階層的職責，是很重要卻耗時的工作。在此提供一些經過驗證的好建議，有效的回饋意見對寫作者有所助益。當你準備給予回饋意見時：
1. 你的角色是支持者，而非對手。
—坐在寫作者旁邊（不是對面）。
—維持眼神接觸。
—讓寫作者自己寫，除非他請你協助。
2. 找出最需要改善的問題。
研究指出，想一次全面改善寫作缺失是弊大於利。一次評論所有的錯誤，會摧毀寫作者為進步做的努力。你可以針對主要問題做回饋，一次提出一個大問題，如：段落編排是否有邏輯？論述是否有充分支持主題？是否在開頭就說明信件來意？
3. 用說明的方式取代負面評論。
左欄的評語只會貶低寫作者和內容，沒有任何幫助。透過詢問具體的問題，提供寫作者改善方向，讓寫作者透過你的問題進行思考。
4. 使用寫作者聽得懂的語言。
對尋求回饋意見的人來說，使用一堆他聽不懂或外來的術語，只會造成混淆。平鋪直敘表達意思即可。
5. 依據寫作者的心理狀態提出回饋意見。
為了改善對方的寫作，你必須考量對方的背景、當時寫作的心態，與對內容的想法。
6. 給予回饋的地點請避免噪音和其他干擾，並且確保有充裕的時間給予回饋。
7. 設立好的典範。
留心自己的寫作。
8. 保持耐心！
9. 不可以比寫作者還多話。
10. 不可以幫寫作者寫。
11. 避免在草稿階段糾正文法和結構錯誤。
在草稿階段，寫作者仍為哪個重點該留或刪除而糾結，這個階段的用字可能不是最終版本，糾正其拼字和標點符號錯誤不太恰當。在寫作內容清楚之前，請克制糾正這些表面錯誤的衝動。
比起用寫的，說是更好的回饋方式，你可以當面澄清寫作者不清楚的地方。透過面對面的提問和討論，可以協助寫作者發展並組織想法。
若因為時間或空間上的不便，寫作者無法親自出席時，可建議寫作者將草稿寄給你，你再用提問方式寫下評論。避免寫下嚴厲的批判。
你可以透過微軟的Office Word，在不破壞原文的狀況下，插入註解、使用追蹤修訂、更動處用顏色標示（文字醒目提示色彩）等方式給予更正和回饋。你可以利用新增註解，要求寫作者澄清、提出問題，或提出修改建議。寫作者可以選擇接受或拒絕建議。Word 的功能甚至允許多位審閱者同時給予意見，讓寫作者能評估並整合每個人提供的建議。
為自己的寫作負責
許多主管抱怨，他們每週得花上數小時修改員工的信件，而許多下屬也抱怨：「我怎麼可以幫老闆寫信呢？」這可是艱鉅的任務。
我給主管的建議是：讓下屬為了獲得你的認同而寫，而不是以你的署名書寫。讓下屬為了你的署名而寫，會削弱他們的信心。
首先，主管說：「用我的名字寫一封信。」接著主管收到草稿後說：「嗯⋯這不是我想要的。」接著自己重寫，或用紅筆將整個信件改得滿頁通紅。下屬看到信被大改或修正，自然會覺得挫折。這樣的事件經常重複上演，本來對寫作充滿熱忱的下屬，現在幾乎選擇應付了事，因為他們知道，不管寫的如何，主管一定會重寫所有內容。
有什麼方法可以打破這樣的惡性循環呢？有什麼方法可以讓主管成寫作鼓勵者，而不是打壓者呢？更重要的，有任何可以改善員工寫作的方法嗎？有的，讓他們為了認同而寫。
與其讓員工為主管署名的信件寫信，不如直接讓他們用自己的名字寫信，在信件最下方放上你的署名欄並簽名即可，表示該內容經過你的批准。
風格和正確性是寫作者的責任。一旦主管重寫，便是由主管擔下這份責任。經常重寫內容的主管會削弱下屬的信心。雖然內容暫時被修補好了，但寫作不合格的問題仍然存在。
採用「為獲得主管的認同而寫」方法的長期效益如下：
1. 寫作優劣的責任直接歸屬於下屬。合宜正確的寫作需要創造力、清晰思考，以及不斷學習。員工應負起個人成長與犯錯的責任。
2. 下屬能儲備寫作力。研究宣稱，每個人都具備身為作者的意識，成人與孩童都有寫作的欲望，也想寫得更好。在商業世界中，寫作不只象徵影響力，也代表自尊心。讓員工為自己書寫，也是對他們的認可和讚揚。
3. 確保第一次交出的版本品質。讚揚文筆佳的下屬，能鼓勵他們用最佳方式展現自我。既然改以員工名義撰寫信件，所有問題就是員工本身的責任。
4. 抑制自己想將草稿編輯成「聽起來像我寫的」的欲望。主管往往會搞混以下兩種編輯理由，為了邏輯與正確性而編輯，或是把整篇文件用自己的語言改寫。他們常常誤用後者來編輯文件，因為他們害怕自己會因為他人錯誤而受到指責；或對自己如何被看待感到沒有安全感；或無法授權；或需要透過他人錯誤來證明自己；或受下意識想當作家的欲望驅使。
這不是說主管不該編輯。但當主管要求員工將ask（詢問）改成request（要求）時，不僅沒有意義，也打擊員工自尊。此外，主管修改員工信件時，應向員工說明。
建立編輯分級制度的主管，每次專注於一個大問題，勝過校正所有的內容，也能保有員工所寫文章的完整性。
5. 找出真正會寫或不會寫的人。主管亟欲找出方法改善其部門的寫作品質，他或許是花費大把時間重寫員工的文章。但是，當主管花時間自行「修復」內容時，一段時間後，員工會失去展現自我的寫作機會，最終無法真正提升。
管理者的責任之一，是激勵員工，而非只是考核他們。在員工的商業報告和書信中放上自己的署名欄，也是激勵員工的方式之一。雖然這種方式並非是寫作的萬靈丹，但它至少幫助員工朝改進寫作邁進一步。畢竟，真正的目標應該是放在成長，而非追求完美。
本文節錄自：《商業英文寫作聖經：向財富雜誌五百強企業顧問學習頂尖寫作技藝》一書，威瑪‧戴衛森（Wilma Davidson）著，劉佳硯譯，EZ叢書館出版。
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