某一年夏天，美國與北約駐阿富汗軍隊統率Stanley A. McChrystal將軍在首都喀布爾聽取簡報，其中一張投影片旨在說明錯綜複雜的美軍戰略，但看起來就像一碗義大利麵般雜亂無章。現場一位幕僚回憶，McChrystal將軍故作嚴肅地說，「等我們看懂這張投影片，我們早就打贏這場仗了。」將軍的反應引發了哄堂大笑。媒體記者會時常耗上二十五分鐘，最後保留五分鐘給仍清醒著的人發問。對此，Hammes博士表示，這類投影片簡報的作用形同「催眠一群小雞」。
好吧！我們承認，在職場上我們常常聽到「簡報」兩字，就會想到「關燈睡覺」。但簡報已成為職場上隨處可見的工具，如果用得好，簡報的內容將會令人印象深刻，甚至能成為經典教案，例如賈伯斯。
有些人做簡報喜歡越詳細越好，有些人則是越短越好。首先，我們要問，理想的簡報長度應該是多久？到底要詳細到什麼程度才對？擅長問題分析教學工具的阿爾諾‧謝瓦里耶在《複雜問題的策略思考＆分析》書中回答了這個問題。他認為，簡報長度取決於簡報資料的廣度和詳細程度。
只納入需要的所有資料
首先決定哪些主題必須納入簡報，而哪些可以刪除。非關鍵內容的投影片可以移到附錄，以便隨時可用來回答受眾可能提出的問題。受眾處理及理解資訊的能力有限，因此放入不必要的多餘資訊反而不利。
賓州州立大學通訊工程教授Alley就發現，在技術報告場合中，許多簡報者希望提及太多資料，因而導致簡報成效低落。
簡報的目的在於能否將最核心的建議順利傳達給受眾。旁枝末節會消耗受眾的工作記憶，可能導致他們無法理解重點，更無法記住你希望他們記得的內容。
選擇適合的詳細程度
麥肯錫前顧問暨溝通專家Barbara Minto建議以金字塔方式安排溝通內容，將核心想法放在最頂端。該核心想法就是你的執行摘要，也就是溝通的精華。
執行摘要下面是主論點，接下來是支持論點（可能分成不同層級），最後是你的假設和分析。越往下探究，內容越詳細。傳達主論點可能只需要幾秒，或許適合用於電梯簡報，但要呈現分析細節則可能需要幾個小時，甚至幾天。
因此，在準備訊息內容時，應思考各部分適切的詳細程度。這取決於完整表達所需的時間，以及你認為每個重點要能說服受眾所需要的證據數量。
以不同深入程度探討不同主題是完全可接受的應變做法，但前提是要深思熟慮才做出這個決定，而非因為高估自己快速導覽資料的能力，導致最後80%的時間只說明了五個主題中的第一個。以金字塔形式看待簡報溝通，將可幫助你留意整體概況，進而妥善安排所有環節。
簡報的順序：先說結論
麥肯錫公司的視覺傳播總監Zelazny建議，溝通應以結論揭開序幕，接著再解釋得出結論的過程。分析時，我們是從資料著手，推導出結論。但在簡報時，可以在論理之前先說結論。
先說結論並刪除不必要的資訊，這種做法可讓訊息更符合金字塔結構，減輕受眾的理解負擔。在知道結論的情況下，他們能夠據以詮釋簡報中出現的新元素，判斷其能否支持你的論點。
雖然某些特定情形下，說明分析過程不失是種合適的做法（例如實驗結果無法說服受眾時，可改為說明實驗流程），但資訊分析專家Keisler與Noonan建議，「幾乎所有場合都應避免這種做法」。
Zelazny認為，即使知道受眾會群起反駁，他還是建議先說結論。結論一出，你可以坦然面對現場的不同意見，例如：「今天，我的簡報目的是要說服你們接受一點，即尋找哈利的首要步驟，應該是先聯絡可能知道牠下落的人。我知道這違背一般普遍的認知，而且你們認為應該先張貼布告並在附近搜尋，但這是我們仔細分析所有可能選項才做出的結論。現在請容我向各位說明整個過程。」
