遠距團隊就是:無論身在何處,均能透過有意識的團隊文化、積極的能量、合作、創新和人際關係,來攜手努力實現共同目標的一群人。只要利用溝通、合作和團結的三個C模型,領導者都將能克服例如距離偏見(proximity bias)和日漸惡化的社會關係,打造一個人人得以平等參與及提升價值的工作環境。(本文節錄自《遠距團隊》一書,作者:凱文‧艾肯貝瑞,韋恩‧杜美,時報出版,以下為摘文。)
設計團隊及其文化的三C模型
三C模型由三個因素組成,其力量來自於這些因素之間的整合,並認知到它們之間是互相依存的。這三個C分別是:
這些組成要件不只都是以同個字母開頭而已(這讓它們記起來更容易),也是很常見的詞彙。要理解這個模型的威力,我們需要在設計團隊及其文化的脈絡下,定義和描述這些術語。
溝通
溝通是人類生活的基礎—我們一生都在進行溝通;它也是工作的基礎。儘管我們都會溝通,但其技巧、準確度和是否有效卻各不相同。
在訊息已送出、依照預期被接收並達成相互理解之後,溝通才算成功。簡而言之,溝通就是訊息的發送、接收與理解。
每個人的工作都需要溝通,如果溝通能夠更有效且迅速地達成目的,所有工作都會更順利。在一個互相連結和互相依賴的世界中,即使是獨立的手藝人也需要和客戶及供應商進行溝通。
因此,溝通是所有工作的關鍵和基礎,無論我們已經做了多久、做得有多好,都還能有改進的空間。
當每個人都身在相同建築物中或同一地點時,我們可以進行直接、即時、豐富的面對面交談。隨著優質溝通的障礙和挑戰與日俱增,我們對提高溝通效率的需求也增加了。
我們最喜歡的一個關於溝通有多難的例子,來自於一項對手術室溝通的研究,內容是經過訓練的觀察員所觀看的48個手術過程中,共90個小時的團隊溝通。
而根據以下原則,在所有被觀察到的溝通中,有將近3分之1被歸類為「溝通失敗」:
此外,研究發現,有36.4%的失敗導致了效率低下、團隊緊張、資源浪費、延誤、為患者帶來不便及造成流程上的錯誤。
這帶給我們兩個結論:
倘若連在進行重要工作時,與身邊人們的即時溝通都有可能失敗或只是差強人意的話,那我們就會知道如果再加上距離和其他障礙,情況將變得更具挑戰性。
其次,看看溝通失誤的結果—你不必在手術室工作,也能意識到這些失誤可能帶來災難性的後果。
在組織活動的每一個環節,以及下列所有的群體與個人之間,溝通都必須是有效的:
當溝通不順暢、不即時、不完整或完全缺乏溝通時,結果會造成:
從這個角度來看我們就不難理解,為何即使是在最優秀、最成功的企業中,也經常聽到以下說法:「我們需要改善溝通。」
溝通一直都很困難,但在一個日益複雜且遠距進行的新工作世界中,它比以往任何時候都更加重要。