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根據研究:3分之1的溝通以失敗收場?溝通不良造成的14種損失

在訊息已送出、依照預期被接收並達成相互理解之後,溝通才算成功。簡而言之,溝通就是訊息的發送、接收與理解。

遠見好讀
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遠見好讀

2024-04-08

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《遠距團隊》/僅為情境圖,取自unsplash
《遠距團隊》/僅為情境圖,取自unsplash

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遠距團隊就是:無論身在何處,均能透過有意識的團隊文化、積極的能量、合作、創新和人際關係,來攜手努力實現共同目標的一群人。只要利用溝通、合作和團結的三個C模型,領導者都將能克服例如距離偏見(proximity bias)和日漸惡化的社會關係,打造一個人人得以平等參與及提升價值的工作環境。(本文節錄自《遠距團隊》一書,作者:凱文‧艾肯貝瑞,韋恩‧杜美,時報出版,以下為摘文。)

設計團隊及其文化的三C模型

三C模型由三個因素組成,其力量來自於這些因素之間的整合,並認知到它們之間是互相依存的。這三個C分別是:

•溝通(Communication)
•合作(Collaboration)
•團結(Cohesion)

這些組成要件不只都是以同個字母開頭而已(這讓它們記起來更容易),也是很常見的詞彙。要理解這個模型的威力,我們需要在設計團隊及其文化的脈絡下,定義和描述這些術語。

溝通

溝通是人類生活的基礎—我們一生都在進行溝通;它也是工作的基礎。儘管我們都會溝通,但其技巧、準確度和是否有效卻各不相同。

在訊息已送出、依照預期被接收並達成相互理解之後,溝通才算成功。簡而言之,溝通就是訊息的發送、接收與理解。

每個人的工作都需要溝通,如果溝通能夠更有效且迅速地達成目的,所有工作都會更順利。在一個互相連結和互相依賴的世界中,即使是獨立的手藝人也需要和客戶及供應商進行溝通。

因此,溝通是所有工作的關鍵和基礎,無論我們已經做了多久、做得有多好,都還能有改進的空間。

當每個人都身在相同建築物中或同一地點時,我們可以進行直接、即時、豐富的面對面交談。隨著優質溝通的障礙和挑戰與日俱增,我們對提高溝通效率的需求也增加了。

溝通非關「距離」,向心力才是重點。(僅為情境圖,取自unsplash)

溝通非關「距離」,向心力才是重點。(僅為情境圖,取自unsplash)

我們最喜歡的一個關於溝通有多難的例子,來自於一項對手術室溝通的研究,內容是經過訓練的觀察員所觀看的48個手術過程中,共90個小時的團隊溝通。

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而根據以下原則,在所有被觀察到的溝通中,有將近3分之1被歸類為「溝通失敗」:

• 時機:該溝通是否在最適合或最需要的時間點傳達完成?

• 內容:訊息是否完整且準確?

• 受眾:是否由正確的對象聽到且接收到了訊息?

• 目的:問題是否得到妥善的解決?

此外,研究發現,有36.4%的失敗導致了效率低下、團隊緊張、資源浪費、延誤、為患者帶來不便及造成流程上的錯誤。

這帶給我們兩個結論:

倘若連在進行重要工作時,與身邊人們的即時溝通都有可能失敗或只是差強人意的話,那我們就會知道如果再加上距離和其他障礙,情況將變得更具挑戰性。

其次,看看溝通失誤的結果—你不必在手術室工作,也能意識到這些失誤可能帶來災難性的後果。

在組織活動的每一個環節,以及下列所有的群體與個人之間,溝通都必須是有效的:

• 團隊內部
• 團隊中的個人之間
• 跨團隊
• 同事之間
• 與主管之間
• 與客戶和供應商之間(內部及外部)

當溝通不順暢、不即時、不完整或完全缺乏溝通時,結果會造成:

• 誤解
• 衝突
• 缺乏一致性
• 領導不力
• 錯失良機
• 關係疏遠
• 信任度降低
• 承諾和參與度降低
• 責任感降低
• 完成工作的速度變慢
• 改革緩慢或無效
• 合作減少
• 挫折感增加
• 人員流動率變高
•(請根據你個人的經驗新增)

從這個角度來看我們就不難理解,為何即使是在最優秀、最成功的企業中,也經常聽到以下說法:「我們需要改善溝通。」

溝通一直都很困難,但在一個日益複雜且遠距進行的新工作世界中,它比以往任何時候都更加重要。

根據研究:3分之1的溝通以失敗收場?溝通不良造成的14種損失_img_1

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