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【遠距溝通】在職場如何把話說好?少做這幾件事讓你人見人愛

文 / 方格子VOCUS    
2022-05-09
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【遠距溝通】在職場如何把話說好?少做這幾件事讓你人見人愛
僅為情境圖。取自unsplash
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在疫情之前,大家都可以面對面溝通,即便有任何問題,也很難當著對方的面,劈頭就指責對方。但疫情之下的遠距工作就不是這麼回事了。當有任何事需要溝通時,通常都會跟談話對象「有時間差」,尤其透過Line、Slack等通訊軟體的文字,對自己的說詞、措辭要更加謹慎,不要一不小心就得罪人。

最近台灣疫情越來越嚴重,許多公司都開始遠端上班,雖然這並不影響正在全職學習的我,但我卻也間接因為疫情,深受遠端合作的困擾。

大概是今年5月的時候,許多有能力的機構都會徵求一些志工,來做一些能減緩社會因疫情而焦慮的氛圍。

當時的我因為還有餘力,也參加了教育機構的志工,為受疫情影響、想要學習一技之長的學生提供協助。

在疫情之下,所有的教學及互動都是透過社群軟體溝通,沒有想到,原本開開心心的教育公益活動,卻也因為「溝通不良」有些黯然失色。

是工作熱情?還是自我中心?

一位志工Y,常常自告奮勇協助學生,並處理得非常多有關學習事務的細節,起初我跟大部分的學生、志工一樣,都非常佩服Y的工作能力,常常會私下跟Y討論課程的細節或是作業該怎麼做。

一開始的時候,Y都很有耐心,凡有問必答,也不會認為同學在問一些「白癡問題」。

過了一陣子後,也許是因為「職業倦怠」,只要有學生問問題,Y開始會不耐煩,雖說回覆訊息的速度還是很快,但回覆的內容卻有一點「言不及義」,讓人覺得Y並沒有看清楚問題就隨便回答的感覺。

有時候甚至對方多問了一個問題,Y就會隔著螢幕開罵:「你到底有沒有認真看?」

常常一個問題來回問了好幾次,卻還沒有得到任何答案,學生也感到相當挫折,旁人看起來,Y的話語「很直接、自我」,有時候還帶有一些公審大家的意味。

有一次,我甚至因為志工Y對我的稱呼,及溝通的方式不禮貌而感到有些不悅,這才開始慢慢注意對方與大家的溝通模式。

長久觀察下來,志工Y看起來「對這份工作很有熱情」的樣子,但實際上卻是自顧自地做自己覺得對大家好的事,非常自我中心。

這讓我想到,即便這只是一場小型的公益活動,本質上也是一個類似於職場的正式場合。

在疫情之前,大家都可以面對面溝通,即便有任何問題,也很難當著對方的面,劈頭就指責對方。

反而會因為面對面,人與人之間多了溫度,說話也不會這麼銳利難堪。

但疫情之下的遠距工作就不是這麼回事了。

當有任何事需要溝通時,通常都會跟談話對象「有時間差」,沒辦法像以往走到隔壁,想問問題就問。

尤其隔著螢幕說話,有些人可能會因為任何話都會被記錄下來,說起話來更是小心翼翼;但有些人就像Y一樣,隔起螢幕就開始真心話大冒險。

到底在受疫情影響下的遠端工作模式中,要怎麼樣才能好好與職場、一起共事的夥伴好好溝通?

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職場中,這幾句話千萬不要說出口

在遠距工作的狀況下,可能很少會用e-mail溝通,甚至多會用line或是slack等通訊軟體談論工作細節,這時候就得對自己的說詞、措辭更加謹慎,不要一不小心就得罪人。

今天我整理了幾個職場溝通的大忌,尤其是在遠距工作的狀態下,大家必須更加注意的狀況:

1. 不要叫別人全名,或是隨便亂給人「尊稱」

不要在職場叫別人的全名應該很好理解,通常是只有家人,或是很熟的朋友才會這樣叫。

那麼什麼叫做不要隨便亂給人「尊稱」呢?

在有些場合中,可能會因為想要跟對方套關係,而擅自加上一些「稱謂」。

舉例來說:叫比自己長得前輩「哥、姊」,通常在職場不會特別叫對方哥或是姊,原因在於女生不喜歡被叫老,也沒有男生想要被別人誤會跟晚輩有一些「特別」關係。

除非對方真的長你個2、30歲,快要可以當你爸媽的年紀時,你才比較有機會叫對方「哥、姊」,不然正常來說,在職場或是正式場合都是叫名字比較多。

會在職場叫出叔叔、阿姨時,大部分都是「打掃阿姨」、「送貨叔叔」,別萬不要為了自己想要裝年紀小,或是自己為這樣對別人比較尊敬,就隨便亂套一些稱謂。

那如果真的想要對別人尊重一點怎麼辦?你可以稱呼對方為「前輩」、「學長」、「學姊」,又或者是對方的職稱,像是經理、組長、課長等,如果對方覺得太拘謹,自動會跟你說不需要這麼叫。

「職場稱謂」不好好注意的話,絕對會在某個時候讓你在職場莫名其妙的黑一把。

2. 不要當傳聲筒

如果有人需要跟第三人溝通,千萬不要雞婆上前幫一把當傳聲筒,以下有幾個不適當的原因:

• 你可能誤會當事人的意思,傳錯話

• 對方只是隨便說說,沒有真的要跟另外一個人講

• 第三者會覺得會什麼當事人不直接跟他講,還要叫一個傳聲筒,是不是自己被討厭了?然後當傳聲筒的你就也被連帶討厭了

• 被別人覺得你在八卦

還記得自己的第二份工作,就是當補習班的英文老師,當時的同事就非常喜歡當「傳聲筒」,傳來傳去,你根本不知道當事人當初的原話是什麼。

有時候當傳聲筒的人沒事,但沒想到當事人就徹底在職場黑掉了。

即便有人想要你當傳聲筒,可以想著辦法推掉,或是找個話題呼攏過去。

不管是在職場或是正式的場合,當傳聲筒都不是明智的選擇。

尤其是在遠距工作的狀態下,萬一在當傳聲筒的時候不小心「錯頻」了,那真的跳到黃河也洗不清。

在職場上,當傳聲筒不是個明智的選擇。僅為情境圖,取自pexels圖/在職場上,當傳聲筒不是個明智的選擇。僅為情境圖,取自pexels

3. 多點同理心

因為職場不是學校,大家的背景、環境甚至是工作習慣都不盡相同,不需要因為對方跟自己意見不同,就咬死對方是錯的,硬要對方跟你遵照同樣的方式來做事。

尤其是在遠距工作的狀況下,每個人的工作環境不可抗力的因素變多了,譬如說在家寵物突然搗蛋、小孩吵鬧,導致沒辦法馬上跟你溝通、回訊息。

多點耐心、同理,可以讓大家的工作氛圍更加友善。

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舉例來說,不要對方十幾分鐘沒有回你訊息,你就瘋狂用訊息轟炸,或是一直打電話。

體諒對方也有自己的工作要做,沒有必要一直遷就自己,看到訊息馬上就要回,這就是同理心的展現。

除了上班時間,下班時間也盡量少私訊打擾同事,會讓人感覺24小時都在上班的感覺,若是有工作上的急事,盡量還是等上班之後再私訊對方會比較貼心。

4. 話想清楚再說

先前的例子中提到,志工W看似很熱心的要幫大家解決問題,甚至是在已經獲得幫助的學生貼文底下,再留下一個不怎麼重要的訊息刷存在感。

這樣的行為會讓旁人認為你「不經思考」、「不會抓重點」。

漸漸的就不會有人想要聽你說話,或是參考你所提出來的意見。

遠距工作下,通常要溝通工作細節時,都會附上相關文件,彼此可以順暢的互相溝通討論。

這個時候千萬不要自以為聰明,以為自己知道對方要說什麼,連文件、訊息內容都不看,就想要搶答爭輸贏。

職場不是戰場,職場是以公司作為一個單位,不是讓你以個人的名義出風頭,在職場的每一個舉動、發言的都是為了能夠為公司創造更多的利益,或是讓夥伴間可以合作起來更加順暢。

開會或是公開場合的討論,絕對不是自己一個人的舞台,千萬要想清楚再說話,不要落得自己常常不分場合發言,搞的眾人尷尬、自己也超級尷尬的狀況。

5. 拒絕抱怨、負能量

沒有一個人天天都是開心的,是人都會有傷心、難過煩惱的時候,但也沒有任何一個人有義務承接你的情緒或是負面能量。

試想一個畫面,你的家人每次遇到不如意的事情,就要在你的耳邊一直嗡嗡嗡叫個不停,狂抱怨就算了,還不懂的檢討自己的行為。

同樣的狀況出現在職場,難道不會讓人厭煩嗎?

在職場常常會因為利益衝通、個性不合的關係,導致小團體的產生。

這種時候,如果小團體間要談論什麼事通常都是用社群軟體,也正是這種時候,大家更容易在群體之間互吐苦水,吐來吐去吐到整個群組都烏煙瘴氣。

如果一個不小心抱怨主管的話,被同一群人洩露了出去,你除了負能量滿點之外,還可能被貼上愛搞小動作的標籤。

學會處理自己的情緒,絕對是職場人必備的技能之一。

遠端工作下,多了更多用社群軟體溝通的機會,這時候千萬要讓善用自我覺察,別讓自己一遇到負能量就吱吱喳喳,煩的別人根本不知道怎麼回,甚至還已讀你。

又或著是,在訊息中過度夾雜私人的情緒,還以為對方沒有辦法用文字看出你的想法,如果是這樣的話,那麼你就還太菜了。

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遠距溝通 vs. 面對面溝通

因為受限於距離空間,大家常常會因為使用社群軟體作為溝通媒介,而忘了去注意到其實社群軟體上的溝通也是有禮節的。

並不是因為今天你用了社群軟體,於是平常不敢說的,或是面對面說不出口的話,就仗著隔了一層螢幕、對方看不到你,而想說什麼就說什麼。

事實上,遠距溝通反而比面對面的溝通更容易讓對方誤解意思,常常沒有被法用精準的文字描述自己的意思,或是不知不覺就帶入自己私人的情緒。

文字的力量比我們想像中的大,尤其當文字可以一字不漏地被記錄下來時,造成的傷害也會更大。

相信大家在社會經驗不足時,也常常會因為一些溝通上的小事而得罪同事。

老實說,在剛出社會時,也許我也曾犯下跟志工Y一樣的錯誤:溝通時有過多的預設立場、沒有同理心,或是急著要當第一個發言的人搶風頭,讓主管注意到自己。

也許職場上的溝通會讓你覺得很挫折,又或者是你覺得自己就是很內向不會溝通,但事實上並不是這樣的,溝通的技巧就跟學習語言一樣,可以透過學習並加以練習。

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如果你常常覺得,為什麼自己好像老是說錯話,不受職場同事待見,就可以依照上面的5個方式來檢視自己的「遠距溝通力」合不合格。

希望經過這篇文章,可以讓大家更能以具體的方式來練習職場溝通,也能更加熟悉遠端溝通上的一些小技巧,即便疫情結束不需要在遠距工作,培養這項軟實力,也能為自己創造更大的工作彈性。

(本文透過「方格子直送」計劃合作轉載,作者:Vivian Yeh,原文:【遠距溝通】在職場如何把話說好?少做這幾件事讓你人見人愛

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