在疫情之前，大家都可以面對面溝通，即便有任何問題，也很難當著對方的面，劈頭就指責對方。但疫情之下的遠距工作就不是這麼回事了。當有任何事需要溝通時，通常都會跟談話對象「有時間差」，尤其透過Line、Slack等通訊軟體的文字，對自己的說詞、措辭要更加謹慎，不要一不小心就得罪人。
最近台灣疫情越來越嚴重，許多公司都開始遠端上班，雖然這並不影響正在全職學習的我，但我卻也間接因為疫情，深受遠端合作的困擾。
大概是今年5月的時候，許多有能力的機構都會徵求一些志工，來做一些能減緩社會因疫情而焦慮的氛圍。
當時的我因為還有餘力，也參加了教育機構的志工，為受疫情影響、想要學習一技之長的學生提供協助。
在疫情之下，所有的教學及互動都是透過社群軟體溝通，沒有想到，原本開開心心的教育公益活動，卻也因為「溝通不良」有些黯然失色。
是工作熱情？還是自我中心？
一位志工Y，常常自告奮勇協助學生，並處理得非常多有關學習事務的細節，起初我跟大部分的學生、志工一樣，都非常佩服Y的工作能力，常常會私下跟Y討論課程的細節或是作業該怎麼做。
一開始的時候，Y都很有耐心，凡有問必答，也不會認為同學在問一些「白癡問題」。
過了一陣子後，也許是因為「職業倦怠」，只要有學生問問題，Y開始會不耐煩，雖說回覆訊息的速度還是很快，但回覆的內容卻有一點「言不及義」，讓人覺得Y並沒有看清楚問題就隨便回答的感覺。
有時候甚至對方多問了一個問題，Y就會隔著螢幕開罵：「你到底有沒有認真看？」
常常一個問題來回問了好幾次，卻還沒有得到任何答案，學生也感到相當挫折，旁人看起來，Y的話語「很直接、自我」，有時候還帶有一些公審大家的意味。
有一次，我甚至因為志工Y對我的稱呼，及溝通的方式不禮貌而感到有些不悅，這才開始慢慢注意對方與大家的溝通模式。
長久觀察下來，志工Y看起來「對這份工作很有熱情」的樣子，但實際上卻是自顧自地做自己覺得對大家好的事，非常自我中心。
這讓我想到，即便這只是一場小型的公益活動，本質上也是一個類似於職場的正式場合。
在疫情之前，大家都可以面對面溝通，即便有任何問題，也很難當著對方的面，劈頭就指責對方。
反而會因為面對面，人與人之間多了溫度，說話也不會這麼銳利難堪。
但疫情之下的遠距工作就不是這麼回事了。
當有任何事需要溝通時，通常都會跟談話對象「有時間差」，沒辦法像以往走到隔壁，想問問題就問。
尤其隔著螢幕說話，有些人可能會因為任何話都會被記錄下來，說起話來更是小心翼翼；但有些人就像Y一樣，隔起螢幕就開始真心話大冒險。
到底在受疫情影響下的遠端工作模式中，要怎麼樣才能好好與職場、一起共事的夥伴好好溝通？
職場中，這幾句話千萬不要說出口
在遠距工作的狀況下，可能很少會用e-mail溝通，甚至多會用line或是slack等通訊軟體談論工作細節，這時候就得對自己的說詞、措辭更加謹慎，不要一不小心就得罪人。
今天我整理了幾個職場溝通的大忌，尤其是在遠距工作的狀態下，大家必須更加注意的狀況：
1. 不要叫別人全名，或是隨便亂給人「尊稱」
不要在職場叫別人的全名應該很好理解，通常是只有家人，或是很熟的朋友才會這樣叫。
那麼什麼叫做不要隨便亂給人「尊稱」呢？
在有些場合中，可能會因為想要跟對方套關係，而擅自加上一些「稱謂」。
舉例來說：叫比自己長得前輩「哥、姊」，通常在職場不會特別叫對方哥或是姊，原因在於女生不喜歡被叫老，也沒有男生想要被別人誤會跟晚輩有一些「特別」關係。
除非對方真的長你個2、30歲，快要可以當你爸媽的年紀時，你才比較有機會叫對方「哥、姊」，不然正常來說，在職場或是正式場合都是叫名字比較多。
會在職場叫出叔叔、阿姨時，大部分都是「打掃阿姨」、「送貨叔叔」，別萬不要為了自己想要裝年紀小，或是自己為這樣對別人比較尊敬，就隨便亂套一些稱謂。
那如果真的想要對別人尊重一點怎麼辦？你可以稱呼對方為「前輩」、「學長」、「學姊」，又或者是對方的職稱，像是經理、組長、課長等，如果對方覺得太拘謹，自動會跟你說不需要這麼叫。
「職場稱謂」不好好注意的話，絕對會在某個時候讓你在職場莫名其妙的黑一把。
2. 不要當傳聲筒
如果有人需要跟第三人溝通，千萬不要雞婆上前幫一把當傳聲筒，以下有幾個不適當的原因：
• 你可能誤會當事人的意思，傳錯話
• 對方只是隨便說說，沒有真的要跟另外一個人講
• 第三者會覺得會什麼當事人不直接跟他講，還要叫一個傳聲筒，是不是自己被討厭了？然後當傳聲筒的你就也被連帶討厭了
• 被別人覺得你在八卦
還記得自己的第二份工作，就是當補習班的英文老師，當時的同事就非常喜歡當「傳聲筒」，傳來傳去，你根本不知道當事人當初的原話是什麼。
有時候當傳聲筒的人沒事，但沒想到當事人就徹底在職場黑掉了。
即便有人想要你當傳聲筒，可以想著辦法推掉，或是找個話題呼攏過去。
不管是在職場或是正式的場合，當傳聲筒都不是明智的選擇。
尤其是在遠距工作的狀態下，萬一在當傳聲筒的時候不小心「錯頻」了，那真的跳到黃河也洗不清。
3. 多點同理心
因為職場不是學校，大家的背景、環境甚至是工作習慣都不盡相同，不需要因為對方跟自己意見不同，就咬死對方是錯的，硬要對方跟你遵照同樣的方式來做事。
尤其是在遠距工作的狀況下，每個人的工作環境不可抗力的因素變多了，譬如說在家寵物突然搗蛋、小孩吵鬧，導致沒辦法馬上跟你溝通、回訊息。
多點耐心、同理，可以讓大家的工作氛圍更加友善。
舉例來說，不要對方十幾分鐘沒有回你訊息，你就瘋狂用訊息轟炸，或是一直打電話。
體諒對方也有自己的工作要做，沒有必要一直遷就自己，看到訊息馬上就要回，這就是同理心的展現。
除了上班時間，下班時間也盡量少私訊打擾同事，會讓人感覺24小時都在上班的感覺，若是有工作上的急事，盡量還是等上班之後再私訊對方會比較貼心。
4. 話想清楚再說
先前的例子中提到，志工W看似很熱心的要幫大家解決問題，甚至是在已經獲得幫助的學生貼文底下，再留下一個不怎麼重要的訊息刷存在感。
這樣的行為會讓旁人認為你「不經思考」、「不會抓重點」。
漸漸的就不會有人想要聽你說話，或是參考你所提出來的意見。
遠距工作下，通常要溝通工作細節時，都會附上相關文件，彼此可以順暢的互相溝通討論。
這個時候千萬不要自以為聰明，以為自己知道對方要說什麼，連文件、訊息內容都不看，就想要搶答爭輸贏。
職場不是戰場，職場是以公司作為一個單位，不是讓你以個人的名義出風頭，在職場的每一個舉動、發言的都是為了能夠為公司創造更多的利益，或是讓夥伴間可以合作起來更加順暢。
開會或是公開場合的討論，絕對不是自己一個人的舞台，千萬要想清楚再說話，不要落得自己常常不分場合發言，搞的眾人尷尬、自己也超級尷尬的狀況。
5. 拒絕抱怨、負能量
沒有一個人天天都是開心的，是人都會有傷心、難過煩惱的時候，但也沒有任何一個人有義務承接你的情緒或是負面能量。
試想一個畫面，你的家人每次遇到不如意的事情，就要在你的耳邊一直嗡嗡嗡叫個不停，狂抱怨就算了，還不懂的檢討自己的行為。
同樣的狀況出現在職場，難道不會讓人厭煩嗎？
在職場常常會因為利益衝通、個性不合的關係，導致小團體的產生。
這種時候，如果小團體間要談論什麼事通常都是用社群軟體，也正是這種時候，大家更容易在群體之間互吐苦水，吐來吐去吐到整個群組都烏煙瘴氣。
如果一個不小心抱怨主管的話，被同一群人洩露了出去，你除了負能量滿點之外，還可能被貼上愛搞小動作的標籤。
學會處理自己的情緒，絕對是職場人必備的技能之一。
遠端工作下，多了更多用社群軟體溝通的機會，這時候千萬要讓善用自我覺察，別讓自己一遇到負能量就吱吱喳喳，煩的別人根本不知道怎麼回，甚至還已讀你。
又或著是，在訊息中過度夾雜私人的情緒，還以為對方沒有辦法用文字看出你的想法，如果是這樣的話，那麼你就還太菜了。
遠距溝通 vs. 面對面溝通
因為受限於距離空間，大家常常會因為使用社群軟體作為溝通媒介，而忘了去注意到其實社群軟體上的溝通也是有禮節的。
並不是因為今天你用了社群軟體，於是平常不敢說的，或是面對面說不出口的話，就仗著隔了一層螢幕、對方看不到你，而想說什麼就說什麼。
事實上，遠距溝通反而比面對面的溝通更容易讓對方誤解意思，常常沒有被法用精準的文字描述自己的意思，或是不知不覺就帶入自己私人的情緒。
文字的力量比我們想像中的大，尤其當文字可以一字不漏地被記錄下來時，造成的傷害也會更大。
相信大家在社會經驗不足時，也常常會因為一些溝通上的小事而得罪同事。
老實說，在剛出社會時，也許我也曾犯下跟志工Y一樣的錯誤：溝通時有過多的預設立場、沒有同理心，或是急著要當第一個發言的人搶風頭，讓主管注意到自己。
也許職場上的溝通會讓你覺得很挫折，又或者是你覺得自己就是很內向不會溝通，但事實上並不是這樣的，溝通的技巧就跟學習語言一樣，可以透過學習並加以練習。
如果你常常覺得，為什麼自己好像老是說錯話，不受職場同事待見，就可以依照上面的5個方式來檢視自己的「遠距溝通力」合不合格。
希望經過這篇文章，可以讓大家更能以具體的方式來練習職場溝通，也能更加熟悉遠端溝通上的一些小技巧，即便疫情結束不需要在遠距工作，培養這項軟實力，也能為自己創造更大的工作彈性。
（本文透過「方格子直送」計劃合作轉載，作者：Vivian Yeh，原文：【遠距溝通】在職場如何把話說好？少做這幾件事讓你人見人愛）
