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不讓開會變空談,關鍵就在主導者!「3大亞馬遜開會法」讓會議聚焦不拖延

文 / 一流人    
2022-04-25
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不讓開會變空談,關鍵就在主導者!「3大亞馬遜開會法」讓會議聚焦不拖延
僅為情境圖。取自pexels
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編按:會議是否踴躍發言的關鍵在於主導者。我在本書則要介紹亞馬遜經常提及,我認為格外重要的三個方法,讓會議發言更踴躍:換個說法、擱置區、從露臺俯瞰。(本文摘自《亞馬遜會議》一書,作者為佐藤將之,以下為摘文。)

會議是否踴躍發言的關鍵在於主導者

如果無法讓與會者充分運用他們的智慧,就難以做出最佳決策。因此,會議主導者必須給予刺激,讓會議更熱絡,使討論有進展。

比方說,當討論陷入膠著,主導者必須不斷抛出問題:「這是什麼意思?」「為什麼會想這麼做呢?」主導者有必要分析重要因素,協助與會者看清周遭情勢,釐清他們的思路。

另外,若察覺到討論雖然踴躍,但只是在原地打轉,為了避免時間浪費,可嘗試調整順序,先討論之後的議題,運用各種方式讓會議更有效率。

以下我要介紹讓決策會議更熱絡的技巧。坊間有關會議主持技巧的書籍相當多,不妨多加參考。我在本書則要介紹亞馬遜經常提及,我認為格外重要的3個方法。

不發言的人:利用「換個說法」來督促意見提出

在亞馬遜,沒有任何與會者是不需出席的人。反過來說,沒必要出席的人不會被找來開會,又或是被召集時,當事人可以表示不參加。換句話說,參加者因為對於決策有必要表明意見才會被召集,所以不可能不發言。

因此,會議召集人必須督促發言較少的人提出他們的意見。不能只讓某些人發言,就逕行做出決策。

比方說,促使保持沉默、若有所思的人發表意見。這些人很可能有想到解方,只是因為不擅長表達、有所顧慮才沒說出來。

這種時候,主導者可以採取換個說法的方式來讓他們提出意見。換個說法就是補充言語表達不足的部分,以其他方式說明論點,這麼做可以讓發言較少的人表達想法。

利用「換個說法」來督促意見提出。取自本書《亞馬遜會議》圖/利用「換個說法」來督促意見提出。取自本書《亞馬遜會議》

偏離主題時:以「擱置區」把話題拉回正軌

若想讓討論順利進行,可在白板某個角落劃設一個暫時擱置的空間。

這個擱置區就像臨時停車場,若會議上出現偏題的意見,即使很重要,但因為與當下討論的主題不符,所以先擱置在此。原定主題處理完畢,時間仍充裕的話,就再回來討論擱置區的意見。

這是由於一旦在偏題的意見上深入探究下去,原本的主題可能就沒有時間討論。此外,有些意見雖然偏離本次會議主題,但因為可能會牽動其他問題,所以應該另外找時間專門討論。

劃設擱置區除了有助於把話題拉回正軌,也形同發出「你的意見很好,我很重視」的訊號。畢竟,與會者提出意見被忽視,難免會感到不悅。擱置區的安排,也算是對與會者的一種尊重。

以「擱置區」把話題拉回正軌。取自本書《亞馬遜會議》圖/以「擱置區」把話題拉回正軌。取自本書《亞馬遜會議》

無法收尾時:從「露臺」冷靜俯瞰

沒人提意見令人困擾,但討論陷入白熱化以致無法收尾,也會是很大的問題。這時,主導者必須提醒大家:「冷靜一下!」控制討論的熱度,也是會議召集人必須具備的重要技巧。會議召集人為了取得開會成果,一定要保持冷靜客觀。

英語圈有「離開舞池,到露臺透氣」的說法,亞馬遜人也時常在會議中提及。所有人都待在大廳舞池一起跳舞,無法冷靜地環視整體環境,所以必須暫時登到露臺高處,居高臨下俯瞰大家的動向。

這個技巧的實際做法就是從座位上站起來。事實上,在亞馬遜的會議中,真的常有人突然從座位上站起來。這麼一來,所看到的景色也會改變,能夠從與過去稍有不同的觀點來討論。

從「露臺」冷靜俯瞰。取自本書《亞馬遜會議》圖/從「露臺」冷靜俯瞰。取自本書《亞馬遜會議》

以上就是亞馬遜領導人研習所教的3個技巧,實際上試著做做看,非常有幫助。

《亞馬遜會議:貝佐斯這樣開會,推動個人與企業高速成長,打造史上最強電商帝國》,佐藤將之著,卓惠娟譯,三民出版圖/《亞馬遜會議:貝佐斯這樣開會,推動個人與企業高速成長,打造史上最強電商帝國》,佐藤將之著,卓惠娟譯,三民出版

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