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睡眠專科醫師用4招逃出訊息「秒回地獄」!使用「這個貼圖」找回生產力

秒回不等於能力強
文 / 一流人    
2022-01-12
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睡眠專科醫師用4招逃出訊息「秒回地獄」!使用「這個貼圖」找回生產力
僅為情境圖。取自pexels
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編按:「能幹的人回訊息就是快!」這種重視速度勝於內容的意識依舊根深柢固。然而最近我深切感受到「秒回訊息」的缺點:就算只是暫時放下工作先回覆訊息,工作進度不但被影響,幾乎每次都得重新「熱機」才能銜接回來。(本文摘自《數位過勞》一書,作者為西多昌規,以下為摘文。)

「已讀不回」成為溝通問題

自從通訊軟體LINE普及之後,「秒回」跟「已讀不回」已成為熱門話題。不立刻回訊息就會被說話,沒馬上回訊息就會被討厭,已讀不回代表漠不關心等,這些負面溝通的齟齬也造成相當大的問題。

之前我都覺得這是年輕人的話題,反正事不關己,當初也沒想太多。但事到如今不能再置身事外,只是我用的不是LINE,而是商務聊天軟體Slack。

Slack自2013年推出後在全球迅速竄紅,是款使用者不斷攀升的通訊軟體。最初的主要使用者都是工程師,後來逐漸拓展到一般商業使用。

曾經自認與通訊軟體無緣的我,現在不管跟研究室的成員、研究所學生、準備畢業研究的大學部學生,都是靠它來完成溝通。一般交換訊息或聊天,還有關於Word或Excel檔案互傳,Slack都比LINE(至少對像我這種中年人來說)要便利許多。

設想看看,如果這些訊息全用電子郵件往返,信件量不知道有多龐大。電子郵件對現在年輕學子來說是個有點雞肋的工具,因為他們很少讀信,回信速度也慢,但他們Slack倒是回得跟LINE一樣快,這倒是個耐人尋味的現象。

「秒回」反而造成工作效率低落

不過,方便的Slack也有令人頭痛的問題。第一個就是「馬上回訊息」,這個問題不只Slack有,LINE也一樣。這些通訊軟體的回覆方式比電子郵件快,所以「秒回」是很基本的事。我自己也會習慣儘快回覆訊息,有時對方回得晚一點我就很焦慮,擔心對方「到底讀訊息了沒……」。

訊息回得快容易給人工作能力好、有心做事的印象。時至今日,「能幹的人回訊息就是快!」這種重視速度勝於內容的意識依舊根深柢固。

然而最近我深切感受到「秒回訊息」的缺點。例如當我正忙著某項工作時,Slack的通知提醒也同時響起,雖然想說可以晚一點再回,但又擔心「等一下忘了回怎麼辦」,最後只好暫時放下工作先回覆訊息。就算只是來回幾個訊息,工作進度也被影響了,幾乎每次都得重新「熱機」才能銜接回來。

「秒回」反而造成工作效率低落。僅為情境圖,取自pexels圖/「秒回」反而造成工作效率低落。僅為情境圖,取自pexels

減少「多工任務」次數能提高幸福感

有人會說「我是電子郵件派的,沒差啦!」,但要注意馬上回信跟往返太多次的電子郵件也會令人精疲力竭。加拿大英屬哥倫比亞大學的研究發現,如果將可能導致多工任務的電子郵件信箱,每天的檢查次數限制在3次以內,不但能緩和日常的緊張跟壓力,還能提高幸福感。研究小組也發現,沒有限制郵件檢查次數的受試者壓力不僅大,生產力跟幸福度也直線下降。會被回覆速度追著跑的可不只社群網站或商務聊天,電子郵件也是,這些都對心理健康沒有好處。

收到訊息一定要馬上回,訊息沒回就焦慮的「秒回強迫症」是注意力渙散的主因,結果往往造成工作效率低落。

四招逃出秒回地獄

話說回來,要是沒有這些通訊軟體,社會活動也很難成立。線上工作越來越普遍的狀況下,通訊軟體的存在只會越來越重要,學會妥善運用這些工具或許能幫大家減少壓力。雖然狀況因人而異,我自己的因應對策如下:

1.尋找「等等再回」貼圖

Slack有「新增自訂表情符號」功能,可以製作像LINE的貼圖。利用這項功能自製常用的貼圖,例如「謝謝」或「我先回去了」等都很實用。

2.希望對方儘早回覆,就加上標注

沒有特別標註人的貼文,群組成員有時看了也只會保持觀望放著不回。就跟電子郵件署名給「所有人」詢問某件事,但所有人都在等其他人回應是同樣的道理。善用「@」功能,明確標注有促使對方加快回覆的心理效果。

3.共享「不求秒回」的文化

另一個我認為很重要的關鍵是,消除不馬上回覆訊息對方就會生氣、沒辦法工作或是被酸的「秒回壓力」。跟群組成員分享傳送訊息的原則,例如希望早一點獲得回覆就先講清楚,沒特別說明的都可以慢慢來等。

4.對重複的問題保持耐心,不要責怪

但有時候真的會忘記回覆訊息。我就常發生對方上傳檔案給我,等到要下載時卻忘記檔案放在哪裡或是已經過期,老是得重複詢問對方。我覺得最好建立一個能隨時開口「之前檔案放哪啦?」、「這個問題我回答過了嗎?」沒有壓力,相互提醒確認的關係。

如果我發現自己開始對學生感到不耐,我會儘可能提醒自己多點耐心。因為說不定學生也正為了我忘記回覆訊息而困擾呢!

《數位過勞:睡眠專科醫師的56個休息提案,修復online/offline切換倦怠》,西多昌規著,呂盈璇譯,三采文化出版圖/《數位過勞:睡眠專科醫師的56個休息提案,修復online/offline切換倦怠》,西多昌規著,呂盈璇譯,三采文化出版

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