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每天加班,原來是「時間觀念」不對!高效能人士用「這兩張表」管理工作進度

衡量你的工作結果,而不是時間
文 / 一流人    
2021-09-04
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每天加班,原來是「時間觀念」不對!高效能人士用「這兩張表」管理工作進度
僅為情境圖。取自pakutaso
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編按:進展緩慢,就是花的時間太多,那麼,到底是哪個環節浪費時間呢?看看這三種問題,你屬於哪一種?(本文摘自《累死你的不是工作,是工作方法》一書,作者為李文勇,以下為摘文。)

高效能人士都有一個習慣,那就是經常性地反思。
——《與成功有約:高效能人士的七個習慣》 (The 7 Habits of Highly Effective People)

分析未完成的待辦事項

通常來說,今天的待辦事項未完成往往有幾個原因:

1. 工作時間有限,還沒輪到去做那件事,自然沒有完成。

2. 已經開始做了,但時間倉促,只做了一部分就被迫中斷。

3. 早就開始做了,可是進展緩慢,遲遲無法完成。

對於前兩種原因造成的情況,處理起來還比較容易,因為主要是由於時間不夠,並沒有其他問題。然而,對於第三種原因,我們就要深刻反思了,到底為什麼會進展緩慢呢?

分析一下,原因往往有下列三種:

1. 工作難度高,個人能力不夠,導致進展緩慢。

2. 工作不難,反倒是自己輕忽,一拖再拖,執行力差。

3. 工作方法不得當,在執行中走了冤枉路,當然進度不如預期。

對照那些進展緩慢的工作,看看這三種問題,你屬於哪一種?找到問題之後,解決起來就可以相對輕鬆。

如果是因為工作難度高導致進展緩慢,或因工作方法不得當,則需要積極尋求幫助。如向上司請教,麻煩同事支援,透過團隊的智慧來解決這項難題。如果是因為個人原因,像是不重視,不積極,拖延的時間太多所導致,就有必要深刻檢討自己了。

當然,僅僅是檢討遠遠不夠,還必須用實際行動來改變這種狀態。下面介紹幾種策略,幫助你從進展緩慢的工作泥沼中解脫出來。

用實際行動改變狀態。僅為情境圖,取自pixabay圖/用實際行動改變狀態。僅為情境圖,取自pixabay

提高工作效率的三個策略

1. 追蹤浪費時間的環節

進展緩慢,就是花的時間太多,那麼,到底是哪個環節浪費時間呢?如果想提高工作效率,就必須好好思考這個問題。

你可以繼續去做這項進展緩慢的工作,並記錄各個環節的耗時。當你發現時間花太多在準備工作上、在注意力不集中時,就要想辦法縮短準備時間和集中注意力。如果有必要,貼上一張便利貼提醒自己:閉嘴,不要聊天,以此督促自己認真去執行。

2. 充分發揮表格工具在執行中的作用

工作進展緩慢,反映的是一個人的時間觀念不夠,要想解決這個問題,可以充分發揮表格工具在執行中的作用。

每週第一天上班要做的第一件事,就是畫兩張表格,一張是週計畫表,一張是日進度表。即把未來一週要完成的工作列入週計畫表,並透過分配設定每天的工作量,再把這個工作量列入日進度表。

做好這兩張表之後,將它放在桌子上隨時都可以看到的地方,接下來則是要按部就班執行。每天下班的時候,看看日進度表的工作是否完成。如果沒有完成,一定要強迫自己做完,哪怕一個人留下來加班也在所不惜。

3. 衡量你的工作結果,而不是時間

每天下班時,要對照日進度表來衡量自己的工作成果,看看到底做了多少,而不是在意工作時間。

其實,必須依靠加班才能完成工作,這種方式是毫無效率可言的。真正的高效能人士,幾乎不會加班,因為他們在工作時間內,已經把每天要做的事情處理得乾乾淨淨。只有執行力差的人,才會磨磨蹭蹭到下班都還沒有完成工作,只得逼迫自己加班。

千萬別因加班而高興,相反的,應該努力在工作時間內完成待辦事項,耗時越少越好,這才是高效的工作方式。

《累死你的不是工作,是工作方法:讓GOOGLE、麥肯錫、高盛、哈佛菁英一生受用的46個最強工作術!》,李文勇著,幸福文化出版圖/《累死你的不是工作,是工作方法:讓GOOGLE、麥肯錫、高盛、哈佛菁英一生受用的46個最強工作術!》,李文勇著,幸福文化出版

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