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「應收帳款」就是客戶的欠款!衡量「這點」,兩方法管理倒帳風險

賒銷管理,就是天經地義的欠債必須還錢
文 / 一流人    
2021-05-23
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「應收帳款」就是客戶的欠款!衡量「這點」,兩方法管理倒帳風險
僅為情境圖。取自pexels
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編按:「應收帳款」在定義上是客戶應該支付但卻還沒有支付的錢;在本質上,這就是客戶的「欠款」,也就是和我們是「債權債務」的關係。既然是債權債務的關係,其實參考銀行或者是金融機構的做法,就會顯得相對清晰和簡單了。(本文摘自《好懂秒懂的商業獲利思維課》一書,作者為郝旭烈,以下為摘文。)

賒銷管理,是許多中小企業老闆的痛

有回參加中小企業策略發展相關的研討會,在中場休息時和一位製造業老闆聊天,他知道我曾經從事銀行金融行業相關工作,就很語重心長地跟我說:「生意真的不是很好做,尤其是遇到一些『好客戶』,都不得不放賬,但這樣子應收帳款時間就會拉得很長。而接下來如果客戶繼續下單,我又不能不做,因為如果不做,又怕他之前欠的錢不還;但是繼續接單又不知道什麼時候才能收到錢,實在是進退兩難。

他接著又說:「這導致我手邊現金常常不夠,但是向銀行借錢,銀行又嫌我應收帳款太多、帳期又長,就怕我這些應收帳款會變成壞帳收不回來,所以這些金融機構也不願意借我錢,這種狀況真是搞得我焦頭爛額。」

後來我在很多公開場合,不管是演講或是上課也好,就常常把這個案例和大家分享,看看大家覺得應該如何幫這個企業主解決問題。

結果沒想到好多的中小企業老闆,竟然都發出同病相憐的怨嘆。可見這種賒銷模式,讓客戶欠款越欠越多的情況還真的是屢見不鮮。

我還有一個朋友,在中國是專門做商品加盟連鎖經營,在中國很多省分都有加盟商,主要是在社區或者百貨商場裡面來販售他的商品。

這個朋友的公司除了販賣東西給加盟商賺取商品利潤之外,每年也會收取固定的加盟金,而這個加盟金主要的對價關係,就是讓加盟商可以使用這個品牌名稱,以及每年固定總部會提供加盟商一些行銷的方案和輔銷工具。

重點是這每年固定的加盟金,就是會有人賒欠著,好長的時間不付款;而公司內部的員工還專門有一群人是負責好說歹說的向這些加盟商進行催款。

同樣的,當我向這個好朋友詢問,為什麼要花這麼多的人力和時間向這些加盟商催款?為什麼不乾脆就直接斷了和這些加盟商的合作關係,如此不是比較乾淨利落、一勞永逸嗎?通常得到的答案大概都是:

「再試試看吧,或許很快就會付錢了。」

「維繫生意也很不容易,不能說斷就斷。」

「他已經欠我們很多了,如果這時候斷了關係,所有錢都收不到了。」

我當然知道生意很難做,也知道要維繫和客戶的關係很不容易,當然更知道「債大欺店」的道理。

但最重要的是,這種做生意的方式,完成了交易,還要戰戰兢兢就怕客戶不付錢的模式,真的是我們想要的嗎?

釐清「債權債務」的關係

其實回到「賒銷」這個模式來看,「應收帳款」在定義上是客戶應該支付但卻還沒有支付的錢;在本質上,這就是客戶的「欠款」,也就是和我們是「債權債務」的關係。既然是債權債務的關係,其實參考銀行或者是金融機構的做法,就會顯得相對清晰和簡單了。

反正在每一次借錢之前,都要先衡量一下這個借款人「信用」到底是如何;如果借錢不還,也一定有相對應的催收程序,甚至是扣押資產或者凍結他使用資產的權利等等。所以歸納起來,避免客戶欠錢不還或者是越欠越多,最好就是透過下列兩個方式積極的執行「事前的預防」和「事後的補救」:

僅為情境圖。取自pexels圖/僅為情境圖。取自pexels

1. 訂定信用政策(事前的預防)

既然應收帳款是一種借款,那麼像金融機構一樣訂定明確的「信用政策」就非常的重要,簡單來說就是信用好的才借錢給你,信用不好的當然就不借,甚至不再有任何的交易往來。

因為像那種欠錢不還的人,相信你也不會再借他錢,同樣的如果應收帳款不及時付款,也就等同於欠錢不還,本來就不應該和他繼續做生意。俗話說「有借有還再借不難」。做生意的道理也是一樣。

至於制訂信用政策,也沒有特別複雜,簡單的來說不外就是建立三種規矩:

A. 欠款次數

譬如一個新的客戶,很多公司是不允許有任何欠款的,也就是一定要用現金支付,不允許賒銷也就不會有應收帳款。像我妹妹是做國際貿易的, 如果有新的外國客戶向他們採購的時候,通常交易條件都是 T/T(Telegraphic Transfer)電匯,也就是現金付款的意思。畢竟彼此從來沒有做過生意,誰知道信用狀況是否正常,所以一手交錢一手交貨才是最保險的方式,而這種情況之下,對於新客戶允許的欠款次數就是零。

另外常見允許欠款次數就是「一次」。簡來說,就是「前帳未清,交易不續」。

其實說起來欠一次也是蠻合理的邏輯,因為當你客戶要再次下單的時候,就代表他前一次的商品應該已經賣得差不多了,自然就應該會有錢可以支付上一筆訂單的應收帳款。如果他要繼續下單,但是卻沒有支付上一次的欠款,要麼就是他財務碰到了問題,要麼就是他故意不付錢。但是不管哪一種理由,這種客人都不值得我們繼續和他交往下去,所以說「前帳未清,交易不續」是一個非常值得參考的規矩。

B. 欠款金額

第二個就是應收帳款的金額了,因為不管是一次、兩次或者多少次的應收帳款,如果累積起來太大,壞帳的風險就會太高,而客戶發生財務危機的可能性也會很高。

小金額的應收帳款還可以接受,但如果是大金額的應收帳款,或者是一個客戶累積過多的應收帳款,那麼一旦倒帳的情況發生,對公司就有可能形成巨大的災難或損失。

像我有一個專門做音響設備工程的好朋友,每年的營收將近差不多5000萬,但是其中的80%,也就是將近4000萬的業務都集中在一個客戶的交易上面,他這個客戶每次積欠的款項都要將近半年以上才會支付,所以平均留在朋友帳上的應收帳款都將近有2000萬;後來有一天突然這個大客戶宣布倒閉,害得我這個朋友差一點也要跟著關門,還好他家底夠厚、現金夠多,才挺過了這一個關卡。而他現在也學乖了,再也不敢讓同一個客戶積欠這麼大金額的應收帳款。

通常應收帳款欠款金額的大小並沒有絕對的標準,但是建議你可以從兩個維度來思考,其中一個是這個「客戶占你整體生意的比例到底有多大」?如果像上面這個例子,單一客戶占你生意的比例很大的話,你反而要很謹慎不能把應收帳款的金額設得太高。

另外一個就是你「本身生意的規模大小」,如果規模很大,當然可以放大一點應收帳款的金額;但如果是小本經營,能承受的風險本來就有限,當然是盡量減少應收帳款,甚至只限定現金收付才是最安全的。

C. 欠款時間

第三個要考慮的當然就是欠款時間了,其實最簡單的原則當然是「越短越好」。

或許有人會說應收帳款的期間很多都是行業慣例,最好是跟著行業經驗規則走。但事實上應收帳款的期間從來都沒有一定的原則,都是買賣雙方「談判」和「選擇」的結果。

譬如你想要和台積電這個大客戶做生意,就算他的應收帳款期間很長,你也必須接受這樣子的條件,這就是雙方「談判」的結果。但是一旦和台積電做上生意之後,就可以讓你被其他比較小的客戶認可,而這時候你就可以用比較短的應收帳款甚至是現金支付來和他們做生意,如此一來你可以讓長期間的應收帳款占你生意的一小部分,而短期間的應收帳款或現金交易占你生意的大部分,以此來降低你的經營風險,這就是「選擇」的結果。

僅為情境圖。取自pexels圖/僅為情境圖。取自pexels

2. 明確催收方案(事後的補救)

就像銀行一樣,就算有再嚴謹的信用政策,也是會有借款人不還錢的時候,這就必須要有積極作為來面對這種欠錢不還的狀況。有三個步驟分享給大家作為參考:

A. 事前通知

不管是任何的款項需要繳交,都會有一個繳交期限,而一般人對這個繳交期限是很有可能會忘記的;所以不管是在期限前的一個禮拜、三天,甚至是前一天,不斷地溫馨提醒讓欠款人即時去繳款,這樣子的貼心作法是非常必要的。畢竟連我們自己都可能會忘了繳交各種不同的費用,再加上現在各種不同的短訊、郵件通知如此的方便,所以能夠設定自動事前通知的方式,對於催收款項是個既節省成本又非常貼心的作法。

B. 中斷服務

如果已經有了事前不斷地通知,但還是過了繳款期限,首先應該做的就是停止繼續提供給客戶原有的服務。就像訂閱線上讀書、線上音樂,又或者是報章雜誌,如果到了繳款期限沒有繳費的話,這些服務一定立刻就停止的;更不要說沒有繳交水費、電費或者是電話費,那麼被停水停電或停話,也是理所當然。

而且這個立即中斷服務有非常重要的管理意涵,就像前面舉的加盟商案例,當加盟商不繳交年費的時候,如果你只是催收但卻不停止服務,那麼對那些準時繳款的加盟商情何以堪?

此外,就算是催款也是要耗費人力的,與其耗費人力給這些沒有信用的加盟商進行催款,倒不如立刻停止對他們的服務,把這些省下來的人力放到業務拓展上面還比較划算。

C.存證信函

針對這些延遲或不付款的客戶,並不是不催款就算了,最簡單的方式就是寄出存證信函,留下明確的紀錄。也許有人會說這樣子的做法似乎太不近人情,所以我會建議所有的規矩都要在一開始做生意的時候就說清楚、講明白,包含如果應收帳款逾期未繳的時候,會「中斷服務」,並發出「存證信函」。如此會簡化很多溝通成本,也會避免公司人力花在不效率的地方。如果客戶擔心存證信函有不良的影響,自然就會趕快繳款;但如果他根本置之不理,你也不需要和他死纏爛打浪費生命,畢竟繼續往前做生意才是最重要的硬道理。

總之,利用賒銷的方式做生意,要避免壞賬倒帳的損失風險;制定「信用政策」做好事前的預防規範,明確「催款方案」做好事後的補救措施,就可以賺得到錢,也收得到錢。

《好懂秒懂的商業獲利思維課:30堂必備財務決策力,讓你開店、創業、經營、工作績效提升都給力》,郝旭烈著,三采文化出版圖/《好懂秒懂的商業獲利思維課:30堂必備財務決策力,讓你開店、創業、經營、工作績效提升都給力》,郝旭烈著,三采文化出版

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