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週會1小時,一年多花12萬元!開會的成本,你精算過了嗎?

文 / 一流人    
2020-08-11
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週會1小時,一年多花12萬元!開會的成本,你精算過了嗎?
僅為情境配圖。取自unsplash
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你知道開會的人事費用多高嗎?從成本計算改善會議品質與生產力——明確每次的會議目標,並評估成本效益。(本文摘自《什麼都不教的主管才厲害》一書,以下為摘文。)

在職場上,參與會議基本上是無可避免的例行事務,而就某些層面來看,會議就像一面鏡子,真實反映了一家公司的行事作風、團隊能力。若將會議概略粗分,大致有下列兩種:掌握時間、快速決策的會議,以及緩慢冗長、毫無效率的會議。

不在第一時間決定要解決什麼問題,就只是單純的集中談話

假使你是一名會議主持人,最重要的責任是讓會議順利進行,並得到圓滿的結論。否則會議就只是集中談話而已,因為大家並沒有從一開始就決定這場會議要解決什麼問題,意即這場會議的目的究竟是什麼。

僅為情境配圖。取自unsplash圖/僅為情境配圖。取自unsplash

在我擔任人才育成顧問時,有時必須參與客戶公司的內部會議。然而旁觀者清,我一看就明白,與會人的參加動機不盡相同,甚至有些人根本沒有出席的必要,只是被要求到場。這種就是緩慢冗長、毫無效率的會議。大家不是七嘴八舌、各說各話,就是陷入長時間的沉默,所有的人都拒絕發言,徒留主持人焦躁地拚命鼓譟。眾人彼此沒有共識,不知該如何結束,也不知重點為何,員工們只是坐等時間流逝,以被動的姿態等待會議結束。

我們不妨先回頭想一想,舉辦會議的目的到底是什麼?是希望員工集思廣益,或是分享資訊,甚至只是一場精神訓話?不論你想達成的結果為何,第一要務就是先決定會議目的。如果全體成員未能方向一致,該場會議就不可能會有效率。

每週定期開會1小時,一年多花你12萬人事成本

若進一步以數據分析,大家知道在公司每開一次會,要花費多少成本嗎?

例如,每次集合10名月薪4萬元的員工,每週進行一次1小時會議,光是一個月的人事費用就要1萬元,以此為基數,一年增加的人事成本將高達12萬元。(以每年工作245天,每天工作8小時計算)而這只是每週的例行會議,尚未計算那些額外召開的臨時會議,以及因開會推遲工作進度所衍生的加班費用。

長期累積下來,對於一家中小企業來說,這樣的成本支出是一筆相當可觀的金額。領導者若能把這樣龐大的數目放在心上,並與會議的結果相互連結,我想應該不難了解,冗長的無意義會議所產生的成本,對於一家公司的運作而言,是多麼嚴重的傷害。

身為管理者,降低公司的無謂支出、回收合理的投資報酬,這是再自然不過的任務。為此,大家必須先確立開會是為了解決什麼問題;為了達成此目的,成員必須討論該做些什麼事、該怎麼做,這就是所謂的會議策略

和其他的業務相比,開會其實是相當珍貴的工作項目,不僅可以讓員工們聚在一起討論彼此心情、共享團體目標,會議若是開得有效率,更是團隊產生嶄新價值與發展空間的大好契機。

會議是你布達工作要求、促進員工自動自發的利器

各位身為主管,請務必將會議目的銘記在心,並以提高效率為最高指導原則,將之視為管理利器。一次令人振奮的會議經驗,可透過不斷累積,增加成員主動積極的工作動力,並提高團隊成員的產能與動能。比起逐一針對細節緊迫盯人,藉由每次會議營造團隊氣氛,讓部屬明白你希望他們做到什麼並自動自發,才稱得上是管理者的最大成功。

什麼都不教的主管才厲害

開會的成本極高,光是人事費用一年就將增加12萬元。會議最重要的是決定解決什麼問題,並讓與會人員一同討論可行做法,如此才會有效率。

《什麼都不教的主管才厲害:讓部屬自動自發、你再也不用自己來的43個管理鐵則》一書,森泰造著,陳畊利譯,方舟文化出版。圖/《什麼都不教的主管才厲害:讓部屬自動自發、你再也不用自己來的43個管理鐵則》一書,森泰造著,陳畊利譯,方舟文化出版。

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