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簡報「第一印象」超重要!美之外,你還該放上哪些重點?

封面具備4點,增添兩大層面的價值
文 / 一流人    
2020-02-20
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簡報「第一印象」超重要!美之外,你還該放上哪些重點?
僅為情境配圖。圖片來源:pexels
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編按:開會報告的時候,你是否也很常用簡報呢?有一些元素,是吸引聽眾的好幫手,而簡報的封面就是其一!封面頁面上,該有哪一些資訊才能一目了然,清楚傳遞訊息呢?(本文摘自《如何幫雞洗澡》一書,以下為摘文。)

簡報一定要有很棒的封面!封面雖然是很簡單的附加頁,卻能大大增添兩個層面的價值。

首先,封面頁可以輕鬆妝點簡報。此頁面能點出你的用心,顯示你花了時間來美化簡報。這個頁面也有畫龍點睛的效果。誠如我凱洛格管理學院的同事克雷格.渥特曼(Craig Wortmann)最近在一門課程所指出的:「奢侈品總是有精美的包裝。」

第二,從實用的角度來看,封面頁可用來知會觀眾,你要開始進行簡報了。開場往往需要一、兩分鐘的時間讓大家進入狀況,這正是封面頁上陣的時機。

封面頁應該包含以下幾個項目。

▷題目

也就是指簡報的主題。一般來講,簡報的題目應該反映內容。比方說,如果這場簡報的重點是談定價,題目就應該跟定價有關。

簡報的題目應特別注意兩件事。

第一是「中立性」。別一開始就拿你的建議打頭陣,除非你很篤定觀眾都認同這項建議才可以這麼做。像「進入巴西市場的建議報告」這樣的題目,就把你的觀點表達得太直接了。要是觀眾對這個想法沒有好感,一定會迫不及待發動攻擊。他們會深吸一口氣,接著開始提出他們的反對意見,也就是進攻巴西市場絕非好事的各種原因。把題目訂得稍微籠統一點,譬如「巴西市場的分析與建議」,就不會馬上刺激到觀眾。你會因此有充裕的時間可以鋪陳你的想法,然後再切入探討可能會有爭議的建議。

第二個考量點就是「隱私」。對於比較機密的簡報最好使用代號,別用實際名稱。商業情報對許多公司來說事關重大,所以直接把題目放在第一頁的話,其實也大大提高了簡報被競爭對手利用的機會。更重要的是,別人也很容易在儲存檔案時用清楚明確的文字來作為檔名,進而導致有心人士輕輕鬆鬆就能找到這些檔案。像「進入巴西市場的建議報告」這種檔名,基本上就已經讓內容呼之欲出。說到用代號,我在卡夫食品工作時,就將新款馬鈴薯沙拉醬上市的專案相關事務取名為「土豆專案」。

簡報的題目應該反映內容。圖/簡報的題目應該反映內容。

▷日期

請在首頁打上日期!

日期必不可少,因為簡報通常有很多個版本在組織內流通。眾人為了討論新產品上市案往往會開幾十次會議。比方說以巴西市場擴張專案為題的會議就不知道有幾場,標上日期可以讓人一目了然,知道這是哪一個版本或哪一次的進展報告。

然而,日期是一個很容易被忽略的要素,因為會議本身的日期並沒什麼用處。假如開會的人想知道日期,只要查一下手機就找到了。其實標註日期是為了日後的需要,也就是方便回溯。倘若某一份文件有五個版本,又你想找出其中某個版本的草稿,就可以用日期來搜尋。

▷署名

很多人都會忘記放入封面頁的項目之一就是製作這份簡報的單位姓名。如果有人問起「簡報是誰寫的?」這種簡單的問題時,你有義務交代清楚。

大公司員工流動頻繁,有些人升遷了,有些人調動職務,有些則離職另謀高就。所以11月做某專案的團隊,也許到了來年3月,成員就已經大換血了。誰在這個團隊裡面,往往要到做簡報的時候最明朗。不過幾個月過後,情況可能又改變了。

要是知道某個特定版本的進展報告當初是哪些人製作的,你就可以回過頭來詢問他們一些重要的假設性問題。另外,你也可以從中得到一些資訊,了解事情會如何進展。

▷地點

很多簡報都會在封面頁寫上地點。提供地點有助於提供某種背景脈絡,不過並非至關緊要的資訊。舉例來說,我在凱洛格管理學院的簡報多半不會在首頁上特別寫地點,因為絕大多數的簡報都是在埃文斯頓校區所製作的。

《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力》一書,提姆.寇金茲著,寶鼎出版。圖/《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力》一書,提姆.寇金茲著,寶鼎出版。

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