即時戰情分析兩廳院變智慧殿堂

佇足在自由廣場前，1987年完工的國家音樂廳與戲劇院，一直是台灣表演藝術的最高殿堂。金黃色中式宮殿，採用重檐廡殿頂，屋檐上的仙人走獸及主建物考究的斗拱、紅色柱廊，仿如來到了北京故宮的帝后寢殿——太和殿及保和殿。廳內的設備與材質，既氣派又細緻。但在數位浪潮下，即便是藝術殿堂的兩廳院，也必須接受數位革命。

兩廳院已定2019年為「數位轉型元年」，近一年來，從劇場展演管理、場地租用調度，再到購票系統，已啟動一連串變身。

兩廳院在全台表演藝術場域，有著不可動搖的地位。2018年兩廳院旗下售票平台，一年12.7億元票房，足足占全台票房的85％，坐擁15萬名鐵桿會員。

與時俱進優化不友善系統

兩廳院藝術總監劉怡汝透露，每年兩廳院有1000場次表演，光是表演團體（簡稱表團）的篩選評鑑、場地的排程、道具的調度，加上4100個座位的銷售、客服、金流等，讓250個員工忙的不可開交。

15年前，兩廳院就曾進行過第一次數位化，那是2004年，當時才30出頭的劉怡汝也曾參與，委託宏碁集團旗下的元碁售票網，進行1.0版的數位革命，但用今天的角度看，早已不符需求。

一度離開兩廳院的劉怡汝，三年前再度回到老東家，對比國際上許多展演平台的票務、行銷都已進入大數據時代，還能提供表演團體最想知道的觀眾習慣分析及消費樣貌，凸顯兩廳院過去數位管理的落後。

例如行政管理，從排場地檔期、舞台效果、成本計算到人事差勤，都有初步「電腦化」，但並未整合，分散在七、八套系統內，「同仁好像每天就在一直key-in，這個系統的頭接那個的尾，甚至為了找到一個銷售數字，有時耗上大半天，出來還是錯的，得人工重算，」劉怡汝邊說邊搖頭。

最折磨同仁的則是節目暨表團評選。劉怡汝表示，兩廳院每年1000多場表演檔期，其中700、800場是由外部表團競逐申請的，每年近上千個團體寄來一疊厚厚的申請表單和資料，及如同雪片般的光碟送審。

審核時，得複印10多份紙本資料給評委，會議中，不但評委得埋在資料堆裡閱讀，工作人員也沒閒著，還得從數十份徵件中，快速播放試演的DVD，簡直像場DJ Show。而每每耗費大量紙張列印表演團體的資料，卻往往審個5分鐘後就成為歷史，非常不環保。

隨著兩廳院愈來愈多80後年輕同仁，這些數位原住民受不了，紛紛提議改革，加上兩廳院積極爭取為文化部5G藝文示範場域，必須數位轉型不可。

但轉型並不容易。首先，兩廳院的系統不完善，但也使用多年，長年來兩廳院培養了一批忠實會員，他們不光對演出抱持高度期待，當訂票系統的介面改變，也讓他們敏感地察覺，「光是把網站從條列式改成圖示選單，就被釘的滿頭包！有些人沒更新瀏覽器，圖片跑不出來、找不到新的按鈕，」劉怡汝笑說。

內部同仁的習慣更令人頭痛。即便系統不友善，但同仁已習慣，一提到要改變系統，不少人叫苦連天。「我們還有獨家包袱，兩廳院建物是文化資產，拉管線時，連牆上的洞都不敢鑽，」劉怡汝笑說。但即使困難重重，也得硬著頭皮往下做。劉怡汝想，既然整個系統必須「打掉重練」，就徹頭徹尾用最新的思惟和模式，於是大膽起用七、八年級世代所組成的團隊——八拍子公司（Rytass），改造「場館管理系統」。

八拍子團隊先花半年，對所有員工進行田野訪談，一一解構所有人員的工作細節，再用數位化的思惟重組，設計新系統。

有趣的是，訪談時，同仁重新盤整自己的工作，竟發現許多工作是可以刪除的，「藉由數位轉型，也簡化、刪除了許多不必要的流程，」八拍子創辦人白家宇驚訝地發現。