大家可能想不到，Google其實是一個小型會議相當多的公司。公司裡有共用空間，桌子或餐廳之類的，有很多可以聊天的地方。
為什麼要開會？答案很簡單，因為比較有效率。
你以為「IT企業都用電子郵件在溝通」，那誤會可就大了。什麼都要傳電郵，什麼都溝通不了，工作不會有進展。所以，經常是問聲：「現在有空嗎？」召集四、五個人，講講重點，把問題解決。
開完會後，總要有人歸納、彙整一份報告，或是根據討論內容製作企畫書，大家可能會覺得這是一般的做法，但在Google卻不必這麼做。
因為會後還要整理這些紙上作業，再拿給參加者確認，實在太浪費時間。
不如全部都在會議當中完成就好了。會議紀錄或資料就在雲端的Google文件上，所有人可以同時輸入。這麼一來，會開完，資料也完成了。
專案的進行也可以採同樣的方式，製作好的文件上傳到Google雲端共享，成員各自依截止日填上必要的修正或發表意見。
如果是大家比較熟知的電子郵件方式，專案成員通常使用Word或PowerPoint製作文件，以電子郵件傳送給組長，組長輸入意見後，再傳給組員。這種方式不僅管理繁複，也損耗時間。
利用雲端管理文書，一道程序就能解決所有問題。
資訊要同步共享
就算不是面對面的溝通，也應該設法減少時間的損耗。
Google幾乎不使用電子郵件。郵件寄出後，在等待對方確認、回覆時，是不是覺得很有壓力？最重要的，如果人數是複數，重複這些過程，時間再多也不夠用。工作全數只能延後，想加快效率根本不可能。
電子郵件還助長了「帶回家的文化」。先把郵件帶回去，仔細研究之後再回覆。這和過去日本的傳統工作方式根本沒有兩樣。
那麼，成員可以同時交換訊息的線上聊天室又如何呢？一大家子同步交換意見，彙整資訊。過去需要花上好幾天才能得到結論的事，現在可以一次搞定。
而且，只要有網路，不論是誰、身處何處都可以上線。到國外出差的人、居家辦公的人都可以同步進行專案。
我身邊有愈來愈多經營者使用LINE或Facebook。這種工具現在多如牛毛，不活用就太可惜了。 大家一起做出結論，花1／10時間就能結束工作。多出來的時間，可以用來做其他有意義的事。能產出結果的企業都是這麼進行工作的。
本文節錄自：《未來最需要的新人才：摩根士丹利、Google培訓師的職場能力開發建議》一書，彼優特．菲利克斯．吉瓦奇著（Piotr Feliks Grzywacz），蔡昭儀譯，先覺出版。
