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雲端一點訣,6大工具打造個人工作室

個人工作平台》免費資源網路社群Pseric
文 / 「免費資源網路社群」站長Pseric    攝影 / 關立衡
2015-08-21
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雲端一點訣,6大工具打造個人工作室
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我的工作是營運一個每日有數萬訪客造訪的科技部落格,每天要固定產出一篇文章,寫稿是我生命中非常重要的一部分,而我也使用了大量數位工具和雲端服務來完成手邊工作。

你的工作性質和我未必相同,但每人都會有的共同需求是「運用數位工具更快完成眼前的事」。無論是你平常使用的手機、電腦,或是任何網路服務、軟體、應用程式,都是科技結合工作和生活的最佳體現。這些看似無關緊要的工具,如果相互搭配、靈活運用,不僅能提升工作效率,或許還能在忙碌的生活中增添樂趣。本文要介紹幾個我平時慣用的數位工具,當然它們完全Free,使用者無須支付一毛錢。

自己的網站自己架

我從2008年開始接觸、摸索WordPress(圖1),因為要管理、組織的文章很多,我已將大部分的文章儲存於此平台,一來可隨時透過網路編輯、發布內容,二來也不用擔心因為電腦損壞而讓這些累積數年的資料遺失,也能利用雲端來進行備份。作為雲端寫作工具,WordPress本身具備「所見即所得編輯器」(What You See Is What You Get, WYSIWYG),也就是在視窗裡為文字加入粗體、斜體,會立即顯示在網頁上,一旦切換到專注寫作模式(將編輯器變為全螢幕模式,只會顯示文字,將其他功能暫時隱藏起來),它就成了一個相當便利的雲端文章編輯器。

如果你也習慣平時自己寫寫東西, 還能將WordPress設定為私人文章平台,讓你將書寫的筆記或備忘儲存於線上,只需要從控制台內簡單設定,將搜尋引擎阻擋掉,就不會被一般網路使用者搜索到(也可以單獨為文章加入密碼保護、或不發布於前台)。

自訂介面,建專屬數位工作室

我喜歡在純文字模式下寫作,沒有功能複雜的編輯器,只要乾淨、舒服的介面設計即可。Oak Outliner(圖2)不會取得任何你所輸入的文字內容,當然也不負責保管資料,使用後必須手動把資料複製出來。因為資料是直接保存於電腦,如果瀏覽器發生問題關閉,只要再次開啟Oak Outliner就能繼續編輯文件。

一般人可以運用Oak Outliner來寫備忘記事、行程規畫、追蹤專案、建立待辦事項、行事曆或者寫作。Oak Outliner的背景顏色、字體大小等設計其實都相當到位,即使長時間使用也不容易讓眼睛不適或感覺疲勞。此外也支援基本的編輯功能,包括縮排、折疊、Markdown語法標籤,也能為文字加入斜體、粗體、鏈結等,對於一般文字編輯來說其實已經綽綽有餘。

輕鬆存取24小時雲端個人資料庫

Evernote(圖3)跟Dropbox和Google Drive的部分功能類似,但又不大相同,能協助你蒐集突如其來的靈感、寫下有意義的文字,或是策畫你的計畫,在整理文章或主題時很好用。

因為每天要閱讀的內容很多,我習慣將一些有興趣、但可能暫時無法看完的文章先保存下來,以便稍後有空閒時繼續閱讀,這也是引導我產生寫作靈感的方法之一。此外,獨自出國旅遊時,我也用Evernote來蒐集旅遊相關資訊,例如把地鐵圖、列車時刻表、景點的交通聯絡方式、要購買的物品清單、每天預計的旅行路線和地圖等內容寫進Evernote,如此一來就能隨時在手機或平板電腦裡將它們打開參考,省去又厚又重的旅遊指南。

feedly(圖4)則是取代原有Google Reader的網路服務之一,我會將平時追蹤、喜愛的網站RSS來源直接訂閱到feedly裡,它能幫我彙整、條列出最近更新的內容,並依照我的分類設定來呈現資訊,讓我做最有效率的閱讀。此外,feedly也結合Evernote、OneNote 等第3 方服務,可以將看到的實用文章隨時丟進雲端筆記本存檔,或是轉貼到Facebook、Twitter等社群網站和好友分享。

除了feedly,Flipboard(圖5)也是我另一個重要資訊來源。如果你喜愛翻閱雜誌的手感,它也將會是一本專屬於你的社交新聞雜誌,無論任何主題都能在上面找到、輕鬆訂閱。這些內容是由使用者親自蒐集、篩選,當然也可以在上面建立屬於自己的個人雜誌。

因為工作關係,我常需要大量的畫面截圖,我大多習慣將圖片以PNG格式儲存,但有時候因為檔案過大,很容易影響到使用者載入頁面速度。因此,在使用這些圖片前,我會先透過TinyPNG(圖6)進行壓縮,讓圖片可以「瘦身」到最合適的大小。

TinyPNG是透過降低圖片中的顏色數量,來達到減少儲存圖片所需空間的目的,有時候甚至能壓縮到比原本的圖片小70%容量,而且一般肉眼幾乎難以看出差異。這個方法適用於一般做報告或網頁上,如果你會用到大量圖片,可以先運用一些圖片壓縮工具來降低圖片占用的容量,就能有效使檔案容量減少,讓開啟速度更快。

工欲善其事,必先利其器,我們總在尋找適合自己的工具,期望更快、更有效率完成手邊的事。除了上述工具,我所慣用的網路服務還包括大家熟悉的Google Drive、Dropbox等,它們共同的特性是具有跨平台功能,在電腦、手機及平板上皆能使用,利用雲端保存、同步我工作需要的檔案,無論在什麼地方,都能最有效的運用零碎時間,讓工作效率最大化。當然,工具有千百種,但並不一定每種都用得順手,我建議選擇可信賴、與其他服務能相結合的數位工具,相輔相成來獲得最大的效果。

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職場學
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