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中階篇:中階主管必修4堂課

文 / 方正儀    
2013-11-07
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中階篇:中階主管必修4堂課
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升上中階主管,上有老闆,下有部屬,就像夾心餅乾一樣,如何做才不會每天被上下夾擊、痛苦不堪?

由精確掌控細節與準確執行任務的基層主管,升級到承接高階主管願景的中階主管,便邁入全新的管理領域,除了發揮「管事」的專業功力外,更重要的是得開始學習「理人」的功夫。

中階主管常被稱為凝聚組織成員的「黏著劑」(glue),橋接起管理高層團隊和初階員工,所謂「做事容易做人難」,在心態上,你必須學會站在較高的制高點觀察, 跳脫本位主義,揣測上下間不同的想法,最需要能與團隊互動溝通、促成合作的「人際能力」,以及協調高層主管與基層單位,及部門間橫向溝通的「協調整合能力」,成為美味好吃的夾心餅乾。

必修課1跨部門溝通

團隊的成功,除了團隊本身的努力之外,如何與組織內其他部門協調合作更是關鍵。要完成組織任務,中階主管常需做到縱向、橫向的溝通,必須開始學習水平的跨部門協調能力。面對企業裡各單位往往如同一個又一個的銅牆鐵壁,跨部門溝通要做得好,該怎麼做?

1互相了解:了解其他部門的工作內容與專業,同時也要讓各部門了解自己部門的工作內容與專業。建議安排時間讓部門互相參訪,透過正式或非正式的跨部門員工活動,增進部門間的了解,促進情感交流。

2拋開本位主義:拋開以自己部門出發的思維,以整個企業的角度來考量和說服對方。說服時,要把對方牽扯進來,讓對方覺得「事有關己」。

3強調整體利益:最好以整體利益來說服,讓所有參與的部門都覺得有好處, 都得到公平的待遇,減少各部門本位主義從中搞鬼的機會。

4呈現事實:以數字說明事實,例如銷售量、市占率、費用等,可以將溝通過程中「人」的因素降到最低,減少衝突發生。

必修課2衝突管理

不當的衝突減損組織生產力,中階主管夾心餅乾難為的原因之一,往往在於必須處理各種衝突。衝突不一定都能圓滿化解,但你的目標是協助雙方找出彼此都能接受的結果,即使雙方互不喜歡,也能完成任務。

步驟1 自我評估

Check 1:我認為職場衝突就是不好、就是不對?

Check 2:同事間大聲溝通、意見不同就是衝突?

Check 3:我處理衝突的基本風格是什麼樣子?

步驟2 慎選準備處理的衝突

並不是所有的衝突都必須處理,某些衝突不值得花力氣處理,某些衝突我們真的無能為力,你必須把精力留給那些有價值、有意義的衝突事件。

步驟3 評估衝突當事人

Check 1:什麼人捲入了衝突?

Check 2:衝突雙方各自的基本情況是什麼?

Check 3:雙方的資源狀況如何?

站在衝突雙方的角度,你可以更深入理解衝突的實質內容,成功處理的可能性也會提高。

步驟4 評估衝突的原因

原因1:溝通差異。雙方意見不一致,可能是因角色要求、組織目標等因素造成,你必須找出真正因素。

原因2:立場差異。因組織垂直和水平分工,根基於各自的利益與觀念所致,屬於結構上的因素。

原因3:個性差異。因背景、教育、經歷等不同, 而塑造了每個人獨特的個性與價值觀。

步驟5 選擇合適的處理方法

必修課3 資源整合能力

沒有整合力,就不會有執行力;沒有整合力,再好的策略與嚴謹的計畫,都將淪為空談。升任中階主管後,你將能掌握較多的資源,以及資源的分配權,為能達成最佳的資源調度效果,你需要有效部署與善用資源,甚至以最少的資源做最多的事,將效益最大化。

必修課4 培育部屬

沒有部屬,主管就不像個主管,因為凡事你都得自己來;沒有部屬,就沒有接班人,你將永遠被困在現有職位上,無法再升遷。你應該以循序漸進、由小而大的方式來培育部屬,幫助他們提升能力。

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