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快丟掉OK繃式解決法

別再作職場急驚風
2013-09-01
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快丟掉OK繃式解決法
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這是個追求快速的年代。 網路上充斥著保證立即解決的廣告,如協助你高爾夫揮桿更完美的錄影帶、讓你快速找到真命天子的App、一週變身完美身材的減肥法。政治人物要在下次大選前,甚至下一場記者會前就做出績效。舉步維艱的企業如果不能採取立即行動,就會引來市場恐慌。

「快一點」成了我們對每個問題的解答,我們走路快、說話快、閱讀快、吃得快、思考也快。快速解決法(Quick Fix)已經成了如今急速前進、按需求製造、沖泡即食的文化中,各個領域的標準模式。

每個快速解決法都說著同樣誘人的承諾:「最少花費,最大成效」,但問題在於,這兩者無法畫上等號。想要匆忙解決問題,有如需要手術卻只貼上OK 繃,或許能帶來暫時的紓解,但是代價往往是稍後累積的更嚴重麻煩。

快速的解決法並不適合用在一些事情上。沒有電腦程式可以解決全球的衛生問題,沒有一件衝動買下的東西可以就此改變人生,沒有一款藥能治好慢性疾病,沒有一盒巧克力能彌補破裂的關係,沒有一張教學光碟能把兒童變成小小愛因斯坦。

《慢活》作者卡爾‧ 歐諾黑(Carl Honore)指出, 我們應該拒絕半生不熟的解決方案和短期的緩和劑,開始正確地解決事情。我們需要學會慢速解決(Slow Fix)的技巧,因為有些問題,影響它們的參數不明確且不斷變動,往往還牽涉人的行為,沒有一個所謂「正確」的答案。在處理這類問題時,快速解決方法只能治標、無法治本,它把短期的紓解置於長期根治之前,也沒有考慮到不良的副作用。

何謂慢速解決法?如何運用在這個迷戀快速的世界?歐諾黑告訴你5 個Slow Fix 要素與建議做法。

Slow Fix要素1 花時間、認真思考做出正確的診斷

有人問愛因斯坦,如果只有1 個小時可以拯救世界的話,他要怎麼辦?愛因斯坦回答:「我會用55 分鐘界定問題所在,再用剩下的5 分鐘尋找答案。」大多數人的做法剛好相反。

要找到問題核心,必須慢慢了解全貌,一而再、再而三地問「為什麼」,並且花足夠的時間分析、了解。匆促行動會減損我們的創意,創造力通常需要醞釀的階段,最好的想法浮現,就在我們高喊「我想到了!」、讓整個局面徹底改觀的時刻,很少會出現在急速行動,忙亂收發電子郵件、趕著把工作報告交給沒耐性的老闆的時候;創意湧現往往是在遛狗、泡澡、躺在吊床上的時刻。你花愈多時間深入熟悉一個問題,就有更多的空間創造出新穎、令人驚喜的洞見。

【慢下來的做法】

●即使沒有任何事需要改正,你也應該在自己的時間表安排時間,擺脫科技的束縛, 讓心智隨意漫遊。

●在處理新問題時,規定自己至少要隔天一覺醒來之後,再提出解決方案。

●一再追問自己為什麼、為什麼、為什麼, 直到真正找出問題根源為止。

●在書桌上擺設一個物品,比如一尊雕像、一隻木刻蝸牛或一張你最喜歡的旅遊景點照片,提醒自己慢下來,在行動前再想一想。

●不管看起來多繁瑣,都要一再反覆測試你的解決方案。

Slow Fix要素2 將點跟點連起來,採取全面性手段

花時間探究問題的本質,它通常揭示許多互有關聯的因素,而單一神奇子彈無法闡釋所有因素。複雜的問題,從氣候變遷、中東衝突到觸礁的婚姻, 都需要更廣泛地檢視、通盤地處理。問題非常多, 你必須搞清楚它們是什麼、彼此的關聯性,最後再將它們一網打盡。

【慢下來的做法】

●當遭遇任何複雜的問題時,花時間去評斷所有不同的可變因素與它們之間的關聯性。將它們詳細列舉在一張紙上,搞清楚彼此的關係,然後設計出可以一併處理的解決妙方。

●無論你多麼急著想解決問題,萬萬不能承諾太多、太快,應該先著重在較易達成的目標。

Slow Fix要素3 以長遠的眼光未雨綢繆

有時候,解決複雜問題的最佳途徑就是訂出長期、清晰的目標,以這個目標為基礎,作為判斷所有行為的依據。

長遠目標也有助於在恐慌時壓抑快刀斬亂麻的衝動。當你擁有清晰的目標,並認定你的解決方案會隨時間發展,就可以放鬆自己,專注於把眼前的事情做好,不需要一再瞻前顧後或太在乎周遭的人。做長遠打算可以讓我們更有效率,並在短期行動中按部就班、循序漸進。

【慢下來的做法】

● 首先要設定一個全面性的目標,像是掌握產業裡最忠誠的客戶、保留更多夫妻相處時間等,這些目標可以清楚指引你方向。不過要小心不要濫設目標,專注於單一目標的短期行為,可能會模糊願景,影響大局。

● 把目標寫下來,擺在隨時看得到的地方,例如皮夾裡的卡片、冰箱上的貼紙或是電腦旁的便條紙。

● 研判你的每個行動對達成目標有多少幫助。

● 設定里程碑作為進展的評估和獎勵依據。但不要過度強調金錢獎勵,因為把複雜問題簡化為金錢,往往會讓人的視野變狹小。

Slow Fix要素4思索細微之處,魔鬼就在細節裡

【慢下來的做法】

● 即使擁有多年經驗、根本無須思考就能做好的事情, 也要擬出一份檢查清單提醒自己,以避免忽略任何一項細節而導致災難性的後果。

● 即使是最小的問題,也要採行「破窗方法」:如果一扇窗戶破了,就要馬上修理,破一個就修一個。

● 當對付疑難雜症時,寫下心中閃過的每一個想法, 不管這個想法有多渺小。將那些顯然能夠達成你長遠目標的想法,列在「非做不可」清單上,再將剩下的列在「可能也許」清單上。第二張清單擺在抽屜裡,之後要不斷拿出來檢查,確保沒有任何一項被遺漏。

Slow Fix要素5學會調節情緒的溫度計

我們往往把解決問題化為試算表、流程圖、文氏圖組成的一門科學,專家會告訴你,如果想解決某件事情,別感情用事,把數據拿出來運算看看,要有邏輯、要理性、要科學。

的確,情緒失控或是陷入盲目的恐慌無濟於事, 但這不表示我們處理每個問題都得如此。我們天生有情感,即使我們自認用理性邏輯思考的時候,也往往受情感所引導。感覺也為我們的工作環境設定了基調,當我們無法把情感投注於工作時,我們的創造力和生產力都會降低。許多複雜問題的解決只能靠說服人們犧牲,或是做他們本能上不樂意做的事,訴諸理性只會讓我們離目標更遙遠。

【慢下來的做法】

● 盡可能開誠布公,溝通、溝通、再溝通,例如解釋行動背後的想法、改變會如何進行、下一步會是什麼。

● 從更多傾聽開始。在討論問題時,事先約定當別人解釋自己的論點不准打斷。不只注意他們說的話,也要注意他們背後的情緒。

● 有時候,即使最小的情感連結都可以產生戲劇性的效果。團隊成員知道彼此姓名,解決問題的效果最好。

● 花更多精神去關注私生活中的各種關係,讓自己多接觸文學、音樂、大自然、藝術等任何可以幫助你調整情緒的事物。

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