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學作職場孫悟空

你雲端了沒》
文 / 小山龍介    
2012-01-01
瀏覽數 450+
學作職場孫悟空
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在家裡的電腦上完成報告,卻忘了更新在隨身碟裡帶回辦公室;在iPhone 上記下重要約會,卻漏了家裡冰箱上貼的採購清單;明明記了待閱讀的網路資料,真的空閒了卻怎麼也想不起……,提倡「Hacks技巧」(指快速解決問題的方法)的日本作家小山龍介告訴你,這些問題不會再困擾你了。

透過各種雲端工具,資料管理、時間管理、專案管理都有了新的方法!

雲端,象徵「白雲」的全新技術日漸普及。透過雲端,資料開始產生連結,電腦開始產生連結,人與人也開始產生連結。就像孫悟空獲得筋斗雲般,工作的速度與規模都開始出現巨大的變化。

變化1:工作即時化。利用雲端技術共享資料,可讓資料往來的時間,從幾天壓縮成幾十分鐘,工作速度就會愈來愈快。

變化2:工作地點自由化。工作上的資料,在任何地方都可以透過小筆電、智慧型手機等裝置讀取,實現「行動辦公模式」。

變化3:親臨現場獲得第一手資訊。透過不受辦公室束縛的工作方式,彈指獲得全球各地情報,實現超越以往的「創意田野調查」。

變化4:集體智慧。不再需要把知識背起來,懂得如何從維基百科、社群網站等集體智慧中搜尋所需資訊更為重要。

變化5:迅速輸出。透過雲端所收集到的集體智慧,要能從中發現全新的意義,迅速轉換成自己的東西輸出。

變化6:雲端合作。實體圍牆再也不能阻擋公司內外的合作,透過雲端技術,只要註冊帳號、設定權限,誰都能成為團隊的一份子。

雲端不只是工具,更是一種生活方式。它不僅可以提高工作效率和準確度,搭造密集的人際交流管道,更能在彈指之間,蒐羅來自全球的智慧和資訊。以下介紹各種免費、實用的雲端工具,讓網海成為你的第二顆大腦。

雲端祕技1 把電腦資料搬到雲端

應用工具:Dropbox

http://www.dropbox.com/

雲端化就從把資料搬到雲端開始,這部分可以利用Dropbox 的服務。自網站下載程式安裝後,就會出現一個名為Dropbox 的資料夾,只要將檔案存進這個資料夾,程式就會自動幫你備份到雲端伺服器。

我們可以把這個雲端伺服器想像成隨身碟,只是不需要再隨身攜帶。存在雲端伺服器的資料可以跟其他電腦同步,也就是說,放在公司電腦Dropbox 資料夾裡的檔案,會自動以同樣的狀態存進家裡電腦的Dropbox 資料夾。

即使電腦沒有安裝程式,也可以從網頁瀏覽器登入Dropbox 網站,直接下載檔案。搬到雲端上的資料,除了在電腦上,也可以在iPhone 或iPad 上閱讀。這樣只要連上網路,就可以省去一切和移動資料有關的麻煩。

雲端祕技2 把資訊「暫存稍後再讀」

應用工具:Instapaper

http://www.instapaper.com/

經由代理人社群接收到的資訊、訂閱的RSS等,有時候會因為忙碌而無法立即閱讀。推特等服務也是,很容易一不小心就錯過寶貴的資訊。當沒有時間,想等一下再好好地看時,就可以使用Instapaper 的服務。

Instapaper 是一種網頁剪輯服務,也就是將網頁內容儲存起來以便日後閱讀。它的優點在於與許多應用程式連動,不管是在推特還是RSS 閱讀器看到的網頁內容,都可以集中在Instapaper。儲存時當然是存在雲端,存下來的頁面既可利用iPhone、iPad 的專屬程式閱讀,也可進入Instapaper 網站閱讀。而Instapaper 網站還提供轉檔服務,像是轉成Kindle 專用的檔案或是列印頁面等。

雲端祕技3 向自己預約未來時間

應用工具:Google 日曆

http://www.google.com/calendar

若是使用雲端技術管理行程,就不能不提Google 日曆。因為是透過瀏覽器看,所以每一台電腦都可以共享資料,也可以利用iPhone 等智慧型手機閱覽、編輯。

但似乎大部分人都沒有徹底活用雲端技術才有的優點,其中最大的錯誤就是只輸入和別人的約定。既然是數位,沒有篇幅的限制,更應輸入各種行程,而最具代表性的就是「向自己預約時間」。假設兩個星期後要提出一個企畫案,除了輸入提案時間,還要輸入收集資訊、整理資訊、構思、製作企畫書及向公司內部確認等所有行程所需的時間,讓工作「可視化」。

這樣一來,就能立刻看出自己未來有多少空閒時間,在判斷是否能夠接下新工作時很有幫助,我稱之為「設計未來」。

雲端祕技4 在雲端進行專案管理

應用工具:Teambox

http://teambox.com/

這是在雲端進行專案管理的工具,能讓專案進度可視化。

Teambox 的基本概念是將專案分成好幾張工作清單,接著把每張工作清單都以分工結構的形式呈現,最後再將每項工作分配給團隊成員。這樣一來,成員就會知道什麼時候該做什麼事,專案負責人也可以確認哪項工作完成了,哪項工作還沒完成。

在Teambox 上設定好的工作清單還能以甘特圖顯示。此外,因為一切都在雲端進行,所以它的特色是擁有完備的溝通功能,可以在類似推特的畫面中了解成員的狀況、和其他人交流。

雲端祕技5 將備忘錄存在雲端

應用工具:Evernote

http://www.evernote.com/

由於Evernote 是雲端儲存型的備忘錄應用程式,在公司電腦輸入的備忘內容,外出時可以透過iPhone、iPad 確認,也可以利用自家電腦進行增刪。

除了儲存文字,Evernote 也可以儲存圖片檔、影像檔、PDF 檔等資料,使用起來更具彈性。

iPad 版的Evernote 還可以邊寫備忘邊錄音,開會時可以一邊輸入討論內容一邊錄下對話,方便事後確認是否有所疏漏。

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