學作職場孫悟空 | 遠見雜誌

在家裡的電腦上完成報告，卻忘了更新在隨身碟裡帶回辦公室；在iPhone 上記下重要約會，卻漏了家裡冰箱上貼的採購清單；明明記了待閱讀的網路資料，真的空閒了卻怎麼也想不起……，提倡「Hacks技巧」（指快速解決問題的方法）的日本作家小山龍介告訴你，這些問題不會再困擾你了。

透過各種雲端工具，資料管理、時間管理、專案管理都有了新的方法！

雲端，象徵「白雲」的全新技術日漸普及。透過雲端，資料開始產生連結，電腦開始產生連結，人與人也開始產生連結。就像孫悟空獲得筋斗雲般，工作的速度與規模都開始出現巨大的變化。

變化1：工作即時化。利用雲端技術共享資料，可讓資料往來的時間，從幾天壓縮成幾十分鐘，工作速度就會愈來愈快。

變化2：工作地點自由化。工作上的資料，在任何地方都可以透過小筆電、智慧型手機等裝置讀取，實現「行動辦公模式」。

變化3：親臨現場獲得第一手資訊。透過不受辦公室束縛的工作方式，彈指獲得全球各地情報，實現超越以往的「創意田野調查」。

變化4：集體智慧。不再需要把知識背起來，懂得如何從維基百科、社群網站等集體智慧中搜尋所需資訊更為重要。

變化5：迅速輸出。透過雲端所收集到的集體智慧，要能從中發現全新的意義，迅速轉換成自己的東西輸出。

變化6：雲端合作。實體圍牆再也不能阻擋公司內外的合作，透過雲端技術，只要註冊帳號、設定權限，誰都能成為團隊的一份子。

雲端不只是工具，更是一種生活方式。它不僅可以提高工作效率和準確度，搭造密集的人際交流管道，更能在彈指之間，蒐羅來自全球的智慧和資訊。以下介紹各種免費、實用的雲端工具，讓網海成為你的第二顆大腦。

雲端祕技1 把電腦資料搬到雲端

應用工具：Dropbox

http://www.dropbox.com/

雲端化就從把資料搬到雲端開始，這部分可以利用Dropbox 的服務。自網站下載程式安裝後，就會出現一個名為Dropbox 的資料夾，只要將檔案存進這個資料夾，程式就會自動幫你備份到雲端伺服器。

我們可以把這個雲端伺服器想像成隨身碟，只是不需要再隨身攜帶。存在雲端伺服器的資料可以跟其他電腦同步，也就是說，放在公司電腦Dropbox 資料夾裡的檔案，會自動以同樣的狀態存進家裡電腦的Dropbox 資料夾。

即使電腦沒有安裝程式，也可以從網頁瀏覽器登入Dropbox 網站，直接下載檔案。搬到雲端上的資料，除了在電腦上，也可以在iPhone 或iPad 上閱讀。這樣只要連上網路，就可以省去一切和移動資料有關的麻煩。

雲端祕技2 把資訊「暫存稍後再讀」

應用工具：Instapaper

http://www.instapaper.com/

西堤餐券＋雜誌一年才 $2,680，這組合太划算！立即訂閱>>

經由代理人社群接收到的資訊、訂閱的RSS等，有時候會因為忙碌而無法立即閱讀。推特等服務也是，很容易一不小心就錯過寶貴的資訊。當沒有時間，想等一下再好好地看時，就可以使用Instapaper 的服務。

Instapaper 是一種網頁剪輯服務，也就是將網頁內容儲存起來以便日後閱讀。它的優點在於與許多應用程式連動，不管是在推特還是RSS 閱讀器看到的網頁內容，都可以集中在Instapaper。儲存時當然是存在雲端，存下來的頁面既可利用iPhone、iPad 的專屬程式閱讀，也可進入Instapaper 網站閱讀。而Instapaper 網站還提供轉檔服務，像是轉成Kindle 專用的檔案或是列印頁面等。

雲端祕技3 向自己預約未來時間

應用工具：Google 日曆

http://www.google.com/calendar

若是使用雲端技術管理行程，就不能不提Google 日曆。因為是透過瀏覽器看，所以每一台電腦都可以共享資料，也可以利用iPhone 等智慧型手機閱覽、編輯。

但似乎大部分人都沒有徹底活用雲端技術才有的優點，其中最大的錯誤就是只輸入和別人的約定。既然是數位，沒有篇幅的限制，更應輸入各種行程，而最具代表性的就是「向自己預約時間」。假設兩個星期後要提出一個企畫案，除了輸入提案時間，還要輸入收集資訊、整理資訊、構思、製作企畫書及向公司內部確認等所有行程所需的時間，讓工作「可視化」。

這樣一來，就能立刻看出自己未來有多少空閒時間，在判斷是否能夠接下新工作時很有幫助，我稱之為「設計未來」。